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印南敦史の「毎日書評」

仕事を半分の時間で終わらせる最高の「時短」テクニック

仕事を半分の時間で終わらせる最高の「時短」テクニック
Photo: 印南敦史

仕事における本質とは、会社として、あるいは個人事業主やフリーランスとして「利益を上げる」ということ。そして利益を上げるとは、「限られた時間のなかで質の高い仕事をこなす」ということ。

すべての仕事を2分の1の時間で終わらせる ガチ速仕事術』(大原昌人 著、ぱる出版)の著者は、本書の冒頭にそう記しています。

ひとつの仕事に10時間かけるよりも、同じひとつの仕事を5時間で終わらせることができ、しかもその仕事の質が高かったとすれば、その人の生産性は2倍以上になります。

当然ながらそれが、会社としての売り上げや利益をそのぶん増加させるわけです。

そういった人材は、社会の中で重宝され、どこに行っても求められる人材になります。起業や独立をしても、間違いなく成功するでしょう。

すなわち、この「限られた時間の中で」ということが重要なポイントで、仕事のスピードを速めるということは、仕事の本質を追求することである、と言えるのではないでしょうか。(「はじめに」より)

楽天で、ウェブ事業のプロデューサーとして実績を積み上げてきた人物。現在は経営者として、ウェブやネット販売のコンサルティング、企業向けYouTubeチャンネルのプロデュース・運用代行など、さまざまな事業を行っているそうです。

つまり本書は、スピードの速差が求められる大手企業のサラリーマンとしての経験、そして変化の激しいウェブ業界の経営者としての視点がミックスされたものだということ。

きょうは第2章「すぐに使える時短テクニック&PC活用術」のなかから、2つのポイントをピックアップしてみたいと思います。

仕事は序盤に「方向性」だけ決め、あとは脳の無意識に任せる

人の2倍のスピードで仕事をする秘訣は、必要な情報を脳に「事前インプット」しておくこと。

たとえば仕事の場において、「納期は1カ月後だが、作業としては1週間ほどで終わる案件」を受注したとしたら、どのタイミングでその案件に取り組むでしょうか?

(1)ギリギリまで完全に放置して、直前の1週間で一気に仕上げる

(2)すぐに着手して、最初の1週間で終わらせる

著者によれば、脳を活用する観点からすると「どちらも不正解」。

まず、(1)が論外であることは言わずもがな。しっかりした人ほど(2)を選びがちですが、こちらも100点満点とはいえないというのです。

実質1週間の仕事を律儀に1週間かけてやるのは、「普通」以外のなにものでもないということ。

私なら、打ち合わせをした直後のホットなタイミングで「おおまかな方向性」だけ決めて、あとは脳の無意識にまかせて放置しておきます。

すると脳の無意識が勝手に考えて肉付けをしてくれるので、締め切り直前に本腰を入れて着手したとき、あっという間にクオリティの高いものができあがります。

正攻法でやったら1週間かかる仕事でも、この方法なら実質2〜3日で終わります。(51ページより)

「早めに着手して早めに終わらせたい」と考えることも理解はできるものの、それがクリエイティブ要素の強い仕事であるなら、なおさらオススメできないと著者は断言しています。

何かを作ったり、考えたりする仕事ほど、あとから「こうすればもっとよくなるな」「こちらの提案の方がターゲットに刺さりそうだ」というアイディアが浮かんでくるものです。

だから思いつきをすぐ形にするのではなく、しばらく脳内で寝かせておいた方が、時短になるだけではなく最終的なクオリティも高まるのです。(52〜53ページより)

ちなみに本書も、編集者との打ち合わせが終わった直後に全体の方向性(章立て)を決め、そのあと3週間ほど寝かせてから実際の執筆作業を進めたのだといいます。

その結果、最初の章立てにはなかった要素もたくさん思いつき、より充実した内容に仕上がりそうだと手ごたえを感じながら執筆に臨むことができたのだとか。(50ページより)

1日のスケジュールを50分単位で区切り、ストップウォッチで管理

集中力を維持しながら仕事に取り組むためには、「50分仕事+10分休憩」のサイクルで働くのが理想。キリが悪いときや「あと5分で終わるのに…」という場面でも、時間が来たらいったん切り上げるべき。

「いま中断するのはもったいない」と思える場面もあるでしょうが、サイクルどおりに休憩をはさんだほうが集中力もスピードも維持できるため、結果的に早く仕事が終わるというのです。

「50分仕事+10分休憩」のサイクルを厳守するためには、ストップウォッチでの時間管理が必須です。

これがないと「あと何分かな」と何度も時計を確認するはめになり、かえって集中力がそがれてしまいます。

50分間の最後の1分まで目の前の仕事に集中するには、ストップウォッチの力を借りるのが一番です。(54ページより)

しかもストップウォッチには、休憩時間を知らせる以外にもさまざまな効能があるもの。たとえばストップウォッチで時間管理をしていると、自分のアウトプット量をかなり正確に把握できるようになるそう。

普段からストップウォッチを使って50分単位で仕事をしていると、「50分でなにをどれくらいできるか」が明確になり、無駄のないスケジュールを組めるようになるというのです。

「午前中は50分×3コマあるから、タスクAに2コマ、タスクBに1コマ使う。午後は50分×5コマだから、タスクCに3コマ、タスクDを2コマで終わらせて定時に帰ろう」というように、見通しがクリアになります。

逆にいえば、これをやらずに「きょうはタスクA〜Dを終わらせよう」というようなざっくりとした意識で臨んでしまうと、結局はダラダラ作業になって時間ばかりがかかってしまうわけです。(53ページより)

本書で明かされている「ガチ速仕事術」をマスターし、すぐに実践できるノウハウが得られれば、ニューノーマル時代に間違いなく重宝され、着実に成果をあげられる人材として求められていくだろうと著者は太鼓判を推しています。

仕事の効率化を図るために、参考にしてみる価値はありそうです。

Source: ぱる出版

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