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「大量のメール」に時間を割かないための4つの整理術

author Shannon Flynn - Lifehacker US[原文](訳:春野ユリ)
「大量のメール」に時間を割かないための4つの整理術
Photo: NicoElNino (Shutterstock)

1日に受け取るメールの数はかつてないほど多く、増え続ける一方の迷惑メールの中に重要な情報が紛れ込んでしまっているのではないでしょうか。

登録した覚えのないニュースレター、絶対に登録していないショップのキャンペーンが、カレンダーの招待やクライアントからの急ぎの問い合わせなどと混ざってしまいます。

その結果、受信トレイがいつも気になって仕方がない状態に陥っています。

メールが常に気になる状態から脱却するには

このような状態は大変ありがちであることから、受信トレイに気を取られないようにするための効果的な方法をこの記事で考案するのかなと思うかもしれません。

しかし、自分の内側にあるものを多少は満たす必要があるので、メールに気を取られ過ぎないようにするためには、多層的なアプローチをとることが最も効果的かつ現実的な方法でもあります。

メールの通知をミュートにする

最もわかりやすいことから始めましょう。メールの通知をミュートにしていなくて、延々といろいろな通知音が鳴っているようなら、そこから変えてみましょう。

スマホを「お休みモード」に切り替えるか、メールアプリの通知を無効にしてください。

PCでメールの通知を受け取っている場合は、それもミュートにしましょう。一番簡単な方法は、受信トレイの設定から通知をミュートにすることです。

利用しているメールサービスを開いて、「設定」に行き、「通知をオフにする」というオプションを見つけてください。

受信トレイをチェックする時間を決める

もちろん、重要な情報を見逃さないためには、どこかの時点でメールをチェックしなければなりません。

通知がオフになっているので、5分か10分おきに受信トレイをチェックして、不慣れな静けさの中で何が届いたかを確認したくなるかもしれません。

しかし、ここで重要なのは、毎日同じ時間に受信トレイをチェックするように訓練することです。

日に2回(午前中に1回、午後に1回)、受信トレイチェック専用の時間帯を決めてください。

少なくとも何時間かは間隔をあけ、他の日常業務と重ならない時間帯を選びましょう。

また、同僚にもこのスケジュールを知らせておくと、いつこちらからの返信を受け取れるのか、緊急に返信を受け取る必要がある場合はどうやって連絡すればいいのかわかってもらえるので便利です。

返信メールは簡潔にする

スケジュールした受信トレイ確認時間を有効に使うことで、メールに気を取られにくくなります。

1通のメールに返信する時間はせいぜい3分程度にして、3行以内に収めるようにすれば、より迅速で簡潔な返信ができるようになります。

また、メールを送信者別にソートすると、上司や新しいクライアント、現在のプロジェクトのパートナーからのメールなど、緊急性の高いメールを最初に見つけることができます。

あと、メールの件名に目を通すと、真っ先に注意を払うべきメールを把握できます。重要なメールを先に読んでおけば、時間がないときは他のメールを後回しにできます。

メールを使い終わったらログアウトする

メールに常にログインしている必要はありません。受信トレイのチェックが終わったら、メールソフトから完全にログアウトしましょう。

最初はこれは不必要なステップだと思ったり、負担だとさえ思うかもしれませんが、受信トレイに費やす時間をきっぱりと終わらせることで、何度もメールを見たくなる誘惑を抑えることができます。

メールにログインし直すのに一手間かかると、ログインするのが急に億劫になったりするので、一石二鳥ですね。

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