Microsoft Wordは、研究論文から専門的な報告書まで、Microsoft Officeの文書を作成するための業界標準のプログラムです。

しかし、時には、Microsoft ExcelやPDF、あるいは別のWord文書など、ほかのプログラムで作成したデータを参照しなければなりません。そうしたデータをインポートする方法を知っていれば、時間を大幅に節約することができるでしょう。

この記事では、Microsoft Word文書にデータをインポートするさまざまな方法について説明します。報告書の作成に便利な方法もあれば、同文のレターや類似するプロジェクトの差込印刷をするのに便利な方法もあります。

Microsoft Excelは、データをインポートする際に最も汎用性の高いリソースなので、まずはMicrosoft Excelからご説明しましょう。

1. Microsoft Excelから表をインポートする

Microsoft Wordで表の書式を整えるのは大変です。それでMicrosoft Excelがあるのかもしれません。幸い、Microsoftは先見の明があり、ExcelからWord文書に直接表を取り込めるようにしています。ですから、Excelで書式設定を済ませると、作業はぐっと簡単になります。

ExcelからWordにデータをインポートする手順は次の通りです。

1. まず、Excelファイルを開き、コピーしたいセルを選択します。

2. 選択したセルを右クリックし、コンテキストメニューから「コピー」を選択します。

Image: MakeUseOf
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3. セルの内容を落とし込みたいMicrosoft Word文書を開きます。

4. 「ホーム」>「貼り付け」>「形式を選択して貼り付け」と進みます。

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5. さらに、「リンクの貼り付け」を選択し、貼り付ける形式を「Microsoft Excelワークシートオブジェクト」に変更します。

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6. 最後に、「OK」を押します。

7. これで、選択したセルがMicrosoft Word文書にそのまま表示されます。また、「貼り付け」ではなく「リンクの貼り付け」を選択したため、Microsoft Excelのスプレッドシートで変更を加えるたびに、当該セルが自動的に更新されます

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たとえば印刷する時や誰かにメールで送る時など、更新する必要がなく、正しいデータを表示する必要がある場合は、「貼り付け」を使用するとよいでしょう。これは、ExcelからWordにデータを簡単に自動的に移したい場合に、かなり便利な機能です。

2. Microsoft Excelから1つのセルをインポートする

ありがたいことに、個々のセルに対しても上記と同じ方法を使用できます。

しかし、この場合、Microsoft Excelの「ワークシートオブジェクト」でなく、「テキスト」を選択しなければなりません。これで、Microsoft Word文書のほかの部分と同じ書式で数字が表示されます。

この貼り付けたセルも同じように更新されますが、テキストボックスを適切な場所に配置する手間が省けます

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同じ方法で、Word文書内の表全体を書式設定することができます。この方法でうまくいかない場合や、1つのセルに対してより複雑な動作が必要な場合は、Visual Basicを使ってExcelのデータをWord文書に統合してみることもできます。

3. Microsoft Excel からグラフやチャートをインポートする

表をインポートするのと同じように、グラフやチャートをMicrosoft ExcelからWordにインポートすると、Excelのスプレッドシートに変更を加えるたびに自動的に更新されるので、非常に便利です。

グラフを含むレポートを定期的に作成する必要がある場合は、特に便利かもしれません。幸い、Microsoftはこのプロセスをとても簡単にしてくれました。Microsoft ExcelからWordにグラフをコピーして貼り付けるだけでいいんです。

また、Microsoft ExcelからWordにグラフをクリック&ドラッグして、ファイル内に埋め込むことも可能です。どちらの方法でも、元のスプレッドシートに変更を加えるたびに、グラフは自動的に更新されます。

4. Microsoft Excel から文章を差し込む

メールマージ(差し込み文書)を使用すると、レイアウト、書式、テキストがまったく同じレターをすばやく簡単に作成できます。また、Microsoft Wordは、Excelファイルを文書に接続します。

ただし、マージを開始する前に、Excelファイルに文書に記載したい姓名、敬称、郵便番号、住所がすべて記載されていることを確認してください

初心者は、「Wordでメールマージする方法」に関する過去記事を読んでいただくと、理解が深まります。

メールマージは、使い方のコツをつかむまでしばらく時間がかかるかもしれませんが、一度コツをつかめば、Microsoft Officeの中で最も便利なツールの1つになるでしょう。

5. PDFファイルをインポートする

テキストが主流のPDFの場合、この方法はあまり役に立ちません。しかし、ファイル内に画像があると、Microsoft Word文書に挿入することができます。コピペしたり、PDFを画像ファイルにする方法を探したりするよりもはるかに簡単です。

次のシンプルな手順で、WordにPDFを追加できます。

1. PDFファイルを追加したいWord文書を開き、「挿入」>「オブジェクト」ボタンをクリックします。

2. 次に、そのオブジェクトウィンドウで、「ファイルから作成」を選択します。

3. 「閲覧」ボタンをクリックし、追加したいPDFに行きます。

Image: MakeUseOf
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4. 位置が決まったら、ファイルを選択し、「挿入」をクリックします。

5. 最後に「OK」をクリックします。

注:PDFをMicrosoft Wordに取り込むと、テキストファイルではなく、画像ファイルとしてインポートされます。

PDFを編集できる機能を保ったままWordに挿入するには、「挿入」>「オブジェクト」の横の矢印>「ファイルからテキスト」の順にクリックします。これで、編集可能なPDFバージョンが作成され、Word文書内に追加されます

6. ほかのWord文書からテキストを自動的にインポートする

同じものを定期的に入力する必要がある場合、Microsoft Word文書に入れて、ほかの文書から参照すれば、時間を節約できるかもしれません。

たとえば、あなたの名前と勤務先を明記した同文の手紙を何通も送る必要があり、勤務先が定期的に変わる場合を考えてみましょう。

勤務先が変わるたびに同文のレターを複数の宛先に出す場合、いちいちレターごとに変更が必要な箇所を変更するのは面倒なので、ひな形を保存しておけば、そこで変更するとほかのすべてのレターで該当する箇所が更新されるようにすることができます。

これは、実例を見るとわかりやすいかもしれません。ここに保存した「更新可能なテキスト」文書があります。

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仮に、それぞれのレターに「サインオフ」と「連絡先」の両方を記載するとします。そのためには、レターごとにブックマークをつくらなければなりません。

以下の手順で、簡単にブックマークを作成し、テキストを自動的にインポートすることができます。

1. Word文書を作成し、ほとんどの場合に必要となるテキストを入力します。

2. ブックマークを作成するには、ほかの文書にリンクさせたいテキストをハイライトし、リボン上の「挿入」>「ブックマーク」をクリックします。

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3. ここで、ブックマークの名前を入力し、「追加」をクリックします。

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4. 次に、ファイルを保存して、保存先のフルパスをメモしておきます。たとえば、今回はデスクトップに保存したので、パスは「C:\Users\HIMAN\Desktop\Signoff.docx」です。

5. 保存したテキストを挿入するには、別のMicrosoft Word文書に移動して、「挿入」>「フィールド」をクリックします。そして、「フィールド名」メニューから「IncludeText」を選択します。

6. 「ファイル名」または「URL」のテキストボックスに、以前のファイルを保存したパスを入力します。

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7. 最後に「OK」を押すと、文書にテキストが挿入されます。

これは大変な作業に見えるかもしれませんが、同じことを定期的に入力しないでよくなるため、長い目で見ると相当な時間の節約になるはずです。

下準備の設定に多少時間がかかりますが、すぐにその便利さを実感するでしょう。

7. テキストファイルまたは Microsoft Word 文書からテキストをインポートする

テキストファイルやWord文書を開かずにテキストを取り出したい時は、おまかせください。1〜2回クリックするだけで簡単にできますよ。

テキストファイルやWord文書からテキストだけインポートする方法は次の通りです。

1. すべてのテキストを取り込みたいWordファイルを開きます。

2. 次に、「挿入」>「オブジェクト」>「ファイルからテキスト」をクリックします。

3. テキストを取り出したいファイルを選び、Wordで開きます。ほかの種類のファイルが表示されない場合は、ファイルの種類を「すべてのファイル」に変更すればOKです。

4. 最後に「挿入」をクリックします。

ついでに、ヘッダーとフッターも追加したい場合は、ファイルの内容を別のセクションに入れるようにしてください。

こうすることで、ヘッダーとフッターは必要なページだけに適用されるようになります。

8. ウェブページからテキストをインポートする

Microsoft Word文書にウェブページの更新されたコピーを保存することも可能です。このチュートリアルでは、初心者のために、「オンラインのHTMLからDOC」を使用して、このプロセスをよりシンプルにします。

ウェブページからテキストをインポートする方法は次の通りです。

1. インポートしたいウェブページにアクセスし、HTMLファイルとして保存します。こういうことにあまり詳しくない人は、ウェブブラウザを使ってウェブページをHTMLファイルとして保存する方法に関する過去記事を参照してください。

2. 「convertio.co」にアクセスして、先ほど保存したファイルをアップロードします。

3. 次に、「変換」ボタンをクリックします。

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4. 変換後のファイルをダウンロードして、開きます。

少し実験してみる必要があるかもしれませんが、とても便利なツールになる可能性があります。この方法で、必要な作業ができることを願っています。これをたびたびする人もそうはいないので、今のところ、良いツールはそれほどありません。

Microsoft Wordに簡単にデータをインポートする

Microsoft Wordにインポートできるさまざまな種類のファイルについて説明しましたが、おそらくほかにもいろいろな選択肢があるはずです。こうした新しいスキルは、最初はちょっと難しいかもしれませんが、長い目で見れば必ず役に立つはずです。

また、Microsoft Wordで応用できる「文章を書くコツ」もたくさんあるので、チェックしてみてください。

Image: Shutterstock/Source: YouTube/Original Article: 8 Surprising Ways You Can Import Data Into Microsoft Word by MakeUseOf