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長期不在時のメッセージでは「休暇中はメールを見ない」ことを伝えよう

author Sam Blum - Lifehacker US[原文](訳:長谷 睦/ガリレオ)
長期不在時のメッセージでは「休暇中はメールを見ない」ことを伝えよう
Image: Gettyimage

休暇中などの長期不在時に用意する自動返信メッセージは、定型化が著しく、現代のオフィスにおけるお作法と言えます。

あまりにも型にはまっているので、大半のメッセージは、文章の空欄を埋めて遊ぶゲーム『Mad Libs』で生まれた一節に思えてしまうほどです。「私は(日付)から休暇でオフィスにいません。頻繁にメールへのアクセスはできません。緊急に連絡をとりたい場合は……」といった文面がその典型例でしょう。

休暇中のメールで伝えるべきこと

ライターのCharlie Warzel氏は、先日発表した文章の中で、こうした「型にはまった」返信メッセージを皮肉っています。

「不在時のメッセージというものはまさに、挨拶で始まり、いつもより返信が遅くなることで起きる不都合を謝罪する言葉が続き、最後に、急いで連絡をとりたい場合の同僚の連絡先を伝える、という構成がお決まりになっている」と同氏は指摘したあと、こうした定型文には何の意味もないと痛烈に批判します。

そして、私たちの誰もが慣れっこだけれども嫌悪感を抱いている生真面目なメッセージに代わる、さまざまな選択肢を提案しています。要するに、もっと遊び心を取り入れるべきだというのです。

休みの間、会社のメールにどれだけアクセスできるのかについてもっと正直に伝え(何しろ休暇中なのですから、そうした機会は最小限であるべきです)、より個性的な文章を使って、全体的に気の利いた印象を与えられるとよいというわけです。

会社生活につきものの、退屈で堅苦しい形式のイメージを良くしようと整えられた文章は、長年にわたって山ほど書かれてきました。

しかし、私はここでそうした余計なものを削ぎ落とした、シンプルなやり方を提案したいと思います。

不在時の自動応答メッセージが伝えるべきなのは、「休暇中は仕事のメールをチェックするつもりはない」ということ、そして「休みが明けて職場に戻るまで、メールを見ることを期待しないでほしい」という、厳然たる事実でしょう。

効果的な不在メッセージの書き方

この前のセクションで触れた、「遊び心を取り入れた」メッセージ形式というのは、旧来のオフィス文化の名残りであり、こうした風潮は今こそ撲滅しなければなりません。

どう書いたら良いか見当もつかないという人に、プロフェッショナルらしい不在通知の文面をレクチャーするガイドは数多く存在します

けれども残念ながら、こうしたガイドはすべて、「たとえ休暇中でも、私たちは仕事に関するメールに対応する意志だけは示さなくてはならない」という既成概念を1ミリも抜け出せていません。

「オールウェイズ・オン(常につながっているべき)」という職場文化に従っている人があまりに多いのです。

四六時中押し寄せるデジタルメディアの通知に対応することを最優先とするのが当たり前になっています。

こうしたメッセージは、Slackやメール、テキストメッセージなど、さまざまな形で送られてきますが、すべて1つの共通点を持っています。それは、仕事の要求が絶えず押し寄せてくるという、悩ましい事実を伝えている点です。

私が思うに、こうした殺到する仕事を押し返すために、私たち労働者にとれる唯一の手段は、仕事の時間とプライベートの時間に明確に線引きをすることです。

その1つの方法が、休暇が終わるまで、メールやSlack、電話、Zoom会議などは優先事項ではない(もっと言えば、眼中にすらない)ということをはっきりと示すメッセージを作成することです。

だからと言って、敵意に満ちた文面にする必要はありません。「私は(日付を記入)から(日付を記入)まで休暇中で、戻るまでメールをチェックしません」ということを伝える文面であれば十分でしょう。

実際、メッセージに書くべきなのはそれだけです。メッセージを送ってきた人に、それ以上の情報を伝える必要はありません。あなたの休暇の時間は、あなたのものであり、もっと言えばあなただけのものであるべきだからです。

不在通知の内容が重要になる理由

こうしたメッセージは、ささやかな変化ではありますが、「常につながっているべき」という職場文化を相手にした戦いの最前線に位置づけられるものと考えましょう。

アメリカの職場文化は、休みなく人を働かせることで悪名高いものです。特に、より柔軟な働き方を採用しているほかの国と比較すると、その違いは際立っています。

フランスでは2016年に労働法が改正され、 「つながらない権利」が正式に認められました。その条文は、「従業員は、就業時間外の時間帯に、仕事に関連する電話を受けたり、電子メールを読んだりする必要はない」と定めています。

アメリカの企業幹部の多くはおそらく、従業員を守るこうした取り決めを、つまらないものとして否定するでしょう。けれども、こうした条文があれば、アメリカの従業員もオフの時間帯を「本来の目的で」使おうという気持ちになり、単に休暇を取得するだけということはなくなるはずです。

Source: warzel.substack, grammarly blog, Linkedin, LIBRARY

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