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優秀なファシリテーターになるための6つのヒント

author MakeUseOf/訳:春野ユリ
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優秀なファシリテーターになるための6つのヒント
Image: MakeUseOf

会議が生産的になるように進行できると、チームの全員を最大限に活用できて、プロジェクトの進捗が速くなります。

とはいえ、進行役(ファシリテーター)としての役割を効果的に発揮するのは難しいかもしれません。そこで今回は、会議を生産的で実りあるものにするためのティップスをご紹介します。

1. 会議の目的を明確にする

会議を始める時に最も大切なことは、会議の目的が何かを全員に必ず把握させることです。週に一度会議をするのは単にそうする習慣になっているからということがよくあります。

しかし、会議の目的が分からないなら、そもそもその会議を開く必要はないでしょう。

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Image: MakeUseOf

2. チーム全員を会議に参加させる

チームで働くことの良さは、同じ話題や目的について異なる視点や意見を得られることです。おかげで、さまざまな種類の解決策を見つけ、最善の結果が得られるものを選択しやすくなります。

チームメンバーの数に関係なく、全員が毎回会議に参加することが重要です。そうすることで、チームは事前に準備することができます。

また会議の始まりに、「他人の発言を遮ってはならないというポリシーを明言することをおすすめします。エネルギッシュな人たちが発言中の人を遮って発言して、話を中断させることがよくあるからです。

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Image: MakeUseOf

3. 事実と意見の違いを明確にする

同じ議題や問題でも、人によって意見が異なります。プロジェクトの結果に影響を及ぼす決定を下すときは、データと事実をはっきり把握していなければなりません。

そうすることで、その事実をチームメンバーのアイデアに組み込むことができます。ホワイトボードに事実を書き出してチームメンバーが議論中に混乱しないようにすると、会議を順調に進めることができます。

4. 誰もが積極的に参加したくなる魅力的な会議にする

チームが会議の内容にどんなに興味を持っていても、全員が熱心に会議に参加し続けるのは難しいことがあります。何時間も続く大規模な会議の場合は特にそうです。

ですから、司会者は誰にとっても魅力的な会議にする方法を見つける必要があります。

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Image: MakeUseOf

たとえば、チームに積極的に会議に参加してもらうために、

・発表者を1人に絞る

・素晴らしい成果や名案にはちょっとしたご褒美を出す

・全員が参加する必要のあるアクティビティを行なう

・グループディスカッションの時間を設ける

など、さまざまな工夫をしてみましょう。

会議の出席者同士でやり取りする瞬間をつくることで、チームメンバーは会議に積極的に参加して、より注意を払うように努めるでしょう。

5. 決定を下しタスクを割り当てる

すべての会議で何かを決める必要があるわけではありませんが、多くの会議では決定を下す必要があります。その場合は、同じことをくどくど言わず、明確な決定を下さなければなりません。

情報が足りなくてはっきりとした決断ができない場合は、チームの誰かに、その情報を収集して次の会議で発表する役目を割り当てましょう。

プロジェクトを成功させるには、各人や各グループにさまざまなタスクを割り当てる必要があります。その際は、必ず期限を決めましょう。そうすれば、誰が何に関して責任があるのかが明確になります。

6. チームをまとめる

生産的で楽しめる会議を行なうには、チームメンバーと良好な関係を築く必要があります。良いチームワークを発揮する人を選ぶことは、チームにとって正しい選択するための重要ポイントです。

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Image: MakeUseOf

チームの中に、互いに意見が一致しない複数の小さなグループがあると、それらのグループがより大きなプロジェクトで一緒に作業することになったとき、多くの問題が発生する可能性があります。

そのため、会議中に楽しいゲームをすると、雰囲気が明るくなるかもしれません。また、チームメンバーが仲良くなるのにも役立ちます。

まとめ

会議は、チームが集まり、意見やアイデアを共有し、プロジェクトを仕上げ、素晴らしい結果を得ることができる最高の機会です。上記でご紹介したコツを使うと、会議をスムーズに進めるのに役立ちます。

Microsoft Teams、Jitsi Meet、Taskadeなど、オンライン会議の設定が簡単にできるアプリやプログラムもいろいろありますよ。

Source: DIFFERENCE

Original Article: 6 Easy Ways to Make Your Meetings More Productive by MakeUseOf

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