在宅勤務は何かと大変です。仕事のToDoリストがいっぱいに詰まっていても、部屋の隅に積み上げられた洗濯物の山が目に入れば、つい気になってしまいます。
それでも、自宅をオフィスとして使っているなら、仕事と家事を両立できるよう、時間をしっかり管理しなければなりません。さもないと、生産性が大きく低下してしまいます。
そんな在宅勤務の私たちを助けてくれるのが、「Googleカレンダー」。
Googleカレンダーを使えば、仕事の時間やプライベートなタスクの時間、あるいは、ほかの人から邪魔されないよう「タイムブロック」する時間などをまとめたスケジュールを作成して、予定をサクサク進めることができます。
ToDoリストから、やるべきことの数々をすべて消せる毎日も夢ではありません。
Googleカレンダーがイチオシな理由
Googleカレンダーは、無料で利用できるオンラインカレンダーです。ユーザーフレンドリーで、生産性の向上に役立つ便利な機能もたくさんあります。ブラウザー版とアプリ版があるので、どこからでもスケジュールを把握できます。
Googleカレンダーは、仕事の時間をタイムブロッキングしたり、イベントを予定に入れたり、約束の時間を共有したり、招待状を送ったりするのにも使えます。
ユーザーのニーズに合わせて、1つのビューで複数のカレンダーを作成することもできます。
Googleカレンダーをカスタマイズすれば、自分の予定に合ったスケジュールを思い通りに作成することができるのです。
まずは在宅勤務の予定を立てることから
いきなりGoogleカレンダーでスケジュールを作成するのではなく、その前に自分の予定を立てましょう。
日々の仕事の管理が上手い人も、あらかじめ自分の予定を書き留めておけば、実際にGoogleカレンダーを使ってスケジュールを作成する作業がずっと簡単になります。
まずは、毎日の始業時間と終業時間を決めること。
フリーランサーとして働いている人や、一般的な勤務時間の枠外で働いている人も、1日の労働時間の枠を自分で設けておいたほうがいいでしょう。それは、リモートワークの生産性とやる気を保つ秘訣の1つです。
次に、仕事とプライベートの両方を盛り込んで、その日にやるべきことのあらましを書き出します。
Googleカレンダーでスケジュールを作成する方法
1日の計画を練り終えたら、Googleカレンダーにスケジュールを入力する準備は完了です。たとえ複雑なスケジュールでも、作業自体はすごく簡単です。では、さっそく始めましょう。
まずは、ビューを複数使用するのか、1つだけ使用するのかを決めます。
最初にGoogleカレンダーを開いたら、「マイカレンダー」と呼ばれるカレンダーが表示されます。
このツールを使えば、複数のカレンダーを同時に表示して、スケジュールをさらに細かく管理できます。たとえば、仕事用のスケジュールとプライベート用のスケジュールを分けることもできます。
新しいカレンダーを作成する手順は次の通りです。
1. 左のサイドバーから、ほかのカレンダーの隣にある「＋」を選ぶ。
2. 「新しいカレンダーを作成」を選ぶ。
3. カレンダーの名前と説明を入力し、「タイムゾーン」を選ぶ。それぞれのカレンダーに名前をつける時には、なるべくわかりやすい名前をつけるように。
4. 「カレンダーを作成」を選ぶ。
仕事のToDoを追加する方法
次のステップでは、あらかじめ立てておいたスケジュールに沿って、仕事のToDoを1つずつ、Googleカレンダーに追加していきます。「予定」または「タスク」のどちらかを選んで、これらのToDoを追加できます。
タイムブロッキングを徹底して、ほかの誰かが会議の予定を入れてきたり、自分が決めた勤務時間に割り込んできたりしないようにしたいのなら、「予定」でToDoを入れたほうがいいでしょう。
1. Googleカレンダーを開き、ToDoを追加したい時間を選ぶ。ウィンドウがポップアップ表示され、詳細の入力を要求される。
2. ウィンドウ内で予定を選び、名前をつける。シンプルに「タイムブロッキングする仕事の時間」としても、詳細がわかる具体的な名前をつけてもよい。
3. 該当する時間帯をクリックまたはタップして、タイムブロッキングしたい時間帯を設定する。
設定したら、それと同じ時間帯を、毎日、毎週、毎月、毎年、または毎平日に適用するかを選ぶ。あるいは、自分のスケジュールに合わせて、パターンをカスタマイズすることも可能。
4. 必要に応じて、「説明または添付ファイルを追加」をクリックまたはタップして、説明を追加する。
仕事のToDoを目立たせたい時は、ポップアップボックスの下の方にある、自分の名前の隣にあるドロップダウンを使ってその予定の色を変える。たとえば、仕事に関係するすべてのToDoには黄色を使う、など。
5. 終わったら「保存」を選ぶ。
こうしておけば、その時間は「予定あり」に自動設定されるので、仕事に集中できます。
プライベートのToDoを追加する方法
プライベートのToDoについては、そのための時間をタイムブロッキングする必要がなければ、「タスク」として追加するのがいいかもしれません。いずれにせよ、自分のニーズに合ったほうを選べばいいでしょう。
プライベート関連のやるべきことを「タスク」として追加する手順は次の通りです。
1. カレンダー上で時間を選ぶ。先ほどと同じウィンドウがポップアップ表示され、詳細の入力を要求される。
2. 「タスク」を選び、名前をつける。
3. 必要に応じて説明を追加したら、「保存」を選ぶ。
繰り返しになりますが、「タスク」を選ぶとクライアントや同僚があなたのスケジュールに会議の予定を入れてくるのを阻止することはできません。
阻止したい場合は、「予定」としてカレンダーに追加しましょう。
「業務時間外」を設定する方法
プライベートと仕事の時間を邪魔されないようにするための、もう1つのいい方法は、Googleカレンダーに業務時間を設定しておくことです。
業務時間を設定しておけば、いつあなたがフリーでないのかが、ほかの人たちに自動で知らされます。
「Google Workspace for Education」または「Google Workspace Business」のアカウントのユーザーであれば、誰でもこの機能を利用できます。
1. Googleカレンダーの右上にある「設定（歯車アイコン）」を選ぶ。
2. 左のメニューから、「業務時間と勤務場所」を選ぶ。
3. 「業務時間を有効にする」を選んだら、自分がいつも空いている日時を選ぶ。業務時間が毎日同じ場合は、「すべての曜日にコピー」を選ぶと、このプロセスを簡略化できる
入力が終わったあとの画面はどう表示される？
仕事のToDoとプライベートのToDo、就業時間を追加すると、Googleカレンダーのスケジュールは下の画像のように表示されます。
どの項目も、「タスク」または「予定」の種類に合わせて色分けされています。
また、特定の時間がタイムブロッキングされているので、就業中かどうかにかかわらず、予定を守りやすくなります。
通知をオンにする方法
生産性をさらに高めたい人は、Googleカレンダーの通知をオンにしておきましょう。そうしておけば、ToDoに関するアラートが受け取れます。
時計を見ていなくても、時間が来たらスケジュールどおりに次のToDoへ移れるのでとても便利です。以下がその手順です。
1. Googleカレンダーを開き、「設定（歯車のアイコン）」へ行く。
2. 左のサイドバーから、「通知設定」を選ぶ。
3. 最初のドロップダウンボックスを使って、「アラート」か「デスクトップ通知」のどちらかを選ぶ。
在宅ワーカーこそGoogleカレンダーを使いこなそう
Googleカレンダーのさまざまな便利な機能を知るのに一番いい方法は、実際にGoogleカレンダーを開いて、あれこれいじくり回してみること。
いろいろ試して、どんな機能が自分に最も適しているか、自分自身で確かめてみましょう。
Googleカレンダーは、リモートワークの生産性を高めるのにぴったりなツールです。仕事とプライベートのToDoが正面衝突しても、きっとGoogleカレンダーがその間に入って、滞りなく前に進めてくれることでしょう。
──2021年10月05日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
Original Article: How to Create a Work From Home Schedule Using Google Calendar by MakeUseOf
