Googleドライブは広く使用されているので、ほとんどの人は少なくとも1度や2度は使った経験があるでしょう。でも、おそらく今の使い方よりさらに便利なGoogleドライブの使い方があることをご存知でしたか?

Googleドライブ向けの拡張機能には非常に多くの種類があります。Googleドライブを使うときに生産性やパフォーマンスが気になるのであれば、これらの拡張機能の使用を積極的に検討してください。ここでは、おすすめの拡張機能を5つ紹介します。

1. Read&Write for Google Chrome

最初に紹介するのはRead&Write for Google Chromeです。Read&Writeは、Googleドライブの拡張機能であり、PDFをより読みやすくすることで、このサービスを最大限に活用できるようにします。

Googleドライブでできることは数多くありますが、PDFを読むための組み込み機能はありません。もちろんPDFのプレビュー機能で最初のページを表示したり、実際のファイルをダウンロードして開いたりすることはできます。でも、PDFドキュメントをすばやく手軽に開きたい場合に利用できる機能はありません。

ここで役立つのがRead&Writeです。Read&Writeでは、GoogleドライブからPDFを直接開くことができます。表示したいファイルを右クリックして[アプリで開く]を選択するだけです。そこからRead&Writeを選択すると、ファイルを開くことができます。

Read&Writeの素晴らしい点は、単にPDFを表示できるだけではないことです。Googleドライブのさまざまな機能、たとえば、共有したPDFに対するリアルタイム コラボレーション(Googleドキュメントから着想を得たテキスト コメント機能を活用)などを利用することもできます

ほかにも、テキスト ディクテーション、組み込みの辞書サービスや翻訳サービス、テキスト注釈などの多くの機能があります。

一部の機能は30日間の無料トライアル期間が経過すると、プレミアム ユーザー以外は使用できなくなります。しかし、主要な機能(GoogleドライブからPDFを開く機能や、Googleドキュメントから着想を得たテキスト コメントの入力機能など)は、サブスクリプションがなくても引き続き使用できます

2. Text Cleaner

Image: MakeUseOf

Googleドキュメントにテキストを貼り付けたり、Googleドキュメントからテキストをコピーしたりする操作を頻繁に行なう場合は、Text Cleanerという優れた拡張機能を使用して、その操作を容易に行なうことができます。

Text Cleanerは、Googleドキュメントの 「clearコマンド」を拡張した機能です。Googleドキュメントの機能では、コンテンツをコピーしてドキュメントに貼り付ける場合、デフォルトで斜体や太字などの基本的な書式が保持されます。

斜体や太字以外の書式を保持したい場合は、Text Cleanerが便利です。Text Cleanerを使用すると、さまざまなフォント、背景色、ハイパーリンクなど書式を含むテキストを扱うことができます。Text Cleanerでは、これらの書式がクリアされるので、自分で操作する手間が省けます。

3. Pear Deck

次に取り上げるのはPear Deckです。このGoogleドライブの拡張機能を使用すると、ユーザーは資料をより良く理解できるようになります。これは教員が生徒に対して使用することを目的としていますが、教員でなくても大丈夫です。Pear Deckは、誰にとっても便利なツールです。

Pear Deckの前提となる考え方はシンプルです。Googleスライド、PowerPoint、PDFなどの基本的なプレゼンテーション ツールがなくても、Pear Deckを使用すれば、対話的な要素を組み込むことができるため、プレゼンテーション対象者の興味をより強く引き付けることができます

対象者をプレゼンテーションに招待して、ユーザー自身のデバイスで参加してもらうだけです。ユーザーは自分用の資料を受け取ってプレゼンテーションを視聴できます。

Pear Deckのメリットは、対話的なプレンゼンテーションを行なえることにあります。体温測定、形成的評価(教育評価の1つ)、 ディスカッションのきっかけなどを簡単にプレンゼンテーションに組み込むことができます

また、各参加者の個別の反応や情報を確認できます。この情報を活用して、プレゼンテーションを完了した参加者や、プレゼンテーションをまだ完了していない参加者を確認することもできます。

Pear Deckプレゼンテーションを作成する手間について心配する必要はありません。Pear Deckプレゼンテーションは、1から作成することも、既存の形式のプレゼンテーションをPear Deckプレンゼンテーションに素早く簡単に変換することもできるからです。

4. diagrams.net

Image: MakeUseOf

自分の考えを整理したい場合、Googleドライブで使用できる基本的なファイルオプションが常に最適であるとは限りません。Googleドキュメントやスプレッドシートなどは確かに便利ですが、より制限の少ないツールが必要となることもあります。

このようなときに役立つのがdiagrams.netです。draw.ioを活用したdiagrams.netは、Googleドライブに直接プラグインする拡張機能であり、これを使用してさまざまな図を作成できます

フローチャート、UML図、実体関連モデル、モックアップ、その他の形式の図を作成したい場合、この拡張機能が役立ちます。

Googleドライブにファイルを格納しておけば、どこからでもファイルにアクセスできます。さらに、diagram.netは、GliffyLucidchartなどのさまざまなフローチャートファイルのインポートに完全に対応しています。

5. Gantterプロジェクト管理

最後はGantterプロジェクト管理です。名前から明らかなとおり、このGoogleドライブ拡張機能は、ガントチャートをベースにしています。Gantterプロジェクト管理は、デスクトップ アプリケーションのプロジェクト管理ツールとGoogleドライブのクラウドのメリットを組み合わせたツールです。

このツールを使用すると、GantterのスケジュールからGoogleカレンダーにタスクをシームレスに同期できるだけでなく、リアルタイムにスケジュールを共同編集することもできます

この拡張機能には、Microsoft Projectファイルとの完全な統合を実現する機能だけでなく、コストの追跡、タスクの追跡、リソースの管理などの重要な機能もあります。

ドライブの保護も忘れずに

ここで紹介した拡張機能を使用すれば、Googleドライブの基本的な機能だけを使用する場合と比べて、より多くのことを実現できることを理解していただけたことと思います。生産性の向上とワークフローの効率化を検討している場合は、このような拡張機能は間違いなく非常に有用です

ただし、Googleドライブが有用なのはセキュリティが確保されている場合だけです。自分のファイルにアクセスできるユーザーとツールを把握しておくことは極めて重要ですが、そうするのは想像以上に難しい場合があります。

Image: Shutterstock/Video: YouTube(1, 2, 3)/Original Article: 5 Google Drive Add-Ons You Need to Use by MakeUseOf