Gmailのアカウントを持っている人は多いでしょう。アーカイブやラベルを利用したり、不快な送信者をスパムに指定したり、といったことは、みなさんもすでにしているでしょうか？ それでも、仕事にGmail を使っている人は特に、受信トレイの整理に長い時間を費やしているのではないでしょうか。この記事では、時間を節約し、もう少し手軽に「受信トレイゼロ」を実現するための10のワザを紹介します。
1. マルチ受信トレイを使い、1つの画面で複数のアカウントを整理する
プライベートのGmailアカウントのほかに、仕事用のGmailアカウントを持っている人もいるかもしれません。あるいは、メールがごちゃごちゃにならないように、1つは友人用、1つは就職活動用と、目的によって複数のGmailアカウントを使い分けている人もいるでしょう。いずれにしても、「マルチ受信トレイ」を使えば、複数のアカウントをひとまとめにして、しかるべきアドレスからしかるべき人に簡単に返信できるようになります。すべてのメールを一覧表示することもできるので、複数のタブやウィンドウを開く必要もなくなります。
マルチ受信トレイ機能はずいぶん前から存在していて、問題なく機能しているのですが、まだGmail Labsに埋もれているので、一度も試したことがない人もいるかもしれません。実際に使ってみれば、目からウロコが落ちるはずです。
2. Boomerangでスヌーズ機能や送信予約を活用する
『Boomerang』は、米LifhackerがおすすめするGmailアプリです。このアプリがあれば、受信トレイが溢れてうんざりすることがありませんし、受信者にきちんと読んでもらえるようなメールや返信を作成するのも楽になります。
とはいえ、Boomerangの肝となっているのは、メールに返信する時間のある時にいつでもメッセージを並べて、作成した返信メールを相手のいちばん都合の良い時間に送信できる機能です。この機能は、複数のタイムゾーンを股にかけて仕事をする時や、真夜中に受信トレイを整理する時にはうってつけです。また、「スヌーズ」機能を使えば、受信トレイのメッセージをいったん削除し、指定した時間に受信トレイに復活させることができます。復活するころには、（願わくば）メッセージに対応したり返信したりする時間ができているでしょう。この機能は、乱雑な受信トレイを整頓し、目の前のことだけに集中する環境をつくるのにおおいに役立ちます。
3. Gmail Labsを徹底活用する
マルチ受信トレイはGmail Labsの機能です。この記事ではそのほかにも、Gmail Labsの機能をいくつか紹介していますが、時間と機会があるなら、Gmail Labsを隅から隅まで見てみても損はないでしょう。Gmail Labsには、付加的なツールや機能がたくさんあります。その多くは長年顧みられていませんが、とても良いはたらきをして、かなりの時間と労力を節約してくれるものもあります。
何を選んで良いのかわからず、とりかかりがほしいという方は、こちらのGmail Labsのイチオシ機能トップ10を参考にしてみてください。そのほかにも、特定のタイプの仕事に使えるツールもあります。そのあたりは、受信トレイで日々どんなことをしているかによって変わります。ですが、要は「Gmail Labsを見逃すなかれ」ということです。Gmail Labsにはすばらしいツールがたくさんあります。あまり話題にはのぼらなくなってしまいましたが、いまでもとても役立つことには変わりありません。
4. Sortdで受信トレイをTrello風のToDoリストに変える
『Trello』を使って受信ボックス以外の生活全般をオーガナイズしている人におすすめなのが、Trelloと同じような魔法を受信トレイにかけることのできる『Sortd』です。Sortdを使えば、メールやToDoリストをカード形式のリストに変え、ドラッグ＆ドロップしたり、完了したものにチェックを入れたりして、簡単に整理することができます。重要なメッセージをカラムで視覚化する、重要なメッセージをToDoリストやリマインダーにして忘れないようにする、受信トレイを散らかさずに別のプラットフォームで独自のタスクを追加したり作成したりする、といったことも可能です。
5. いくつものアドレスを作成し、すべて同じ受信トレイに届くようにする
これもはるか昔から存在するワザですが、まだ信じられないほど過小評価されています。誰かがあなたのアドレスを暴露しようとしている、あるいはあなたにスパムを送ろうとしていると信じるに足る根拠がある場合は、単語のあいだにプラス（+）記号を追加し、アドレスの形を少し変えてみましょう。それらのアドレス宛てのメールは、すべて同じアドレスに送信されます。このワザを使えば、あなたのアドレスを売った犯人を簡単に突き止め、その結果来るようになったスパムをフィルタリングすることができます。
例えば、新しく登録したばかりのニュースレターがあなたのアドレスをスパム業者にこっそり売っていないかどうかを確かめたいなら、そのニュースレターに登録する際に、「（自分のアドレス）+newsletter@gmail.com」としたアドレスを使うと良いでしょう。このアドレスを使っても、目的のニュースレターはあなたの受信トレイに届きます。でも、突然この同じアドレス宛てに、宣伝マールや望んでもいないメッセージなどの別のメールが届きはじめたら――どこからあなたのアドレスを手に入れたのか、わかりますよね。
6. Gmailの無数のキーボードショートカットをマスターする
多くのGoogle製品の例に漏れず、Gmailにも無数のキーボードショートカットがあります。ショートカットを使えば、目的のボタンやコマンドをポインターで指したり、クリックしたり、マウスで探しまわったりして時間を無駄にしなくても、さっと仕事を片づけられます。Gmailの任意の画面で「Shift ＋?」を押せば、ショートカットの一覧が表示されます。さらに簡単に一覧を見たいという方は、特に役立つ選りすぐりのショートカットをまとめたこちらのカンニングペーパーを活用してください。
私のようにショートカットを覚えるのに苦労する方には、『KeyRocket for Gmail』がおすすめです。ショートカットを使い忘れて面倒な手作業をしていると、きちんと使うように念を押してくれるので、ショートカットを覚えやすくなります。
7. 送信取り消し機能を有効化し、送るべきではなかったメールを取り消す
メールの「送信取り消し」機能は、長らくGmail Labsに埋もれていましたが、ようやくGmailのデフォルト機能の一部になりました。Gmailの設定画面で有効にするだけで使えます。送信ボタンを押した直後に、メッセージにタイポや間違いがあると気づいた場合でも、宛先を間違ってしまった（または大切な人を抜かしてしまった）場合でも、怒りにまかせて勢いでメールを書き上げたものの、本当は送信するまえに時間をおいて考え直したり、送るのをやめたりするべきだった場合でも、送信取り消し機能を有効にしておけば、5秒か10秒、あるいは20秒、30秒（自分で選べます）の猶予ができます。メッセージ送信後でも、その時間内に「取消」をクリックすれば、送信を取り消すことができます。
8. 終わらないスレッドをミュートし、不愉快な送信者をブロックする
Gmailの「ミュート」機能を使ったことがないのなら、この機会にぜひ親しんでみてください。「全員に返信」のメールが果てしなく届き、スレッドが延々と積み重なっていくような時は、ミュートを使わない手はありません。目的のスレッドを開くか、受信トレイから選択し、「その他」メニューから「ミュート」を選択するだけです。その後もスレッドは続きますし、必要であれば手動でチェックもできますが、この操作をしておけば、スレッド内の新規メッセージがあなたの受信トレイを散らかすことはなくなります。どうしても会話に戻る必要が生じた場合には、いつでもミュートを解除できます。
また、Googleは、アドレスのフィルターを作成せずに特定の送信者をブロックする機能も追加しました。これは1年ほど前のことなで、見落としていた方もいるかもしれません。スパムフィルターをすり抜けた宣伝メールが大量に届くような場合や、しつこくメールを送ってくる人がいる場合には、これはとても便利な機能です。もともとはモバイル向けの機能ですが、デスクトップでも使えます。問題のメッセージを開き、タイムスタンプの隣にある下向き矢印をタップまたはクリックして、オプションから「[送信者] さんをブロックする」を選択するだけです。これで、その送信者から来るメッセージは、例外なく自動的にスパムに振り分けられるようになります。
9. Canned Responses を有効にしてリプライ作成時間を節約する
「Canned Responses」はとてもすばらしい機能なので、現在のようにGmail Labsに置いておくのではなく、Gmailのデフォルト機能パッケージに加えるべきでしょう。この機能は、Eメール版のテキスト拡張ツールのようなものです。テキスト拡張ツールの便利さは、みなさんもご存じでしょう。違う相手に同じ返信を書いて送ることが2、3回以上あるようなら、Canned Responsesを使えば時間を節約できるはずです。
よく受けとるタイプのメッセージに対してCanned Responsesを設定し、返信としてよく使う内容を書いておけば、その次に同じメッセージを受けとった時に、クリック数回で（ちょっとした修正は必要かもしれませんが）返信できるようになります。何よりもありがたいのは、Googleの『Inbox』で機能することです。Inboxには、返信を予想してくれる「Smart Reply」機能があります。それを出先で使いたい場合には、GmailのCanned Responsesでそうした返信を利用することができます。
10. Inboxを使って最小限の画面であらゆるものを整理する
シンプルで能率的なメールの見た目を求めている方には、GoogleのInboxが向いているかもしれません。Inboxは受信トレイの見た目も能率化してくれるので、何がなんだかわからなくなってしまうのを防ぐのに役立ちます。また、前述のスヌーズやフラグ、優先順位づけといった役立つ整理機能もあるので、別のアプリを使わなくても、そうしたタスクをすべてこなすことができます。
ただし、シンプルなぶん、複雑なことはできません。また、多くの機能が省かれていたり、バックグラウンドに隠されていたりします。とはいえそのおかげで、受信トレイをあれこれともてあそんだりせずに、整理整頓に集中できるのは確かです。
Alan Henry（原文／訳：梅田智世／ガリレオ）
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