他の管理ソフトと違って、「Notion」にはアーカイブのオプションがありません。

しかし、アーカイブができないというわけではありませんよ。

実際、他のソフトに切り替えずに、以前のタスクやプロジェクトを保管できる方法はたくさんあります。

今回は、Notionでアーカイブする3つの方法についてご紹介しますが、その前にまず、アーカイブが重要な理由を見ていきましょう。

Notionでアーカイブをしたほうがいい理由

タスクやプロジェクト管理にも、断捨離的な考え方を用いて、仕事が完了したら削除するのが好きな人もいます。一方で、自分が関わったすべてのプロジェクトのメモまでしっかりと取っている人もいます。

どちらも間違ってはいませんが、アプリ内がスッキリとしていたほうが使いやすくていいという人は多いです。

ところが、昔のプロジェクトのメモを探していて、自分が削除してしまったことに気づくとがっかりします。そこで便利なのがアーカイブです。

Notion

アイテムをアーカイブにすると、現在進行中のものではなくなり、それから解放されますが、後で必要になった場合は、そのタスクにアクセスできます。

1. アイテムを削除してNotionにアーカイブする

Notionでアーカイブする方法のひとつは、アイテムを削除することです。永久に消えてしまうように思えるかもしれませんが、Notionで削除したものはすべて、完全に消去するという選択をするまで、ゴミ箱に保管されています。

ゴミ箱の中のアイテムを探すには、左下隅にあるゴミ箱アイコンをクリックして開き、ポップアップしたパネルの上部にある検索バーを使うか、リストをスクロールして探します。

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ただし、この方法は、アーカイブが少ない人に有効。

この方法の大きな欠点は、同じ名前のアイテムやページが複数ある場合に見つけにくいことです。

大事なものもそうでないものも、すべて同じところにあるので、名前をはっきりと覚えていない場合は、たくさんのアイテムの中からふるいにかけることになります。

その上、現在のページ全ページの切り替え以外に、ゴミ箱の中を並べ替えたり、整理したりすることはできません。それでも、アーカイブしたアイテムをすぐに見つけたい場合は、これが一番手っ取り早い方法です。

ゴミ箱の中身をすべてうっかり削除したらと心配しているかもしれませんが、Notionは一度にひとつのアイテムしか削除できません。

また、完全に消去する前に確認されます。

2. Notionにアーカイブ用のページを作成する

アイテムをゴミ箱に入れたくない人は、何でも入れる場所としてアーカイブ用のページをつくることもできます。ここに、内容に関係なく取っておきたいものはすべて入れます。

アーカイブ用のページを作成するには、左下隅にある「新規ページ」をクリック。

アーカイブの名前を付けます。

次に、アーカイブ用ページに入れたいアイテムやページを探し、3つの点を選んでオプションメニューを表示します。

オプションメニューの「別ページへ移動」を選び、リストからアーカイブ用のページを選びます。すると、そのアイテムが消え、アーカイブ用のページに入ります。

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Notionにはアーカイブする場所がないので、自分がアーカイブしたい場所にアイテムをドラッグ&ドロップしなければなりません。

アーカイブしたアイテムを素早く探すには、ページ内にヘッダーを設けて、それにしたがって整理するようにしましょう。

タイトルやリストのページに色を付けておくと、より素早くアイテムを探すことができます。Shiftキーを押しながら、1つもしくは複数のアイテムを選び、右クリックをして、リストから好きな色を選ぶだけです。

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Notionには、カスタマイズのオプションが大量にありますが、これがベストでしょう。ただし、ページを整理する方法に正解も間違いもありませんので、自分に合う方法がベストだと思います。

3. Notionのページ内にアーカイブする

幅広い用途に使っているページがある場合は、古いアイテムを保存しておけるアーカイブを、ページ内に作成したいかもしれません。

この場合は、保存したいアイテムをドラッグ&ドロップするだけで、すべて同じトピックに関連付けされます。

ページ内にアーカイブを作成するには、サイドバーのページ名のそばにカーソルを持っていき、プラスのアイコンを選んで、現在のページの下に新規ページを素早く追加します。

もしくは、キーボードでスラッシュを押して、表示したコマンドで新規ページを追加することもできます。

コマンドを使うと、新規ページがすぐに表示されるので、テンプレートを追加したり、カスタマイズしたりすることができます。

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あとは、アーカイブしたいアイテムにカーソルを移動させてクリックし、ドラッグ&ドロップしてアーカイブページの上に持っていくだけです。

ページの色が違う色に変わると、そこにアイテムが入るとわかります。

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別ページへ移動」のオプションと同様、移動したアイテムはドロップした順に並びません。しかし、同じようなプロジェクトをヘッダーでグループ化して、アイテムを整理するのが手っ取り早いです。

古いデータを整理する方法としては、五十音順(アルファベット順)や日付順もおすすめです。リストではなくテーブルで分類することもできます。

すべては自分のデータの種類や自分に合う方法かどうか、ということに尽きます。

アーカイブを使ってNotionでアイテムを整理する

これで、Notionでアーカイブする3つの方法がわかったと思いますので、ページを整理していきましょう。

もしくは、ゴミ箱の中に、自分が保存しておきだい大事なデータがあるか探してみましょう。

現在関係ないタスクやプロジェクトを隠すと、比較的スッキリとした状態で、探しているアイテムが見つけやすくなります。


Original Article: How to Archive Items in Notion by MakeUseOf