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『Notion』でデータベースを連携活用。リレーションやロールアップをやってみた【今日のライフハックツール】

author 山田洋路
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『Notion』でデータベースを連携活用。リレーションやロールアップをやってみた【今日のライフハックツール】
Screenshot: 山田洋路 via Notion

メモからタスク管理、ウェブクリップまで、多用途で使えるオールインワンツールNotion。日記やノートテイキングにも利用できますが、データベースを使いこなせばできることは格段に広がります。

前回のNotion活用術では、データベース単体でデータを絞り込んだり、並べ替えたりするやり方について見てきました。

そして、「データベース」というからには、連携させて利用することで本領発揮することになります。

Notionは、データベースの連携手段が豊富に用意されています。Notion活用術の第3回目となる今回は、「リンクドデータベース」、「リレーション」、「ロールアップ」の基本的なやり方を紹介します。

データベースはページ内にいくつも作成できる

Notion-DB-2
Screenshot: 山田洋路 via Notion

前回までは、データベースをページとして作成してきましたが、Notionでは形式の違うコンテンツを同じページに並べることが可能です。

つまり、スラッシュコマンドからデータベースをページ内に作ることもできて、この機能はプロジェクトページや個人用ポータルなどの作成に欠かせません。

リンクドデータベースの作成手順と活用例

リンクドデータベースは、データベースを別のページ内に表示させる機能です。

この機能を使えば、マスターとなるデータベースを複数のページで展開可能に。

フィルターやビューを駆使することで、そのページに必要な情報のみを切り取って表示させます。

たとえば、すべてのタスクを管理するテーブルを、各案件のページ向けにカスタマイズして表示させることが可能です(それぞれのページでタスクリストを作成するよりも、まとめて管理/一覧できる“マスター”があったほうが効率的ですよね!?)。

具体的な作成手順と活用例を見ていきましょう。

【リンクドデータベースの作成手順】

  1. ブロック上で'/linked'と入力すると表示される「Create linked databese(リンクドデータベースを作成)」をクリック。
  2. 参照したいデータベースを選択。
  3. ビューやフィルター、プロパティなどを設定してページに表示したい形式にする。
HowtouseNotion-DB-linked-1
Screenshot: 山田洋路 via Notion

ここでは、タスクリストを案件Aのページ向けに切り取ってみます。

案件Aのページ上のブロックで、'/linked'と入力してリンクドデータベースを作成します。

HowtouseNotion-DB-linked-3
Screenshot: 山田洋路 via Notion

データベースに「タスクリスト・マスター」を選択して呼び出すと、ズラッとタスク一覧が表示されます。

リストビューを適用し、さらにはデータ格納欄右上「…」アイコンfilterから、フィルターを適用して見た目を調整。

タグで案件Aのものを絞り込んでいます。

HowtouseNotion-DB-linked-4
Screenshot: 山田洋路 via Notion

また、同じく「…」アイコンPropertiesから、表示させるプロパティを選択。

チェックボックスでToDoを管理することにしました。

HowtouseNotion-DB-14
Screenshot: 山田洋路 via Notion

リンクドデータベースでの変更が、元データベースにも反映されるのがポイントです。

たとえばボードビューのToDoリストでタスクをドラッグアンドドロップで移動させると、リンク元となるテーブルのステータスも自動で変更されます。

リレーションの設定手順と活用例

リレーションはデータベースを関連付ける機能です。

関連付けたデータベースの値(項目名)が表示されるほか、一方を更新するともう一方も自動的に更新されます。

リレーションを活用することで、2つの切り口からデータを見ることができて便利です。

簡単な例を挙げると、メンバーをリストアップしたテーブル上で、それぞれの好きな食べ物を登録していけば、食べ物をリストアップしたテーブル側にもメンバー情報が漏れなく反映され、食べ物の人気や傾向がわかるようになります。

設定手順と活用例をご紹介します。

【リレーションの設定手順】

  1. テーブルでプロパティを追加して、入力するデータのタイプに「Relation(リレーション)」を選択。
  2. Select a database(データベースの選択)のプルダウンメニューから、関連付けるテーブルを選択。
  3. 追加したプロパティの任意セルをクリックすると、関連付けたテーブルがポップアップで表示されます。
  4. 「+」ボタンで引っ張りたい項目を追加します。

ここからは例として、ペットテーブルと商品テーブルをリレーションで関連付けていきます。

ペットテーブルでメンバーの好みの商品を登録していけば、自動で商品テーブルに反映。

商品ごとにメンバーの好みが把握できるので、ドッグフードのまとめ買いに便利(?)です。

HowtouseNotion-DB-16-2
Screenshot: 山田洋路 via Notion

実際にやっていきましょう。

Notion-DB-3
Screenshot: 山田洋路 via Notion

ペットテーブルでプロパティを追加して、入力するデータのタイプに「Relation」を選択します。

この後、わかりやすいようにプロパティ名を「好きな食べ物」に変更しました。

HowtouseNotion-DB-3-1-1
Screenshot: 山田洋路 via Notion

紐づけたい「商品テーブル」を選択。「Create relation(リレーションの作成)」ボタンを押せば、商品テーブルに関連付いたプロパティの出来上がりです。

HowtouseNotion-DB-4-1-1
Screenshot: 山田洋路 via Notion

それぞれ好きなドッグフードを登録していきます。

追加したプロパティをクリックすると、商品テーブルがポップアップ表示されるので、項目横の「+」ボタンで登録します。

HowtouseNotion-DB-4-2-2-1
Screenshot: 山田洋路 via Notion

商品テーブルを見ると、「Related to ペットテーブル(好きな食べ物)」とのプロパティが自動で追加され、商品ごとにメンバーが登録されいるのがわかります。

Notion-DB-4
Screenshot: 山田洋路 via Notion

ちなみにペットテーブルで商品名をクリックして、商品データの詳細を示すこともできますよ。

ロールアップの設定手順と活用例

ロールアップは、リレーションで関連付けた項目の値が利用できる機能

実は、リレーションはロールアップを目的に設定することも多いんです。

まだリレーションの便利さにピンときていない……という方も、ロールアップでできることを知ればその存在意義に納得がいくはず。

データベースの利用が、一気に立体的なものになります。

別のテーブルから値が自由に引っ張ってこれるので、たとえばプロジェクトにメンバーをアサインするときに、各プロジェクトにメンバーを関連付けておけば、参照したいメンバーのプロパティすべてが表示可能に。

これを利用した計算結果まで表示できるようになります。

少々説明が込み入ってきたので、設定手順と活用例を、ステップを追って見ていきましょう。

【ロールアップの設定手順】

  1. テーブルでプロパティを追加して、入力するデータのタイプに「Rollup(ロールアップ)」を選択。
  2. RELATIONには先ほどリレーションを適用したプロパティを、PROPERTYには関連付けたテーブル側の、利用したいプロパティを選択。
  3. CALCULATE(計算法)では、値を利用してどんな計算をさせるか選択します。

今回は例として、メンバーの摂取カロリー管理を目的とし、それぞれが好きな食べ物の「カロリー(kcal/100gあたり)」プロパティの値を利用して、計算結果を表示していきます。

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Screenshot: 山田洋路 via Notion

ペットテーブルで計算結果を表示させるプロパティを追加。タイプには「Rollup」を選択します。

プロパティ名は「ミックスしたときのカロリー(kcal/100gあたり)」に変更しました。

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Screenshot: 山田洋路 via Notion

ポップアップが表示されるので、RELATIONには「好きな食べ物」プロパティを、PROPERTYに「カロリー(kcal/100gあたり)」プロパティを選択します。

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Screenshot: 山田洋路 via Notion

CALCULATEには「Average(平均)」を選択すると、計算結果(ミックスしたときの100gあたりのカロリー)が表示されるようになりました。

HowtouseNotion-DB-rollup-3
Screenshot: 山田洋路 via Notion

ほかにもNotionでは、合計個数のカウント最も早い日時の算出など、データのタイプに応じた計算法が用意されています。

項目数が多くなるほどリレーションとロールアップが活躍しそうです。

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Screenshot: 山田洋路 via Notion

Notionのデータベースに工夫をこらせば、できることは無限大です。

ノーコードで高度な連携ができてしまうのは感動もの。ぜひ自分専用の効率的なシステムを構築してみてくださいね。

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Source: Notion

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