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「社員のワクワク」から始めたオフィス移転。リモートの課題を解消

author ライフハッカー[日本版]編集部

Sponsored By talentbook

「社員のワクワク」から始めたオフィス移転。リモートの課題を解消
本社移転先のシェアオフィス
Image: talentbook

障害者の総合就職・転職サービスなどを手掛けるゼネラルパートナーズ(以下、GP)は、2021年9月1日に本社移転しました。

移転先はシェアオフィス。加えて社員は、約300カ所あるサテライトオフィスで仕事をすることも可能です。

自由度を高め、働きやすい環境を作ろうと先陣を切って走るGPコーポレート部門長の東海林恵一さんが、本社移転と社員が「ワクワクする人生」を送ることにかける想いについて語りました。

本社移転が決定。行き先はシェアオフィス

本社をシェアオフィスに移す──。

2021年9月、GPは本社を移転する方針を固めました。

そもそも移転に至った背景には、本社ビルの建替えにより、2021年11月中の退去を迫られての決定で、場所や広さについては未決定。そこで2021年5月から本社移転プロジェクトが立ち上がり、コーポレート部門長の東海林さんが中心となって計画を進めてきました。

今回の本社移転プロジェクトは、GPのクレド(企業理念)である『誰もが自分らしくワクワクする人生』を目指す一環としての取り組みと捉えています。そのクレドを実現するひとつのプロジェクトという位置づけでスタートしました。

東海林さんが率いるコーポレート部門では、「仕事の充実も人生の充実も最大化する」という方針を掲げ、これまでも、働く個人の人生を起点としてライフステージに合わせた価値発揮ができるような制度を構築してきました。

たとえば、オフィスの中で固定席を持たず自分の好きな席で働くフリーアドレスや、総労働時間を決めておき、個人の都合で働く時間を自由に決めることができるフルフレックス副業や在宅就労などが行える制度を導入しています。そうしてさらなる高みを目指そうとしていた矢先に、コロナ禍に突入したのです。

2017年から在宅勤務を導入していたのですが、当時は積極的な活用には至っていませんでした。しかし、2020年4月の緊急事態宣言直後から本格的に稼働しはじめ、2021年現在では本社に出社する社員は、1割前後にまでなっています。

こうした変化により、本社移転に関しては、移転先の場所や大きさだけではなく、本社そのもののあり方を再定義する必要があると考えるようになったのです。

上位概念から本社移転を考え、全社的な課題を解消する手段と捉える

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Image: talentbook

急激な在宅勤務へのシフトにより、現場からはさまざまな声があがりました。

たとえば、子育て中の社員からは「通勤時間がなくなったことでフルタイムで働けるようになった」、家族の都合で地方へ戻ることになった社員からは「場所を問わず仕事を続けることができた」と前向きな声がある一方で、業務上のコミュニケーションがとりにくくなり、仲間とのつながりが感じられないとの意見も聞こえてきました。

現状の課題も洗い出しながら、本社移転もその一環として実現していかなければなりません。本社移転自体を目的として考えるのではなく、本社移転は全社的な問題や課題を解消するためのひとつの手段だ、と捉えるようにしたのです。そこで、より上位概念から見直していくことになりました。

本社移転にあたり、まずは経営サイドで意義を協議するプロセスを設け、3つの大きな方針を掲げました。そこで決まった3大方針は、以下の通りです。

  1. クレドの体現につながること
  2. 柔軟な働き方の推進・コミュニケーション課題の解消を実現すること
  3. 柔軟に変化対応できるオフィスにすること

最初に決めた方針が、1つ目に掲げた『クレドの体現につながること』でした。

GPでは一緒に働く仲間として、仕事だけではなく生活も含めて充実させることが、ひいては会社に関わるみんなの人生をより豊かにしていくのだと信じています。私たちには、『ワクワクする人生』を社員に提供する責務がある。仕事もそうですし、人生を通してみんながもっとワクワクできるようにしていきたいと考えています。

2つ目は、柔軟な働き方の推進やコミュニケーション課題の解消を実現すること。そして、3つ目の方針は、柔軟に変化・対応できるオフィスにすることです。

時流に合わせて変化し、最適解を見つけ出すための柱となる3大方針に従って、移転先の検討がはじまったのです。

3大方針をもとに移転先を検討。利用目的に合わせオフィスを柔軟に活用

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バーチャルオフィス
Image: talentbook

こうして掲げられた3大方針をもとに、プロジェクトチームでは現状の課題を把握するため、全社員にアンケートを実施することにしました。

その結果、ソフト面でいくつかの課題が見えてきました。そのひとつが「柔軟な働き方」です。

アフターコロナでは、7割以上の社員が在宅勤務で、出社したとしても週1~2日程度。現状をふまえると、全社員がリアルにひとつの場所に集まるのは想定しづらい状況でした。

また、生産性を上げる『理想の働き方』について聞いたところ、在宅を中心としながらも地域のシェアオフィスなどをうまく活用すべきだ、という回答が一番多かったのです。

シェアオフィスとは、複数の企業がひとつのオフィス空間や設備を共有する貸しオフィスのこと。アンケートの結果を受けて、移転先を選定するにあたっては、本社をこうしたシェアオフィスの中に置くとともに、地域のシェアオフィスも広く有効活用できるように検討を進めました。

“目的があるからオフィスを利用する”という考え方です。リアルな本社ビルを持つことよりも、利用目的に合わせて柔軟に活用できるほうが大切ではないかいう仮説を立て、箱ものを準備するのはやめました

本社という「場所」ありきの発想から脱却し、本社もシェアオフィスに構えることで、初期投資も抑えることが可能となりました。

シェアオフィスであれば場所は柔軟に選べるので、顧客サービスの観点からも利便性を上げることにつながります。また、業務や個人の働き方によってオフィスを選択できるのもポイントです。

たとえば自宅から自転車で行ける範囲にシェアオフィスがあれば、効率よく仕事ができるのではないかと考えました。本社に加えて地域のシェアオフィスもうまく活用すれば、より柔軟な働き方を実現できます。

アンケートの結果見えてきたもうひとつの課題は、「社員間でのコミュニケーションのあり方」です。

コロナ禍で在宅になった影響は大きく、チームを超えたコミュニケーションの機会が絶対的に不足しています。

アンケートによると、『コミュニケーション機会が不足している』という回答が54%ありました。さらに、『イノベーションなどにつながる創発のためのコミュニケーションが不足している』と答えた人は67%にのぼりました。この結果からもわかるように、コミュニケーションの課題を解決しなければなりません。

本社移転というハード面の変化と合わせて、ソフト面での改善を進めていくことが移転の成功につながる。そう考えた東海林さんは、ハードとソフト両軸での取り組みを進めています。

ソフト面での改善策として、目的別のコミュニケーション機会設計を検討しています。たとえばバーチャルオフィスを活用して、各事業の将来について意見を出し合う機会を作る。そこで全社的な懇親会を開いてみるとか。

自然に集まるのではなく、コミュニケーションの機会を設計するなど、新しいモノ、コトにどんどんチャレンジしていこうと思います。

本社移転は通過点──新しい働き方を実践することが未来につながる

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Image: talentbook

社員たちがシェアオフィスで働く日がまもなくはじまります。

今後、本社の役割や従業員の数も変わると想定しています。変化に合わせて本社のあり方、働き方を考えていく体制が本格的にスタート。ですから、本社移転をして終わりではありません。ひとつの通過点という位置づけです。

GPは、世の中を不自由にしている社会問題と向き合い、事業を通じて解決することを志として掲げています。だからこそできることがある、と東海林さんは語ります。

家庭環境の変化、たとえば育児や介護などによって働き続けることが難しくなることもあります。そのような状況を踏まえた上で、長く働き続けることができる環境を社員にも提供したいです。

実家や地方、海外も含めて、どこに行っても働ける環境を作りたい。どこにいてもGPの社員になれるようにしたい。それが目標です。

また、通勤が難しい、地方在住でなかなかマッチする求人と巡り会えない障がいのある方の働く機会を増やすことはGPの使命のひとつ。新しい働き方を自ら実践して広げていくことも、今後につながっていくと考えています。

新しい働き方を率先して実践し、クライアントや社会に広く発信していくことが大切です。テレワーク、シェアオフィスといった柔軟な働き方が選択できることは、非常に多くの雇用創出につながるチャンス。この可能性を信じて、障がいがあっても働きやすい環境を、これからもどんどん模索していきます。

本社移転プロジェクトを通して、社員の仕事、そして人生そのもののあり方をドラスティックに考え直したGP。東海林さんは未来を見つめて、みんながワクワクできる社会を目指し、これからも邁進していきます。

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Source: talentbook

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