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ジョブズ独自の手法も。 無駄な会議を減らす「3Sのルール」とは

author Inc./訳:ぬえよしこ
ジョブズ独自の手法も。 無駄な会議を減らす「3Sのルール」とは
Image: Shutterstock

長い間重圧に苦しんでいる中間管理職の人が大勢います。それは仕事がありすぎるからではありません。ミーティングが多すぎるからではありません。仕事がありすぎて、かつミーティングが多すぎるせいなのです。あらゆることを1日の業務時間に組み込むことは困難なのです。

業務こそがビジネスを支えるものであり優先順位が最も高いものです

ミーティングは業務をサポートしますが、そうならない場合には生産性を損なう時間の無駄になりかねません。しかし、ハーバード・ビジネス・レビュー誌(や、ほかの出版物の多くが)が報告しているように、管理職はますますミーティングに埋もれる一方です。

そこには様々な理由がありますが、主な理由は次の2つです。リーダーシップがもっと管理業務を強化したいと思っていること、そして、皆と話し合うことが業務に役立つとリーダーシップを誤って信じていることです。

スティーブ・ジョブズはこの点を理解していました。どのミーティングを続けるべきで、どのミーティングをやめるべきかを知っていました。

そして効率的なミーティングを行なう方法も理解していました。今こそ彼の方法に立ち返るときです。

以下は、リーダーシップミーティングに対するジョブズ独自のアプローチにインスピレーションを受けた「3Sのルール」です(ほかのテックリーダーのアイデアも取り入れてあります)。

Small(少人数):出席者はできるだけ少なく、3〜5人が理想

この点についてのジョブズの根拠は、参加者が多ければ多いほど生産性は低くなるというものです。発言や意見が多すぎると雑音だらけになり、何かを達成する可能性は下がります。

実際、ジョブズには、出席者リストが長いという理由でオバマ大統領からのテック会議への招待を断ったというエピソードが残っています。

また、招待リストを作成するときは、ミーティングにおける各人の利害関係や役割について正確に把握するべきです。

会議に貢献できない、または貢献しない場合はリストからはずします。出席するのが情報入手のためならば、事後にトランスクリプトや録画・録音を送ればいいのです。

Short(議題を短く):できれば3項目以下に

ここでの目標はフォーカスです。議題に3つ以上項目があると、無関係な話題や雑談にどんどんはまってしまう可能性があります。

議題項目からはずれてしまうと、会議の終了時にどのような結論や行動を引き出すべきか理解するのは難しくなります。

議題は短く、そして、3項目すべてがミーティングの主要目的にはっきりと関連していることを確認します。

Short(短時間):ミーティング時間は30分以内

場合によってはもっと長い時間が必要だと思うこともあるでしょうが、大体の場合は時間の無駄になるということが科学によって示されています。

私たちの注意力は金魚の注意力よりも短く、有意義で分析的な議論を長い時間続けるための精神的スタミナもありません。

ミーティングを短く30分以内)、重要な情報を消化できるかたまり1〜2分ほどのセグメントに分割すると、内容を幅広く理解してミーティングを終えられる可能性が高くなります。

シェリル・サンドバーグはこれをもっと突き詰めています。彼女の会議は多くは10分でした。

また、必要性の問題もあります。ミーティングをする必要が本当にあるかどうか検討するには、次の3つの質問を自問します。どれの答えも「いいえ」なら、ミーティングは予定しません。

•そのミーティングではほかの人たちからのフィードバックが必要か、それとも単に情報共有のためか?

•インプットやフィードバックが必要な場合は、メッセージングやEメールではなくミーティングをするほうが時間的効率が良いか?

•Eメールやメッセージでは無理なもの、たとえば、絶えず変化しつつある問題についてのその場でのフィードバックなどがミーティングで提供されるか?

そして最後に、ビジネスのリズムを確立しつつあるCEOへの一般的なアドバイスですが、ミニマルな会議文化を築くことを考えてみてください。上記の「3Sのルール」と次のガイドラインを覚えておいてください。

マネージャーは3分間の業務に対して1分以内のミーティング時間を目標にします。つまり、ミーティング時間は1日の4分の1以下にすべきです。

Source: Harvard Business Review, Huffington Post, Orlando Sentinel

Originally published by Inc. [原文Copyright © 2021 Mansueto Ventures LLC.

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