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サイボウズ「メールワイズ」を使ってみたら業務効率が格段に上がった

author ライフハッカー[日本版]編集部 田中裕康
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Sponsored By サイボウズ株式会社

サイボウズ「メールワイズ」を使ってみたら業務効率が格段に上がった
Image: GettyImages

社内のコミュニケーションはもっぱらチャット――。

ここ数年で、そんな会社がかなり増えたのではないでしょうか? SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールが浸透した一方、メールを使用する場面は従来に比べると減少したことでしょう。

しかし、社外の関係者とのコミュニケーションや問い合わせ、顧客対応などについては、これまでと同様、主にメールを利用している会社がほとんどではないでしょうか。

このチャットとメールの併用によって、問い合わせ対応にタイムラグが生まれたり、メールの内容をいちいちチャットで共有し直す余計な手間が生まれたりといった、新たな課題も見えてきています。

それは、ライフハッカー[日本版]の営業チームでも同じこと。クライアントからの問い合わせに対して、誰がいつ対応するのかお見合いになったり、マネージャーが状況を把握しづらかったりといった問題が起きていました。

そこで営業チームが取り入れたのが、グループウェアなどの開発で知られるサイボウズがサービス展開する、メール共有システムの「Mailwise(メールワイズ)」です。

メールワイズを利用することによって、社内のコミュニケーションや問い合わせ、顧客対応などはどう改善されたのでしょうか。

メールワイズとは?

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Image: サイボウズ株式会社

サイボウズのメールワイズとは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。

同社は「チームワークあふれる社会を創る」を企業理念としています。その理念を体現するようにメールワイズは「チーム内の情報共有」を円滑化、効率化することに特化しています。

メールワイズに届いたメールは、チーム全員が共通のメールボックスで確認することができ、チームの誰がどのメールに対して、どのように対応したのかなど、案件ごとの対応状況や履歴も共有することができます。

重要なメールの見逃しや対応漏れを防ぎ、それまでのやりとりも一覧できるため、いちいち前担当者などに経過を確認する必要がありません。

導入にあたっての初期費用はかからず、1ユーザー当たり月額500円(2ユーザーから利用可能)で始めることができるというコストパフォーマンスのよさもポイントです。30日間無料のお試しから始めることが可能です。

また導入にあたっては、世界最大の団体による認定資格制度で最高評価を獲得したカスタマーセンターがサポートしているため、運用で何か困ったときも安心です。既に1万社以上の国内企業がメールワイズを導入しています。

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メールワイズの一覧画面。チーム内の情報共有がワンストップで

営業チームが抱えていた課題とは

さて、実際にメールワイズを使ってみる前に、ライフハッカー[日本版]の営業チーム(以下、営業チーム)が抱えていたチーム内情報共有の課題について、大きく3点にまとめました。

1.営業の機会損失

大量の問い合わせメールがたまっていくことにより、対応済なのか未対応なのか、対応しているときも誰が担当しているのかが共有できず、結果として見逃し、対応漏れにつながっていた。

また、受注につながった場合も状況が共有されていないため、その後のフォローが不十分だったりして次の提案につなげられず、結果として営業機会の損失につながっていた。

2.タイムラグや二度手間の発生

問い合わせに対して誰が対応するのかは任意(挙手制)となっているため、お見合いになっている間、顧客を待たせてしまっていた。また、誰が対応したほうがいいのかについて相談する際にいちいち個別メールやチャットなどで質問、確認をするなどの二度手間も発生していた。

3.マネジメント上の問題

マネージャーから見たときに「誰が、どのように対応しているのか」が見えづらかった。各担当者がそれぞれどの案件をどれくらい抱えているのかといった業務量把握も難しかった。

また、どのような種類の問い合わせが多いのかといった傾向や、どんな風に受注・案件化につなげていったのか、また失注したのかといった成功パターンの学び・気づきを共有することができなかった。

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図: 岡山進矢

メールワイズで現場メンバーはこう変わった

上記はライフハッカー営業チームの課題ですが、多かれ少なかれ、同じような悩みを抱えるチームリーダーやマネージャーは少なくないのではないでしょうか?

各案件と対応状況の“見える化”、そして部下の業務量の把握は、リモートワークが一般化した今こそ、より難しくなってきています

さて、営業チームでは実際にメールワイズを導入してみました。果たして、上記の課題はどれくらい改善したのでしょうか?

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Image: GettyImages

営業チームのSさんは、「各問い合わせの対応状況や経過が一覧できるようになったことが大きかった」と話します。

「一つの問い合わせに対して、誰が対応しているのか一目でわかるのはもちろんですが、メールワイズ上でコメントのやりとりをすることが可能なので、そこで相談することもできます。

それまではいちいちSlackで相談していましたが、問い合わせについてはメールワイズだけで完結することができ、とても楽でした。

そういったやりとりを含め、すべて記録として残っていくので、後でいちいち個別メールやSlackで検索し直す必要もなく、業務が効率化されたと実感しています」(Sさん)

各問い合わせについて、「返答済」「対応終了」など一目でわかるステータスをつけられることも有用な機能だったようです。

「ステータスごとにソートもできるので、どれが未対応で、何が対応中なのかといったことが整理しやすかったです。

また、ステータスは自分たちでカスタマイズして作ることもできるので、使い込むことでより利便性を高める汎用性も高いと感じました」(Sさん)

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問い合わせごとに状況のステータスを設定できる

マネジメントから見たメールワイズの有用性

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Image: GettyImages

営業チームマネージャーのKさんも、チームメンバーの業務量把握・管理がとてもスムーズになったと話します。

「誰がどれくらい対応しているのかといった“見える化”が進んだことで、業務量調整がしやすくなりました

また、若手社員が案件を担当する場合は適宜フォローが必要ですが、メールワイズを通じて状況を把握したり、コメントでアドバイスを入れたりすることができるようになりました。

部下の育成という観点からみても有用なツールだなと思います」(Kさん)

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メールワイズ上でコメントのやりとりができるため、いちいちSlackで共有し直す必要はありません

また、以前は個別対応をして、案件が終わればそれで切れていたところ、メールワイズでは会社単位でソートすることができるため、クライアントへの追加提案がしやすくなったとKさんは続けます。

「最近あのクライアントと連絡を取っていないな、といったことが一目で確認でき、過去のメールも取り込むことができるため、『最近どうですか?』といった次の受注につなげる動きがしやすくなりました。

また同じクライアントでも複数の担当者がいることがよくありますが、誰からどんなご相談が来ているか、これも会社ごとにフォルダ分けすることが可能なので、簡単に把握できるようになりました。

とにかく、メールワイズによって問い合わせごとの状況把握が容易になった、これに尽きると思います」(Kさん)

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図: 岡山進矢

初期のセッティングなど、慣れるまでは多少の試行錯誤も

このように、先に挙げた「営業の機会損失」「タイムラグや二度手間の発生」「マネジメント上の問題」はかなり改善したようですが、メールワイズの使いにくかった点などはなかったのでしょうか。

「大きな問題はありませんでしたが、強いていうなら最初のセッティングで手間取ったことでしょうか。

ステータスの設定やフォルダ分けなど、使いやすいようにカスタマイズすればするほど便利になるのですが、最初はどうやればいいのか分からなかったので、試行錯誤しましたね。

自社にとってはどんなセッティングがベストなのか、アドバイスをもらえるとありがたいと感じました」(営業チーム・Sさん)

実は、このあたりのフォローについては「導入相談Cafe」というサービスが用意されており、専門スタッフがメールワイズに関するあらゆる疑問にお答えしています。

導入時からスムーズに運用できるようサポートを受けられるため、上記のようなお悩みについても適切にアドバイスしてもらえます。Zoomでのオンライン相談も受け付けています。

Sさんに「導入相談Cafe」があることを伝えると「うっかり見落としていました! 最初から利用すればよかった」と後悔しきりでした。


メールやチャットツール、グループウェアなどのツールが発展する一方、使いこなすことの難易度も高まってきている昨今。

「問い合わせ・顧客対応」はメールワイズ、「それ以外の社内コミュニケーションはチャット」と分かりやすく使い分けることが、業務効率化の一つの方法かもしれません。

メールワイズは無料お試し申し込み(30日間無料)が可能なので、チーム内情報共有に課題を抱えている人は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Source: メールワイズ(1,2,3,4

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