何も決まらないまま、ダラダラと続く会議...。会議自体の生産性はもちろんのこと、場合によっては、参加者の他の業務にも影響してしまい、仕事全体の生産性すら下げてしまいます。そこで、「会議時間は22分限り」という究極の短時間会議術をご紹介しましょう。
ブロガーのScott Berkunさんは自身のブログで、Nicole Steinbokさんが提唱する「22分会議」のアイデアを紹介しています。事前にアジェンダや資料を参加者に共有し、実際の会議時間は「22分間」のみに限定することで、会議の効率性をアップさせるというのがコンセプトです。
具体的な流れは、以下の9ステップです。
- 22分間で会議を設定する
会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。 - アジェンダを作る
アジェンダは会議にとって有効なもの。ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか？」が参加者にも理解されやすい。 - 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する
会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。 - 時間どおりに開始する
意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。
- いよいよ、会議本番！
主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。 - 原則としてPC持ち込み禁止
会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。 - 携帯電話の持ち込み禁止
例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。 - 「脱線」はなるべく避ける
アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。 - 議事録はなるべく早く共有する
議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。
ちなみに、この「22分会議」の一連の流れをまとめたポスター（※PDF）もあります。社内や部署内で採り入れようとお考えの方は、会議室などにペタっと貼っておくのもいいかもしれません。
このほか、会議効率化のコツ集としては、ライフハッカーアーカイブ記事「まとめ：あくびのでるような会議にしないための10選」もあわせてどうぞ。
The 22 minute meeting [ScottBerkun.com]
Lisa Hoover（原文／訳: 松岡由希子）
