先週、Gmail・GoogleカレンダーのデータをSkyDeskへインポートする方法、ならびに無料の名刺管理Webアプリ「Cards」を使った名刺管理術を解説しました。
その記事の名刺管理術の話のなかで、
リレーションが構築できれば、SkyDeskの顧客管理アプリ「CRM」で管理するもよし、従来のようにメールの連絡先に登録して、こまめに連絡をとるもよし
などと記しておりましたので、今回はそれを受けて、名刺を見直さなくてもよくなった相手とのコミュニケーションをSkyDeskの「CRM」で管理する手順と方法を解説すると致しましょう。フリーランスなど、個人で管理するのに最適な無料ツールですので、フリーランサーはぜひ。
■まずはCardsからCRMへインポート
念のためにおさらいしますと、
- 全部の名刺を、常に参照する必要があるかというと、実はない
- 参照すべきは「関係性を構築しつつある人」
- ということは、「関係性を構築できた人」「関係性を構築しなくていい人」の名刺はいらない
- だからCardsで管理するのは50枚限定でいい
と、こんな趣旨の話を前回書きまして、名刺を削除するところまで解説いたしました。このうち「関係性を構築できた人」の情報管理を、引き続きSkyDeskの「CRM」で行うわけです。
同じSkyDeskに包括されたアプリが故、CardsからCRMへのインポートはすこぶる簡単。
SkyDeskにログインし、「セールス」の「Cards」からCardsのTOP画面に移動します。CRMへデータを移したい名刺にチェックを入れてメニューの「ファイル＞Contacts/CRMに出力」を選択します。
続いて上記のメニュー画面から出力先の種類を選びます。「CRM」では見込み客を「リード」、それよりも一段上のレイヤーに位置する相手を「取引先」と分類しています。今回の名刺管理では「見込み客から取引（予定）先になった人をCardsから移行する」ため、「CRM」の「連絡先」へとインポートします。
■「商談」を使って案件ごとに管理連絡先へとインポートした、名刺データは「取引先」に入ります。会社との取引が進行する場合は取引先に紐づく形で「商談（案件毎の連絡メモ・付随データを管理）」を追加、フリーランスなど個人との取引になる場合は個人名を取引先として設定できます。
新規案件が舞い込んできたら、メニューから「商談」をクリックします。「新しい商談」の画面で、項目を埋めていくと、1つのレコードができあがり。
1つの商談に対して、連絡先と紐付いた「取引先名」「連絡先名」のほかに、金額、商談名、ステージ（ステータス：「条件確認」「ニーズの分析」「提案」「意思決定」「見積りの提示」「交渉」「受注」「失注」「競合選択による失注」の9種類から選択。選択すると「確度」も自動で入力されます）といった基本的な情報のほか、「詳細情報」「ステージ履歴」「競合企業」「添付」「未完了の活動」「完了した活動」「メール」「問い合わせ」といった、これだけあれば殆どの業務では事足りると思われる、情報欄があらかじめ用意されています（左のキャプチャをクリックすると、拡大して、商談の入力項目を一覧できます）。案件毎に書類やメール、メモに連絡先をまとめたいのに、無料のツールではなかなか見つからないのはよくある話ですが、SkyDeskのCRMを使えば、「商談」の一覧から案件を選択してすべての履歴やアクションをまとめて見られます。もうメールを振り分けるフィルタの海に溺れなくてもいいわけです。
現在の所、残念ながら一部の機能（「見積書」「受注書」など）が使えませんが、添付はできますから、従来通りに見積や請求書を作って、添付しておけば用は足りますよ。
■商談や各種データがたまってきたらダッシュボードでグラフ化できる 上記2つの手順（「Cardsからの連絡先インポート」と「商談の作り方」）を把握しておけば、CRMで行える基本的な業務はバッチリ。あとは国盗りシミュレーションゲームの内政フェーズのごとく、徐々に国力ならぬ取引先・案件データを蓄積していけばいいのです。するとこんなことも。「CRM」では、「ダッシュボード」の機能で、蓄積した案件データをいろいろな切り口からグラフで表現できます。会社であれば、こういう数字を管理したり、共有するのって意外と大切ですよね。でも共有するために、数時間Excelとにらめっこしたり、眠すぎる会議に出たりするのは無駄というもの。そこで、このグラフ化機能が使えます。
ダッシュボードのほかにも、商談の一覧をCSV形式でエクスポートできたり、もちろん連絡先もCSV一括書き出し・選択したものだけ書き出しできます。今週アポを取った相手の一覧や、今週進捗のあった得意先リストなんかも、CRMにデータを入力しておけば、簡単に作れるわけです。「このダッシュボードのグラフを見せれば、営業報告が一発で終わる！」と思った方には、こちらからSkyDeskのアカウント作成をぜひ。
今回も前回同様、他メディアで詳細な解説をしてくれていますので、ライフハッカーの過去記事「Gmailをも補完する「名刺管理」が特徴の、SkyDeskをすぐに使いこなす3つのTips」と合わせてご覧あれ。また、SkyDesk公式サイトには、一連の業務プロセスを解説したサポート・ビデオがあります。こちらもご参考にどうぞ。
（常山剛）
