PDFのこと実は何も知らないかも!? Acrobat XIで仕事効率化をはかる7つのPDF活用術

Acrobat XIで便利になった7つのこと

1．紙資料のスキャンでも文字検索ができる

雑誌や本など膨大な紙資料からネタを探すことが多いのが、私たち編集の仕事。でも、例えすべての資料に目を通していても見落とす可能性があります。そんなときに役に立つのが「スキャンされたPDFを最適化」する機能。やることは、既にスキャンされたPDFファイルをAcrobatで開き、［表示］－［ツール］－［文書処理］にある「スキャンされたPDFを最適化」をクリックするだけ。

いままで画像として認識されていたスキャン画像から自動で文字情報を読み取ることができるので、文字検索が可能になりました。膨大なスキャン画像から探したいワードをすぐに検索してピックアップすることができます。

新しい資料はデータで残っているけど、中身はスキャンした画像データ。しかも大量に...。こんな状況だと、古い資料から必要な情報を探し出すのは、時間も手間も相当かかってしまいますよね。こんなシーンでも、文字検索ができれば、かなりの時短につながりそうです。会議やプレゼンなど紙資料が多い人にとっては、欠かせないツールになりそうです。

2．PDF資料のちょっとした手直しもラク

「資料は手元にあるけれど、PDFしかない」というような経験のある人は、多いと思います。PDF資料をちょっと修正したい、というとき、どうしていますか？

私たち、編集の仕事でも企画書作りやプレゼンシート作りは日常茶飯事です。

その際、たとえば「資料も作り終わって、さあ最終チェック」というときにありがちな、ぎりぎりのタイミングでの誤字脱字が発覚するというパターン。元データは担当者が持っているけど、簡単な修正なので自分でパッと直してしまいたい。そんなとき、手元にあるPDF が直接編集できると、大変助かります。

そんなときに、Acrobat XIの「テキストと画像を編集」機能を使えば、PDFを直接編集することが可能になります。テキスト修正やフォントの変更、画像の差替えやサイズ変更も簡単にでき、閲覧のみで活用していたPDFが"編集できる"文書に様変わり！　

さらに、ワード、エクセル、パワポへの書き出しも簡単にできるので、PDFでしかなかったプレゼン用資料も再利用できるようになり、時短効果抜群です。

3．企画書や見積書、画像などをひとまとめに

ワードの企画書やパワポのプレゼン資料にくわえ、大量のロケハン画像。このやっかいな複数のファイルたちを、先方にメールで送らなければいけない。

というようなことは、私たち編集の現場ではよくあること。そんなときは、相手に申し訳ないと思いつつも、何通にも分けて送ったり、複数のファイルを添付してしまったり...。その悩みを解決してくれたのが「複数のファイルを1つのPDFに結合」できる機能。ワードやエクセル、パワポをはじめ、画像やWebページなど、あらゆるファイルをひとつにまとめることができます。ファイルの順番の並べ替えもドラッグ＆ドロップであっという間に完成。

一般的な仕事のシーンでは、クライアントに提出しなければいけない資料は複数あるけど、「意図した順番で読んでくれるか不安」「圧縮してひとつのフォルダにまとめても、結局複数ファイルになってしまう」というときなどに効果的だと思いました。こちらの気負いも、メール受信者の迷いもなくなり、よりスムーズに仕事を進められるのではないでしょうか。しかも、データのサイズもを圧縮する設定もあるので、メールでの添付送信が容易になります。ビジネスマナーとしても覚えておきたい機能ですね。

4．資料の不正な改ざんや情報漏えいを防止

発売前の商品や個人情報など高度なセキュリティが求められる時代。データが意図しない人に転送されたりコピーされてしまったり、プリントアウトされて外に漏れてしまったりという危険もあります。そこで、文書保護のために使いたいのが、Acrobat XIのセキュリティ設定です。

まずは、クライアントと編集部員に確認してもらうPDFで試してみました。文書を開く際のパスワードはプロジェクトに関わる全員に求め、文書編集の権限は編集部内のスタッフのみ、また個人情報が多い資料の際には、クライアントにも文書コピーと印刷の制限などを設定しました。

以上の設定は、一度セキュリティポリシーとして作成すれば、以後簡単に文書に適用できます。新商品のリリースや研究成果など、大切な情報をインターネットを通してやりとりをすることが日常となったいま、細かいセキュリティ管理を追求するのは当然のビジネスマナーだと思います。

5．アンケートの収集も、PDFで簡単に

編集の仕事では、読者の皆さんからお気に入りのアプリやソフトウェアなど、アンケートを取って記事にすることもあります。ちょっと前までの、アンケート調査では、FAXやメールでひとつひとつ送り、回収してさらにデータを集計する、という細かい工程が必要でした。

この煩わしい作業を、Acrobat XIとAdobe FormsCentralオンラインサービスを組み合わせて使うと、かなり効率的にこなすことができます。Adobe FormsCentralを使うと、豊富なテンプレートから簡単に電子フォームが作成できます。作成した電子フォームの配布・収集はオンラインで簡単に行うことができます。収集結果は自動的にリアルタイムで更新されるので、結果をExcelファイルに書き出して、棒グラフや円グラフで確認することも可能です。

いままで、「アンケートは毎回、イチから作っていた」「回収後に文字や数字をピックアップして入力すると、分析の時間が...」など、負のスパイラルに陥ってしまっていた人も、この機能を使うと、効率が格段にあがると思いますよ。

＊FormsCentralオンラインサービスは別売りのサービスです。

5．資料の確認作業をペーパーレスで

これはウェブではなく、雑誌などの場合ですが、編集の仕事では、プリントアウトした原稿に赤ペンで修正を書き入れて、記事を仕上げていくという作業を蕭々とおこなっています。しかし、取材相手に修正を書き込んでもらったり、上司のチェックが入ったりと、その確認作業にタイムロスが生じるという悩みがありました。そこで、PDFにオンライン上で修正や追加メモをいれていく機能（「共有レビュー」）を試してみました。

この機能を使うと、オンラインで招待された全員が追加メモを書き込め、ひとつのPDFにすべてのフィードバックを集約することができます。電子スタンプもあるので、確認した人を迅速に把握することもできます。

社内で資料を回覧して上司に承認を得る際に、もっと効率の良い方法がないのかを模索している人にとってもありがたい機能です。この機能を使えば、ペーパーレスでスムーズに進行できるので、"エコ"と"仕事"の両立ができるのもポイントです。

7．Webページは、手間なくPDF化する

Webにアップされた自分が関わった記事は、今後の資料としてデータで保存しておきたいもの。また、気になるWebページをジャンルごとにわけてPDFでストックしておくと、仕事の効率化にも繋がります。

Acrobat XIでは、Internet Explorer（※）、Chrome（※）、Firefoxの各種ブラウザのWebページをワンクリックでPDF化することができます（※Windows版のみ）。実際にFirefoxで試してみたところ、ブラウザのツールバーにAcrobat XIのアイコンが表示され、気になったページを手間なくPDFにできました。ページ全体か、選択した部分のみをPDF化するかを選べて、きちんとリンクも保持されます。また、複数ページにわたるWebサイトもひとつのPDFに結合できるので、「Webページごとに大量のファイルが作成されごちゃごちゃになる」こともありません。

Web ページをブックマークしたけど、久しぶりにページを開いたら削除されたり更新されたりしていて、読みたかったページが読めない...。という悲しい思いともサヨナラできそうです。

会社に、グループに。あると便利

改めて振り返ってみると、日々のタスクフローには、効率化できるはずの作業がたくさんあります。Acrobat XIを試してみて感じたのは、個人レベルの仕事のスピードが確実にあがるということ。ということは、会社やチームで導入した場合、その効果は倍増するはずです。

Acrobat XIは有料ソフトですが、無料体験版を試すことができるので、一度、日々の仕事に取り入れてみてはいかがでしょうか。仕事の効率化を計って、さらにセキュリティ管理の質をあげる。この仕事のスタイルは、これからの時代のスタンダードになりそうな気がします。

『R25』のページでは、Acrobat XIを使い仕事をコンパクトにこなすコツを、勝間和代さんが「アクロ経済学」として〈資料準備編〉〈共同作業編〉〈資料共有編〉の３つにわけて紹介しています。それぞれ約5分ほどの動画で、勝間さんがAcrobat XIのポイントを説明してくれるので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

こちらは<共同作業編>。社員間でのファイルのやり取りについてわかりやすく解説されています。