無駄な会議をグンと有意義にする2つのポイント

会議、会議、会議！ 誰でも会議の多さに悩んでいます。何か問題が起きると、「どうしよう。そうだ、会議だ」と反射的に考えてしまうことが問題なのかもしれません。

Harvard Business Review（HBR）が2019年に報じているように、残念ながら会議は非効率になりがちです。

HBRの会議文化への深い考察は全文をじっくり読む価値がありますが、「会議に出席する人の73%は、会議の時間を別の仕事に使う」という統計（TEDの研究から引用）が私の目を引きました。

なぜそうなるのでしょう？ HBRの記事の著者であるSteven G. Rogelberg氏によると、ほとんどの会議の参加者は受動的な参加者であり、会議に来ても、人の話を聞いたり様子をみたりしているだけです。

読者の皆さんもこのような時間の無駄を経験したことはありませんか？

この問題を解決する方法をご紹介しましょう。

1. 参加者に求めることを明確にする

私が以前書いた通り、多くの「情報提供」ミーティングは、簡潔なメールや、言葉を厳選した短いチャットメッセージで簡単に置き換えることができます。

しかし、会議のテーマが対話やQ&A、討論を必要とすると感じられるときは、各参加者がどのように参加すればよいか明確なガイダンスを与えられるように会議を設定しましょう。単に「自由に質問してください」というだけではいけません。

たとえば、具体的なフィードバックが必要な場合は、会議の招待状にリクエストや質問を記載し、出席者が会議の前に検討できるようにします。

また、会議中は、説明、投票による回答、発言などの方法で、出席者から意見を聞く機会があることも伝えておきましょう。

一例を挙げます。

今回のミーティングは、チーム間でよりインクルーシブな環境を構築する機会を設けるよう人事部から最近要請があったことについて話し合うために設定しました。

最初にいくつかアイデアを提示しますが、以下の点について会議で発言できるように準備してきてください。

1. インクルーシブな職場環境を実現するために現在どのような活動（チームランチ、親善試合など）をしていますか。そして、そのうちのどれが最も効果的ですか？

2. 新しい活動をするとしたら、あなたのチームにはどのような活動が適していますか？

2. 参加者に会議の評価をしてもらう

また、会議の最初と最後に、参加者にとってその会議はどのような価値があったか再確認するのも効果的です。

参加者が大人数の場合は、チーム/部門/職種ごとに声をかけることをおすすめします。

最後に、本当に不要な会議はカレンダーから積極的に削除しましょう。もし、対面での会議やビデオ会議をどうしてもする必要があると思うなら、「信号機（赤・緑・黄）レビュー」で会議を締めくくりましょう。

全員に、その会議が価値ある時間の使い方だったと思うかどうか尋ねます。その際、以下の3つのうちのどれかで即座に回答してもらいます。

もちろん、会議のやり方は会社によって異なります。しかし、業界を問わず、会議はできるだけ効率的で効果的なやり方で行なう必要があります。

そのためには、まず、上記のステップを踏んでみてはいかがでしょうか。

Image: Getty Images／Source: HBR, TED

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