会議スケジュール用ウェブアプリ「TimeBridge」では、ユーザから「会議時間を短縮する方法」についてアイデアを募り、そのポイントを、以下の5つの法則にまとめています。
1: 事前に計画する会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。
2: 参加者を厳選する会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。
3: 会議に集中させる携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる。
4: 時間をマネジメントする貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。
5: ToDoの担当者をきちんとアサインする会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議がおわったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。
このほか、会議にまつわる効率化術としては、ライフハッカーアーカイブ記事「まとめ：あくびのでるような会議にしないための10選」でまとめられています。ダラダラ会議にお悩みの方は合わせて参考にしてください。また、Twitterの#45minmtgでは、各ユーザのアイデアが投稿されていますよ。みなさんも、とっておきのコツがありましたら、ぜひこのタグを使って、世界のTwitterユーザたちと共有してみてくださいね。
ちなみに、会議スケジュール用ウェブアプリ「TimeBridge」は、無料で使えます。もちろん、45分での会議時間設定も可能です。ご関心のある方は、こちらのページからユーザ登録をどうぞ。
The 45 Minute Meeting [TimeBridge]
Kevin Purdy（原文／訳：松岡由希子）
