常に生産的であることはただでさえ難しいことですが、集中力の持続時間が短くなると、それがさらに難しくなります。職場に気が散る要因があることは、パフォーマンスが悪くなる最大の原因の1つです。

気が散るものがあっても簡単に無視できる人もいれば、生産性を維持するためにそういったものを遮る必要がある人もいます。ここでは、職場でよくある気が散る要因と、それを避ける方法をご紹介します。

1. 騒がしいオフィス

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職場には騒音がつきものです。同僚のおしゃべり、キーボードのタイピング、ピーという音をたてるオフィスプリンター、隣のビルの工事などがあるでしょう。

こういったものはすべて、集中力を低下させ、ストレスを増大させて、パフォーマンスを発揮するのを難しくする原因になる場合があります。

もっと静かに使える部屋がオフィスになければ、アクティブノイズキャンセリング(ANC)機能のついたヘッドフォンを購入するのが良いお金の使い方になるかもしれません。

ANC機能をオンにすると、職場の周囲の騒音をすべてとは言わないまでも、ほとんど遮断することができます

あわせて、背後のざわつきをかき消して集中力を回復するために、アンビエントノイズやホワイトノイズのトラックを流してみるのも良いでしょう。

2. メールとメッセージ

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仕事中は、チームとコミュニケーションを取ったりクライアントからのメールに返信したりするために、終日オンラインで対応可能でいることが求められます。

しかし、メールやメッセージ対応のために現在のタスクを中断すると、集中してゾーンに入り直すのが難しくなる場合があります。

ある研究によると、絶え間なく中断していると集中力を取り戻すのが難しくなるだけでなく、ミスを犯す可能性が高まります

そのため、たくさんの未読メッセージやメールに対する返信は、即座に行なうのではなく、時間を決めて一度にすることが大切です。

このような気が散る要因に対処するもう1つの方法は、携帯電話やブラウザの通知をオフにすることです。無関係なグループメールでワークフローが中断されないようにするには、やり取りをミュートするなど、Gmailの機能を使うとよいでしょう。

3. インターネットとソーシャル・メディア

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インターネットやソーシャルメディアに強い中毒性があることはよく知られています。5分間の短い休憩を取ろうと思っても、結局1時間もスクロールしてしまうのです。

就業時間中に携帯電話を使いたくなる気持ちに対処するには、自分好みのアプリにカスタマイズしたタイマーを設定すると良いでしょう。

YouTubeやInstagramなどのアプリには、一定の時間をアプリに費やしたら休憩するように促す機能があります。こうした機能を有効にしておけば、アプリに十分な時間を費やした後で止める必要がある時にアラートが表示されます。

4. 非生産的な会議

日々の仕事で会議は避けて通れないものです。全員の認識が一致していることを確認するうえで重要ではありますが、仕事の会議の約71%は効果がなく非生産的なものであることがわかっています。

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非生産的な会議は、全員の時間とエネルギーを無駄にします。一部の会議を完全にカットすることができない場合は、会議の開き方を改善してみると良いでしょう。

James Macanufoの「会議のフレームワークとなる7つのP」は、生産性の高い会議を計画・開催するための効果的でアジャイルな会議ツールです。

「7つのP」は以下のことを表しています。

  1. 目的(Purpose):なぜ会議を開くのか? 議題は何か?
  2. 成果(Product):その会議でどのような結果やドキュメントが生まれるか?
  3. 人(People):誰を呼ぶべきか? その人たちは会議にどのくらい重要か?
  4. プロセス(Process):会議の流れをどのようにファシリテートするか?
  5. 落とし穴(Pitfalls):うまくいかない可能性のあることは何か?
  6. 準備(Preparations):会議が始まる前にしなければならないことは何か?
  7. 現実的な問題(Practical concerns):会議はどこで開催するか? 誰が何を持ってくるか?

このフレームワークは、準備を整え、すべてを計画通りに進めるのに役立ってくれます。自分が会議の責任者でない場合は、このツールを担当者に提案すると良いでしょう。

うまく実施できれば、オンライン会議であってもそうでなくても、会議の有用性を大きく向上させることができるかもしれません。

5. 作業環境の乱れ

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仕事机やデスクトップが散らかっているのは、言うまでもなく気が散る要因です。気になることがたくさんあると、集中するのが難しくなるものです。

だからこそ、デジタルワークスペースと物理的な作業環境の両方を、きれいかつ最小限に保っておくことが大切です。

まず、不要なものをすべて片付けて机を整理します。次に、メールボックスの整理デスクトップのフォルダの整理重要なツールのブックマークへの追加ブラウザのポップアップの無効化などを行ない、デジタルワークスペースを最適化しましょう。

6. マルチタスク

マルチタスクをしていると、こなしている仕事量が増えるように感じるかもしれませんが、実際には逆効果です。

そうではなく、一度に1つのタスクを優先し、それを終わらせてから次のタスクに移るほうがうまくいきます。AsanaMondayTasksBoardなどのプロジェクト管理ツールを使えば、タスクをうまく整理するのに役立ってくれます。

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また、タイムブロッキングのコツを利用して、1日を複数のブロックに分け、各ブロックにタスクを割り当てて、そのスケジュールの通りに進めることもできます。

これは、マルチタスクを避け、揺るぎない労働倫理を築き、生産性を高めるのに非常に優れた方法です。

7. マイクロマネジメント

マイクロマネジメントは、従業員が仕事で直面する気が散る要因として、一番大きなものの1つであることは周知の事実です。生産性を阻害するだけでなく、士気や仕事への満足感にも悪影響を及ぼします。

幸いなことに、現在では多くのソフトウェア製品で、自分のドキュメントをほかの人と共有してリアルタイムで共同作業を行なうことができます。

たとえば、Googleドキュメントを使用している場合、チームメンバーを閲覧者、閲覧者(コメント可)、編集者として招待するオプションがあります。

この機能を使えば、上司を追加して、自分のデスクに来てもらわなくてもドキュメントの横に提案や改善点を挙げてもらうことができます。この機能は、ほぼすべてのGoogle Workspace製品で利用できます。

気が散らないようにしてパフォーマンスを上げる方法を学ぶ

職場で気が散ることは避けられません。自分でコントロールできるものもあれば、そうでないものもあります。コントロールできるものについては、様々なツールやテクニックを使って回避し、集中力を維持すると良いでしょう。

しかし、使うと決めた解決策が自分の職場に適したものであり、ほかの人のパフォーマンスを妨げないということを確認しましょう。ツールを使っても避けることのできない気が散る要因がある場合は、人事の責任者に相談して解決策を求めましょう。

Image: Shutterstock/Source: UCI, Harvard Business Review, Game Storming/Original Article: 7 Common Workplace Distractions and How to Avoid Them by MakeUseOf