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Googleカレンダーの「知らなきゃ損」な応用機能8選

author 訳:的野裕子
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Googleカレンダーの「知らなきゃ損」な応用機能8選
Image: sdx15/Shutterstock.com

Googleカレンダーがあれば、チームの効率的な共同作業に欠かせない会議や予定のスケジューリングを可能にしてくれます。

予定の時間が来た時のリマインダーがあれば、重要な会議を忘れることなく、日々のタスクをこなすのも簡単になるでしょう。

学校や会社でGoogleカレンダーを使っている人は、今回紹介する機能を絶対に試してみてください

では、1つずつご紹介していきましょう。

1. 新規予定をショートカットで作成する

新規予定の作成にショートカットを使いましょう。

Googleカレンダーを開いて、手動で予定を作成する時間を節約できます。

  1. ブラウザを開く。
  2. ブラウザの検索バーに「cal.new」と入力し、Enterキーを押す。
新規予定の作成
Image: MakeUseOf

上記の手順で新しいカレンダーを開き、新規予定を素早く追加することができます。この簡単な機能のおかげで、仕事の時間を数秒節約できるでしょう。

このショートカットは、MacとWindows両方のすべての一般的なブラウザで使えます。

2. デフォルトのリマインダー時間を変更する

Googleカレンダーのデフォルトでは、リマインダーは10分前です。すべての通知が、10分前に予定に対して注意を向けさせ、その時実行中の目の前の仕事に対する意識を削ぎます。

したがって、その時間を3分以下に変更すれば、1日に多くの予定をこなさなければならない人は、数分時間を節約できます。

1. Googleカレンダーのホームページを開く。

2. 右上の設定アイコンをクリックする。

Google カレンダーで設定を開く様子
Image: MakeUseOf

3. 設定を開き、左手にある「マイカレンダーの設定」をクリックする。

マイカレンダーの設定
Image: MakeUseOf

4. 「予定の通知」までスクロールダウンし、通知の数字を、Googleカレンダーに予定の前に通知をして欲しい分数に変更する。

予定の通知
Image: MakeUseOf

3. ゲストに権限を付与する

同僚に会議の時間や日程を変更する権限を与えることで、自分の仕事の邪魔をされないようにすることができます。

そうすれば、同僚はメールや電話で邪魔をしなくなり、あなたも手動でスケジュールを調整する必要がなくなります。

1. 設定の「全般」を開く。

2. 「予定の設定」を選び、「デフォルトのゲストの権限」に行きます。

3. 「予定を変更する」のオプションにチェックをします。

予定の設定の変更
Image: MakeUseOf

4. 他の人に変更して欲しくない予定がある場合は、予定を共有する前に「予定を変更する」権限のチェックを外すのを忘れないようにしましょう。

予定の詳細設定
Image: MakeUseOf

4. 複数のタイムゾーンを表示する

複数のタイムゾーンの設定を有効にすると、様々な国や地域の人と予定を組むのが簡単になります。様々な国や地域の人たちと仕事をしている人は、この機能が便利です。

  1. 設定の「全般」を開く。
  2. 世界時計」を選び、「世界時計を表示する」にチェックをする。
  3. タイムゾーンを追加」をクリックし、追加したいタイムゾーンを選ぶ。
世界時計の表示
Image: MakeUseOf

セカンダリタイムゾーンの追加

また、その国や地域に住んでいる人にメールを送る正確な時間を知るために、Googleカレンダーにセカンダリタイムゾーンを追加することもできます。

設定の、同じく「全般」の「世界時計」のすぐ上にある「タイムゾーン」です。

セカンダリタイムゾーン
Image: MakeUseOf

タイムゾーンを追加すると、設定や招待の送信時に、自分のメインのタイムゾーンと一緒に、追加したセカンダリタイムゾーンも見ることができます。

セカンダリタイムゾーンの表示
Image: MakeUseOf

5. 非表示の予定を追加する

非表示の予定とは、自分だけに表示されるプライベートな予定です。

これを使えば、日々の予定の中から空いている時間を見つけて、自分の個人的な予定にあてて使うことができます。そうすれば、会議の合間の空き時間を有効活用することができます。

一方、他の人がこの時間が空いていると思って、プライベートな予定の時間にあなたが参加する会議を設定するかもしれません。

ですから、自分の個人的な予定は適宜変更し、管理するよう気をつけておきましょう。

  1. Googleカレンダーの空いている時間を選んで右クリックする。
  2. 予定のタイトルを入力し、「予定なし」で設定する。
  3. デフォルトの公開設定を「非公開」にする。
  4. 保存」をクリックする。
非表示の予定の作成
Image: MakeUseOf

これで、Googleカレンダーは友だちとゲームをする時間になったら通知してくれます。同じように、空き時間に対応したい緊急のタスクも追加することができるでしょう。

6. Gmailにカレンダーの予定のフィルタを追加する

毎週、毎月と繰り返すタスクがある場合、Googleカレンダーに一度予定を設定しましょう。メールにフィルタを追加すると、毎週もしくは毎月の予定の度に自分の入力したように通知してくれます

1. Googleカレンダーで、例えば「祖母に電話」のような予定を設定する。

2. 自分のGmailアカウントを開き、以下の詳細の部分を入力してフィルタを作成する。

Gmailフィルタの作成
Image: MakeUseOf

3. それから、転送のオプションを選び、電話番号を入れる。

次にGoogleカレンダーでこの予定が近づいたら、電話番号の載ったメールでGmail経由で通知してくれます。

毎週重要なタスクが繰り返しある人は、このように通知が来ることで、きっちりと予定通りに生産的にこなすことができます。

また、生活をさらにうまく管理するには、GoogleカレンダーとToDoリストを同期することもできます。

タスク管理が楽に! Google カレンダーとToDoリストを同期させる方法5つ

7. 毎日の予定をメールで受け取る

この機能を使えば、毎朝その日のスケジュールをメールで受け取ることができます。寝る前に翌日の予定を組む習慣をつけると、Googleカレンダーがその日にやらなければならないタスクの一覧をメールで送ってくれます。

  1. 設定を開き、「マイカレンダーの設定」を選ぶ。
  2. マイカレンダーの設定の「予定の通知」に行く。
  3. その他の通知」の下にある、「今日の予定リスト」で「メール」を選ぶ。
毎日の予定の通知設定
Image: MakeUseOf

8. カレンダーの詳細検索を行なう

Googleカレンダーの検索バーの詳細フィルタを使って、過去の予定や会議を数秒で絞り込むことができます。

予定の具体的なキーワード、予定や会議の参加者名、予定の場所、予定の日付の期間などで、データを絞り込むことができます。思い出したデータを追加して、検索を微調整しましょう。

  1. Googleカレンダーのホームページで、右上の設定アイコンの隣にある虫眼鏡アイコンをクリックし、検索バーを開く。
  2. ドロップダウンの矢印をクリックし、検索の詳細フィルタを表示する。
  3. 思い出せる情報は何でも入力する。
  4. 検索」をクリック。

Zubairという同僚がいたとして、今年何回Zubairと会議を一緒に行なったか知りたい場合は、キーワードに「Zubair」と入力して検索をクリックしましょう。

カレンダーの詳細検索
Image: MakeUseOf

そうすると、Zubairと一緒に会議に参加した正確な日付と時間を教えてくれます。

詳細検索の結果
Image: MakeUseOf

しかし、気をつけて欲しいのは「Zubair」が予定の名前に入っていない場合は、このキーワードでは予定をあぶり出せません。

ですから、後でこのオプションを使って素早くチェックしたい場合は、予定の名前を常に考えて付けるようにしましょう。

Googleカレンダーで生産性を上げよう

Googleカレンダーには、効率的に予定を作成したり、管理したりできる機能が詰まっています。上記の機能を活用して、人生に起こるあらゆることを管理しましょう。

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Original Article: 8 Must-Know Google Calendar Tips to Boost Your Productivity by MakeUseOf

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