シンプルなオフィススイートを探している人には「Googleドライブアプリ」がおススメです。ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのオフィスアプリがそろっています。Googleドライブは無料で操作もシンプル、共同作業にも使えます。
とはいえ、Microsoft Officeなどのデスクトップアプリに慣れている人は、少しとっつきにくく感じるかも。今回は、Googleドライブをデスクトップアプリみたいに使う方法を紹介します。
なぜGoogleドライブか？
仕事でデスクワークをする人や、特別な機能を多用する人には、フル機能のオフィススイートが向いています。『LibreOffice』などのデスクトップアプリは、無料でMicrosoft Officeと同等の機能を備えています。とはいえ大半の一般ユーザーには、Microsoft Officeのような何千何百もの機能は必要ないでしょう。
機能が多くなれば、それだけプログラムも複雑になります。たしかにMicrosoftの『Word』は素晴らしいソフトですが、気軽に使うには重くて難解。また、実際のところ、Googleドライブはデスクトップのオフィススイートよりも使いやすいと言えます。
インターネット環境さえあれば、どこからでも、どんなデバイスからでも自分のすべてのドキュメントにアクセスが可能。機能はパワフルではありませんが、補って余りあるユーザビリティを備えています。とはいえ、Googleドライブには、オフィススイートに必須の機能がいくつか欠落しているのも事実。必要な機能がないときは、アドオンをインストールしてください。
Googleドライブの基本
Googleドライブにはたくさんのサービスがありますが、オフィスアプリは『ドキュメント』『スプレッドシート』『スライド』の3つです。以下、Googleドライブの基本機能を確認しましょう。
- GoogleドライブはMicrosoft Officeのドキュメントを閲覧、編集できる。
- Googleドライブは30日間の変更履歴を保存しており、過去のドキュメントを閲覧できる。また、何か作業ミスをしても、過去の変更履歴からドキュメントを復旧できる。
- GoogleドライブはOfficeと同じく膨大なテンプレートに対応している（履歴書、予算計画書、シラバスなど）。
- Googleドライブはコラボレーションツールやコメント機能を備えている。ただし、Wordの変更履歴機能に近いことをするにはアドオンが必要。
- GoogleドライブもOfficeと同じく、アドオンをインストールして機能追加が可能。
- Googleドキュメントのリサーチツールのおかげで、メモや研究資料の保管が容易に。
- Googleドライブのファイルすべては、Googleドライブアカウントに自動保存される。つまり、あらゆるPC、スマートフォン、タブレットからいつでもファイルにアクセス可能。
- Googleスプレッドシートは、基本的なフォーマット機能や、数式の編集、テンプレート、表計算機能、フィルタ表示機能を備えている。
- Googleスライドには、Powerpointのように見栄えのいいアニメーション機能はない。逆に、シンプルなおかげで、誰でも短時間に良質のプレゼンテーションを作成できる。
Googleドライブにはこの他のもたくさんの機能がありますが、デスクトップのオフィススイートと共通する機能はだいたい以上です。以下、スモールビジネスや、ライター、学生、そのほかデスクトップのオフィスソフトから離れたいすべての人に、便利なGoogleドライブの使い方を紹介します。
Googleドライブをオフラインで使う
Googleドライブはオンライン専用に見えるかもしれません。結局ウェブアプリなんでしょ...？ いえいえ。少し設定すれば、Googleドライブアプリはデスクトップアプリのようにオフラインでも使えます。設定に必要なのはGoogle Chromeだけ。手順は以下：
- Chromeでdrive.google.comにアクセスする。
- 「展開」をクリックし、「オフライン」を選択。
- 「アプリを取得」ボタンをクリックして、Chromeウェブストアを開き、Googleドライブアプリをダウンロードする。
- アプリがインストールできたら、ドライブのアイコンをクリック、「オフラインを有効にする」ボタンを押す。
この機能を最大限活用するために、作業を行うすべてのPCで「オフラインモード」を有効にしておきましょう。オフライン設定が済めば、ファイルはすべてGoogleドライブに同期され、インターネット環境がなくてもオフラインで作業を進めらます。PCのローカルフォルダやローカルファイルにアクセスする場合も、Googleドライブアプリをデスクトップで起動すると便利です。
Googleドキュメントでアドオンを使う
GoogleドキュメントはMicrosoft Wordのように多機能ではありません。たいていはそれで十分ですが、特定の機能を使いたいときは、最近導入された「アドオン」機能を使いましょう。シンプルかつ無料です。以下、おススメのアドオンを紹介します：
- Table of Contents：このアドオンは基本的な「目次」機能を提供します。Wordの目次と同じく、テキストやセクションを追加するたびにダイナミックに目次を作成してくれます。Wordほど強力でもないし、博士論文の執筆には物足りないでしょうが、ドキュメントの好きな場所へ一瞬でアクセスできて便利です。
- EasyBib：参考文献一覧を作成するのは面倒です。一般的なオフィススイートなら参考文献一覧を簡単に作成する機能を備えているもの。Googleドキュメントなら『EasyBib』が使えます。
- Track Changes：Wordのコラボレーション機能の中で一番の優れものは「変更履歴」機能です。このアドオンは、Googleドキュメントに変更履歴機能を追加します。
- Easy Header and Footer：GoogleドキュメントにはWordみたいにヘッダー、フッターを簡単に管理する機能がありません。このアドオンがあれば、ほかのドキュメントからヘッダーとフッターを簡単にインポートできます。
- Consistency Checker：Wordの整合性チェッカーは、枚数の多いドキュメントで書式の一貫性を保つのを助けてくれます。このアドオンは、Googleドキュメントに整合性チャッカーを導入します。
- DocumentMerge：Wordの「文書のマージ」機能は、ほかのアプリにはめったにないパワフルな機能です。このアドンはGoogleドキュメントで文書のマージを実現してくれます。
- Thesaurus：類義語を探すためにウェブ検索を繰り返したくなかったら、このアドオンです。Googleドキュメントに類義語辞典を導入してくれます。
Googleスプレッドシートでアドオンを使う
Googleドキュメントと同じく、Googleスプレッドシートでもたくさんのアドオンが使えます。Excelほどのパワフルさは望めませんが、数式の基礎を理解すれば、十分な機能強化が計れます。
- Styles：白黒のボックスが並んでいるだけのスプレッドシートに飽きたら、Excel並みのスタイリング能力をこのアドオンで導入しましょう。
- Merge Values：まさかですが、Googleスプレッドシートには、表計算の代表機能である「値のマージ」がありません。このアドオンを使ってください。
- Advanced Find and Replace：Googleスプレッドシートにもシンプルな検索置換機能がありますが、このアドオンはExcelみたいに強力な検索置換機能を追加してくれます。
- More Fonts：名前のとおり、このアドオンはGoogleスプレッドシートのフォントライブラリーを増やしてくれます。
- Template Gallery：初心者にはテンプレートがあると便利です。Googleスプレッドシートにもいくつかテンプレートがありますが、このアドオンは、膨大なテンプレートを追加してくれます。
ビジネスの現場で、Googleスプレッドシートがデスクトップの表計算ソフトを置き換えるには、まだ時間がかかるでしょう。とはいえ、支出管理や、メーリングリストの管理、生活情報の記録に使う程度なら、Googleスプレッドシートで十分です。
スクリプトでカスタム機能を追加する
Googleドライブの基本機能とアドオンで、十分にすばらしい作業環境を構築できますが、さらに先へ行きたいなら、「Google Appsスクリプト」に挑戦してみましょう。これらのスクリプトを使えば、思いつく限りの機能をGoogleドキュメントやスプレッドシートに追加できます。
Google Appsスクリプトは、Officeのマクロと少し似ています。マクロのようなシンプルな処理から、GoogleドキュメントをMarkdownに変換するような複雑な処理まで、さまざまな機能を追加できます。
自分でプログラミングを学ばなくても、ほかの人が作ったスクリプトを探して使うことができます。以下、オススメのスクリプトを紹介します：
- Remove duplicate rows：なぜこのような基本的な機能がGoogleスプレッドシートに無いのかはわかりませんが、このスクリプトは「複数行の削除」機能をスプレッドシートに追加してくれます。
- Add reminders to a spreadsheet：このスクリプトはスプレッドシートに小さなリマインダーを組み込みます。
- Merge spreadsheets into Google Docs or PDFs：表計算処理が終わった？ このスクリプトはGoogleスプレッドシートをGoogleドキュメントやPDFに統合してくれます。
- Schedule email messages：Googleスプレッドシートでこのスクリプトを使えば、Gmailメールをスケジュール送信できます。
- Convert between units：このスクリプトは、Googleスプレッドシートの中で、Excelのような素晴らしい変換機能を実現してくれます。
もし、あなたがExcelなどのデスクトップアプリを使っている理由が、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントに機能が足りないからなら、もうその必要はありませんね。Google Appsスクリプトがほとんどを解決してくれるでしょう。
Googleスライドを使いこなす
GoogleスライドはGoogleドライブ内で使えるプレゼンテーションソフトウェアです。Googleドキュメントやスプレッドシートとは違い、拡張性はあまりありません（今のところは）。とはいえ、Powerpointの機能の大半が益よりも害が多いのに比べて、Googleスライドは優れたプレゼンテーションを作るのに必要十分な機能を備えています。
Googleスライドを使いこなすコツは、基本機能に習熟することと、テーマの使い方を覚えることです。完成したプレゼンテーションは好きな形式で出力できます。パワーポイント形式だって可能。外出先のどんなコンピューターでもプレゼンテーションを実行できます（オンラインで公開することも）。
無料や安価なパワーポイント代替ソフトはたくさんありますが、大半の人にとってはGoogleスライドで十分です。
オフィススイートに何を求めているかをじっくり検討すれば、ほとんどの人にとってGoogleドライブで十分なのがわかるでしょう。フル機能のパッケージを買うのではなく、必要に合わせてアドオンを追加して使えば、使い勝手が良く軽快なオフィス環境を構築できますよ。Thorin Klosowski（原文／訳：伊藤貴之）
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