約束ややるべきことを減らそうとしても、それは後から後からやってきて、なかなか実現が難しいのが現状です。どのメールも返信を求めてくるし、どの電話も話すことが尽きなくて切れないし、出席しなければならない会議も増えるし、ToDoリストはどんどん長くなっていきます。
そんな状況で、一番身につけなければならないのは、相手の要求をコントロールするスキルです。私はそのスキルは偏向を身につけることだと思っています。相手の要求を断るのではなく、むしろうまく優先順位を付けて、それができる時間を見つけだし、その要求を受けるかどうかの決定を下すときに準備万端でいる能力に磨きをかけることです。
今回は、私が大量の予定や要求でまいってしまわないように常日頃からやっている戦略を5つご紹介します。
1. 返答する前にスケジュールをチェックする
「時間ありますか？」と聞かれて「無いです」と答えるのは気が引けます。これは、質問自体が相手を困らせるものです。誰かが私に何かをして欲しいと頼んできたら、私はいつも要求を受けるかどうか決める前に必ず「スケジュールをチェックしなければ」と答えるようにしています。相手の要求を受けるのか、その時間はあるのか、どれくらいやりたいのかなど、考える時間を取ることができます。すぐに答えなければならないというようなプレッシャーを感じることはありません。考える時間と心の余裕があった方が、結果的により良い決断ができています。
2. 情報は必ずしっかりともらう
誰かがアドバイスやヘルプを求めてきた時は、どんな内容であれもっと詳細な情報を教えてくれるように言い、相手が具体的に私にどうして欲しいのか、いつまでにそれをやって欲しいのかを説明してもらうようにします。そのような具体的な情報を手にしてから、決断を下します。少なくとも、相手が私に対して時間と労力を使わない限りは、同じだけの時間も労力も使わないということです。
3. 自分の時間をお金に変える
作家として、司会者として、多くの人が私に無料のアドバイスを求めて連絡をしてきます。週に300通以上のメールが来ることもあります。ほとんどが、仕事のある特別な局面においてどうすればいいかという質問です。かつては、それらの質問やメールすべてに答えようとしていたこともありました。しかし、すぐにすべての人の質問に無料で答えるほど、私には時間が無いことに気付きました。それで私は「マンツーマンパッケージ」を導入しました。これは、500ドルで私に質問ができるという商品で、答えはSkypeでのコンサルや、私の本を勧めるというものです。アドバイスをするビジネスを始めたのだとうまいこと説明をすると、10人に1人はこのパッケージを買ってくれます。残りの9人は2度と頼んできません。
4. 罪のない嘘をつく
これは数年前に編み出した方法です。出張に行く前日は、いつも信じられないほど予定が詰まっていて、かなりストレスでした。それで、私は出張に行く日を嘘をつくようになりました。実際よりも1日早く出るように言うのです。そうすると、出張に行く前に対応しなければならないクライアントやスタッフにも、すべてきちんと対応できる日が、1日確保できるようになりました。この方法は今でも使っていますが、いつもストレスも疲れもなく、スッキリとした気分でリラックスして旅立てます。
5. 断りやすくなる方法を考える
誰かから何かを頼まれた時に一番難しいのは、相手の気を悪くしないように断ることです。数年前、私は無料で奉仕していたプロボノの仕事が手に負えなくなってきたことに気付きました。わずかなチャリティのために、週に丸2日無料で仕事をしていたのです。
これ以上何も変わらなければ、すぐにその組織が提供しているサービスが逆に私にとって必要になることが分かりました。しかし、先方の要求を断るのはかなり大変です。それで、断るのではなく、チャリティの仕方を変えることにしました。
その仕事に関わるのは最大でも週8時間と決め、一度やったことはそれまでとしました。手伝って欲しいという要望を受けた時は、私の関わり方を伝え、事前にスケジュールをきちんと決め、8時間経ったらどのような状態でもそれまでとすることにしました。基本的には、罪悪感を持たずに頼まれたことを断れる手順を作ったということです。
今の世界は恐ろしいほど速いスピードで動いており、いつ何時でも簡単に誰かに連絡をすることができます。一歩間違えると、すべてが間違った方向に行きます。複雑な状況は、かなりのストレスになります。頼まれたことを断ることにさえ、時間を費やさなければなりません。私は、毎日午前中と午後に1時間ずつ、予期せぬことに対処する時間を設けています。また、毎月最低でも1日は、やりかけの仕事以外は何もしない日を作っており、これでかなり楽になっています。
誰かからの要求をうまく管理できるようになればなるほど、人生や生活のあらゆる状況が効率よく回るようになります。
Overextended？ Here are 5 Polite Ways to Say No｜Inc.com
Andrew Griffiths（訳：的野裕子）
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