チームコラボレーションを支援するツールは数あれど、いまだに受信トレイから抜け出せない人が多くいます。

メールの作成からちょっとしたチャット、メールの共有まで、Gmailならすべてが叶いますよ。

今回は、Gmaiで使える、チームコラボレーションを促進するアプリを紹介します。

1. Hiver

HiverInGmail-Updated
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Hiverラベル付け、タスク割り当て、メッセージの委任、ステータスの追跡などができるGmail拡張機能です

チームでラベルを共有できるので、新しいタスクの発生をいち早くメンバーに通知できます。

連絡先の共有でメール作成が楽に、リマインダーとスヌーズ機能でフォローアップがしやすく、メモ機能で対話が生まれ、再利用できるテンプレートでビジネスに統一感が生じます。

コリジョン機能を使うと、共有メッセージに誰かが返信を書いていると、その旨を通知してくれます。

また、無料トライアルで機能を試すこともできます。

トライアル終了後は、ユーザー、メール、テンプレート、その他の項目の数によって月額料金が決まります。

2. Missive

MissiveGmailInBrowser-Updated
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Missiveは、受信トレイにスレッド形式のチャットを導入できるWEBベースのコラボレーションツールです。

チャットのスヌーズやアーカイブ、チームメートとのメールの共同作成などが可能な、ロバストなメールアプリと言ったところでしょうか。

Missiveで無料アカウントにサインアップすると、会社名を入力するだけでグループを新規作成できます。

あとは、チームメンバーを招待して、現在のGmailアカウントを接続してメールをインポートしたら、準備完了です。

コラボレーションの方法はいたってシンプル。

チームメンバーをメンションして、特定のメッセージに注目させます。すると、そのメールについてチャット形式で会話ができます。

必要に応じて、特定のメンバーと個別にチャットしたり、メッセージを編集したり、写真やファイルを添付したりもできます。

充実した機能、容易なコラボレーション、シンプルなインターフェース。Missiveはそれらを兼ね備えた完全なメールアプリです。チームメンバーや機能を増やしたければ、有料プランもご検討を。

3. Todoist

Todoistといえばタスク管理アプリとして有名ですが、そのGmailコラボレーション機能がまた優秀です。

メッセージをタスクに変換し、共有プロジェクトでコラボし、受信トレイのToDoリストをすべてチェックできるのです

便利な通知機能、ワークフローに適したラベルシステム、添付もできるコメント機能、iCalender形式でのエクスポート、リアルタイムのデバイス同期、優先度による色分け機能などの便利機能の数々を、Gmailの受信トレイから手軽に利用でき、チームコラボレーションを加速します。

とりわけTodoistが優れているのは、そのアクセシビリティ。WEB、モバイルデバイス、ブラウザ拡張機能からシームレスに使うことができます

無料、プレミアム、ビジネスの3プランが用意されています。

4. Keeping

メンバー全員がChromeを使っているのであれば、KeepingというChrome拡張機能がGmailコラボレーションにオススメです。

メールサポートを提供する企業向けのアプリで、業務連絡機能を実装しています。

あなたのGmailアカウントにヘルプデスク機能を追加してくれ、担当者未定、自分が担当、解決済みなどのラベルを付けてソート可能です。

メッセージのステータスを未解決から解決済みに変えたり、メールを事前登録したメンバーに割り当てたり、フィルター機能を使って各メンバーの担当数を見たりもできます。

メッセージごとに業務連絡用メモを付けて、チーム全体で見ることができます。

これは便利なだけでなく、メールサポートのコラボレーションには不可欠な機能です。

興味があれば、ぜひ無料トライアルを。トライアル終了後は、ユーザー数、共有する受信トレイの数などによって料金プランが変わります。

前述のように、Google Chromeでしか使えませんのでご注意ください

5. Googleグループ

Googleグループを設定すると、共同トレイでアイデア、トピック、メールを共有できます

やりかたは簡単。グループを新規作成し、基本的な権限を設定し、チームを招待するだけです。

トピックの割り当てや解決、便利なタグの管理、フィルターで最新情報のチェックなどができるようになります。

メッセージの投稿や返信は簡単で、ワンクリックで会話を完了としてマークでき、アクティビティの可視化やストリームへのリンク取得も非常に簡単です。

ビジネスを複雑にしたくない、あるいは少人数のチームなら、コラボレーションツールにはGoogleグループがいいかもしれません。

Gmailに接続可能なその他のツール

1. Trello

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Trelloは独自の方法でコラボレーションのためのプロジェクトマネジメントツールを提供しています。

ただ、Google Chromeユーザーであれば、Trello for Gmailという拡張機能を使うことで、ボードにカードを追加できるようになります。

まずは拡張機能をインストール。すると、Gmailの上部にAdd Cardボタンが表示されます。

そのボタンを選択し、ポップアップウィンドウに詳細を入力。緑の「+Trello」ボタンを押せば追加完了です。

GmailでTrelloを利用する方法については、こちらの記事も参考にしてください。

2. Dropbox

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Dropbox for Gmailという拡張機能があります。

インストールすると、メール作成ウィンドウの下にDropboxボタンが表示されます。

これをクリックするとポップアップウィンドウが開くので、目的のファイルまたは写真を見つけ、Chooseを選択。

すると、受信トレイであれこれ操作しなくても、その項目へのリンクが受信者に送られます。

3. Googleドライブ

GoogleDriveInGmail-Updated
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どのブラウザからGmailにアクセスしても、Googleドライブはオプションに含まれています。

前述のDropbox拡張機能と同様、メール作成ウィンドウの下部にGoogleドライブボタンが表示されているはずです。

このボタンを押すと、ファイルをリンクとして送ることも添付ファイルとして送ることもできます。

Gmailに既存の機能で業務を効率化する裏技

Gmailを使ったチームコラボレーションには、必ずしもサードパーティ製アプリが必要なわけではありません。

上記で紹介したツールはどれも非常に有用ですが、少人数のチームであれば、Gmailに既存の方法を使ってシンプルにコラボレーションを実現する方法があります。

ラベルを使って項目を割り当てる

Gmailのラベルは、受信トレイやフォルダの整理に最適です。

これを利用して、タスク割り当てや特定のメッセージへの注意喚起が可能です。

たとえば、メンバー全員が色分けしたラベルを設定しておくことで、注意が必要なメールはを一目で識別できます。

フィルターを利用する

Gmailのフィルター機能はとても柔軟で、使いやすくできています。

たとえば、Sueさんからの全メールに特定のラベルを付けてからPhilに転送するとか、件名に「Project」が含まれる場合はスターを付け重要なメールとしてマークするといったことが可能です。

チャット機能を利用する

Gmailにはハングアウト機能がデフォルトで入っているので、全員がGmailを使っているのであれば他のメッセンジャーアプリは不要です。

テキストチャットのほか、個別あるいはグループでのテレビ電話や音声通話が可能です。

特にチームメンバーが離れ離れの場合、この機能を使えばGmailから離れることなくコラボレーションが可能です。

Googleハングアウトの使い方については、こちらの記事も参考にどうぞ。

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Image: Alexey Boldin/Shutterstock.com

Source: Hiver(1, 2), Missive(1, 2), Todoist(1, 2), Keeping(1, 2), Trello, Dropbox, Google(1, 2, 3, 4, 5), YouTube(1, 2, 3)

Original Article: Turn Gmail Into a Powerful Collaboration Tool With These Apps by MakeUseOf