Inc：何年にもわたって、生産性の専門家たちは効果が実証されたとされる同じようなアドバイスを何度も口にしています。私自身も確かにそのようなアドバイスを与えられ、それに従ってきました。しかし、本当のところは生産性向上のための「最高のアドバイス」のほとんどは役に立ちません。その理由と、代わりに何をするべきかを以下に述べます。
1．朝一番にEメールをチェックするのをやめましょう
これがなぜ良いヒントに聞こえるのかはわかります。Eメールを読んで返信していると、午前中ずっと脱線してしまい、仕事が遅れてしまいます（15分間Eメールをチェックするつもりが45分になり、気づけば遅刻していることがありますよね）。
しかし、多くの業界では、夜のうちに起きていることを無視することは困難です。それがたった数時間であっても。つまり、このヒントは、ペースの速い生活においては現実的ではありません。事実、オフィスに行く前から実際的な心配事が増えてしまうかもしれません。
修正案
朝一番にEメールをチェックしますが、返信に1分以上かかるものには返信しません。すぐに「イエス」か「ノー」の判断を必要とするものや、誰かに転送すればその人が処理してくれるものなら構いません。しかし、リサーチや長い返信が必要なものは急ぎで返信できる限度を超えています。そのメールを 「未読」に戻して、後で時間があるときに処理しましょう。さらに優れた方法は、そのメールをToDoリストに加えて、必ず後で確認できるようにすることです。
朝一番にEメールの件名をスクロールしてざっと目を通すだけなら、すぐに返信できなくても、時間を有効に利用することになります。送る前に返信を寝かせておくことは、時間を有効に使っていることになります。
2．最も困難なタスクから手をつけましょう
確かに、これは合理的な戦略のように聞こえます。しかし問題は、時に最も困難なタスクが時間的な足かせになってしまう可能性があるということです。事前に計画して、そのタスクに必要なすべての時間、リソース、エネルギーをとっておかなければ、簡単に脱線してしまうでしょう。この戦略は、その日を生産的にしようという想いを打ち砕いて終わるかもしれません。
修正案
最初に最も困難な（手のかかる）タスクに取り組む代わりに、小さくて簡単なものから開始することで自信を高め、勢いをつけましょう。そうすれば、簡単に生産的なモードに入り、きっと最後まで頑張れます。
さらに合理的に進めるためのヒント：困難なプロジェクトを、小さな1口サイズのタスクに切り分けて、個別に取り組んでみましょう。たとえば、「本を書く」ことはあまりにも困難です。ですから、その大きなタスクを「アイデアのリサーチ」、「章ごとの概要作り」、「エージェントへの連絡」といった、より小さなタスクに切り分けるのです。
3．マスターToDoリストを作成しましょう
これを実行すると頭が痛くなります。まず、頭の中身をすべて紙に書き出すことは良いアイデアだと思います。しかし、しなければならないことを、すべて1つのリストにするのは大きな間違いです。それは結局、決して終わらないリストになり、集中したり、タスクを選ぶことが非常に難しくなります。
修正案
一旦頭の中身をすべて書き出したら、リストを具体的で、実行可能ななタスクに書き換えます。その後、さらに1歩進んで、それを職場、家庭、副業などのリストに分割してみましょう。
このようにすれば、その特定のリストを見たときに考えがはっきりして、仕事でプレスリリースをまとめようとしているときに、「おばあちゃんの誕生日プレゼントを受け取る」などといった雑務に気をとられずに済みます。おばあちゃんのプレゼントは、家庭や生活のToDoリストに取り組む準備ができたときに手を付ければいいのです。リストを分けておくことにより、まず最初に片づける必要があるものに重点的に取り組むことができます。
4．マルチタスクをやめましょう
私自身もかなり頻繁にこのアドバイスをしていますが、これはいつでも言えることとは限りません。これまで私はマルチタスクのマスターを名乗り、1度に多くのプロジェクトを同時進行できるという人にたくさん会ってきました。彼らの言っていることは分かります。私もその1人ですから。
事実、ストレスは人をより生産的にするのです。たとえば、短時間で一定量のことをする必要がある状況の時、その作業を進めながら、それを行うための方法を考え出せるということに気づいたことがありますか？ たとえそれが1度に2つのことをするという意味だったとしてもです。
修正案
タスクを選びましょう。たとえば、通勤時間はお気に入りのポッドキャストを聴くのに最適な時間です。私は歩きながらより良い起業家になる方法を学んだり、ラジオ番組『Serial』を聴きながらHae Min Leeを殺した犯人が誰かを考えたり、スーパースターのように人とのネットワークを構築する方法を聞いたりするのが好きなのです。
確かに、これは定義的には1度に2つのタスクをやっていることになりますが、私は両方を行うのに、同じリソースを必要としません。つまり、歩きながら聴くことは、生産的なマルチタスクを行う方法なのです。
なぜなら、これらの2つのタスクは相互補完しているからです。一方、電話で話しながらEメールを書くというのは、マルチタスクのペアとして適切ではありません。なぜなら、この2つについて自分の脳を分割するのはあまりにも難しいからです。
「最高のアドバイス」と謳われているからといって、それが自分にとって最高のアドバイスとは限らないということを忘れないでください。ですから、これらの生産性向上のベストプラクティスは気軽に無視して、上記の代替案を試してみてください。
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