99U：これまでに会議を揶揄するコマーシャルやマンガが数多く描かれてきました。そう、多くの人にとって会議に参加するよりも仕事を進める方がずっと大切なはずです。

では世の生産性の高い企業は、どのように会議を意義あるものにしているのでしょうか？ いくつかを紹介しましょう。

Apple

Steve Jobs時代のAppleは、創業時の原点に忠実であることを徹底していました。

  • すべてのプロジェクト要素に「DRI」を：米誌「Fortune」のAdam Lashinsky氏によると、Appleの会議では、アジェンダの各項目の横に、必ず担当責任者（DRI：Directly Responsible Indivisual）の名前が書いてあるといいます。すべてのタスクにタグ付けすることで、「誰がやるか」で混乱することはほとんどないそうです

  • 常に議論する／される準備を：Jobs氏が社員を質問攻めにする能力については、数々の逸話が残っています。時には社員が涙を流すこともあったとか。職場に涙は不要かもしれませんが、誰もが自分のアイデアを守ること、そして真摯な批判的精神を持って働くことが大切です。守るべきアイデアのない者は、会議に参加する資格などないのです

Catalyst

米国南部のクリスチャンリーダーによるグループ「Catalyst」では、会議をポジティブかつゆるいものにするというルールを定めています。

  • 答えは常に「Yes」。付け足しはOKだが否定はNG：常に肯定的な雰囲気を保つことで最初の発言を促し、アイデアの流れを促進することが目的です

  • 30分おきに休憩をとる：会議が30分を超える場合、席を離れて頭を休める時間が必要です

  • 制限なしで考え、夢を描く：制限は後からかけるもの。今は必要ありません

Google

Googleのビジネスオペレーション担当副社長Kristen Gil氏は、同社のビジネスパートナー向けサイト「Think With Google」に掲載された記事において、2011年は原点回帰を意識したとコメントしています。その一環として、会議へのアプローチも再考したそうです。

  • すべての会議に明確な意思決定者を：「Google+」の発表後90日間で100の新機能を追加したときに、このアプローチが役立ったそうです

  • 参加人数は10人まで：「会議への参加は名誉の印ではない」とGil氏は語ります。

  • 意思決定は会議を待つな：会議を待っていたら、会社のスピードが遅くなります。何かを決めるのにどうしても会議が必要であれば、できる限りすぐに開催しましょう

  • アイデアと会議を切り捨てろ：Larry Page氏は、Eric Schmidt氏に代わってCEOに就任したとき、「Buzz」、「Code Search」のほか、いくつかのデスクトップアプリケーションを素早く切り捨て、リソースの集中を図りました。この集中こそ、会社のあらゆる側面に浸透させなければなりません。もちろん会議も例外ではありません

37Signals

37Signalsの場合、会議は存在しません。議論はIM（インスタントメッセージ）とEメールに限定。同社のベストセラー本『Rework』では、「会議の1分をなくせば、仕事を1分進めることができる」ことを強調しています。さらに2011年には、「全国会議ボイコットデー（National Boycott a Meeting Day）」を定めるなど、会議の撲滅にはかなりの力を注いでいるようです。同社でどうしても会議が必要な場合は、以下の3つのルールを守らなければなりません。

  • 短くする：とにかく短く。タイマーを使って終了時間を徹底すること

  • アジェンダを定める

  • できるだけ少ない人数で

Reily

ニューオーリンズを拠点とする食品会社Reilyは、Robert Sutton氏の著書『Good Boss, Bad Boss』において紹介されています。同社の会議は、アジャイルソフトウェア開発で有名になった「スタンドアップ」形式。つまり立ったまま議論をします。

  • 会議はいつも決まった時間に：社員の足並みをそろえ、予期せぬ中断で仕事が妨害されないようにすることが目的です

  • スタンドアップの目的は、解決ではなくコミュニケーション：スタンドアップミーティングを定期的に開催すれば、「コミュニケーション不足」を言い訳にすることができなくなります。複雑な議論は個別の会議に委ね、スタンドアップミーティングではコミュニケーションに徹します

Technically Media

AppleやGoogleほどではありませんが、筆者が創業したTechnically Mediaでも、会議を有益なものにするための取組みを行っていました。会議は週に1度だけとし、進捗管理のほか、新しいアイデアの提案、問題解決なども行います。その際、タイムテーブルと会議の構成は厳密に守らなければなりません。詳細については、共同創業者のChristopher Wink氏が個人ブログに記しているので、その一部を抜粋します。

  • ブレインストーミングでは判断しない：仕分けや批判をする前に、アイデアの収集に集中する

  • 問題ではなく解決策を持ち寄る：会議中に解決策を議論していては、大切なコミュニケーションタイムを無駄にしてしまいます。解決策を提案できないのであれば、その議題は次回に持ち越すか、個別の会話の中で議論すべきです

  • 前回からの「宿題」をレビューする：参加者に先週起こったことを思い出させるだけでなく、参加者の責任感を保つことができます

あなたの組織では、会議をどのように進めていますか？　この他社のやり方を参考にして、自分たちの文化にあったスマートな進め方を考えてみてもよいかもしれません。

How To Run Your Meetings Like Apple and Google | 99U

Sean Blanda（訳：堀込泰三）

Photo by David Wall （Flickr）