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やる・やらないがすぐ決まるタスク管理術

author 訳:伊藤貴之
やる・やらないがすぐ決まるタスク管理術
Image: Oscar Wong/Getty Images

もしあなたのToDoリストに「いつか」やろうと思っているタスクがたくさん並んでいるなら、今すぐカレンダーにスケジュールするか、リストから削除しましょう

私は、David Allenの「Getting Things Done」システムを実践していますが、Getting Things Doneでは、いつかやりたいと思っているアクションアイテムを「いつか/たぶん」リストに書き出しておくことをすすめています。

Getting Things Doneではまた、「いつか/たぶん」リストを含む、すべての未達成ToDoタスクを毎週見直すことを推奨しています。

つまり、私は毎週、「パスポートを更新する」とか、「FinConエキスポでスピーチする方法を調べる」といった未達成のタスクを見直して、「いつか(2020年6月まで失効しないパスポートを更新する)」「たぶん(FinConエキスポでスピーチする方法を見つける)」ともう一度考えているというわけです。

導入したタスク新ルール

私はあるとき、自分に新しいルールを課すことにしました。それは、「いつか/たぶん」リストにあるすべてのタスクは、特定の日時にスケジュールされるか、ゴミ箱に捨てられなければならない、というものです。

つまり、「いつか/たぶん」のタスクは、「この日にやる」か「今後一切やらない」のどちらかになるということです。

たとえば私は、11月1日にパスポート更新申請書に記入することにしています。また、11月4日に、FinConのウェブサイトでスピーチを申し込む方法を調べる予定です。現在、この2つのタスクはカレンダーに書き込まれ、スケジュール通りに達成されるのを待っている状態です。

一方で、「本を整理して不要なものを売る」というタスクはリストから消してしまいました。このタスクは1年近く、「いつか/たぶん」リストに居座っていたものですが、今はもうそこには居ません。

今後はもう、毎週このタスクを「いつか」やりたいかどうか、自分に聞く必要はなくなったわけです。いまのところは重要なタスクではないと判断したということです。

もし完了しなかったら?

ここで、当然ながらこんな疑問が湧いてきます。

「11月1日になってもパスポートの更新申請が完了していない場合はどうなるの?」

私はかれこれ4年以上、このカレンダー付きToDoリスト(すべてのToDoタスクに特定の日時が割り振られている)を使っています。つまり、タスクを再スケジュールするプラットフォームはすでにできあがっているということです。

期限までに達成できなかったタスクがあれば、カレンダーで空きの時間枠を探して、そこへ移動させます。場合によっては、やっぱりそれほど重要ではないと考え直して、ToDoリストから完全に削除することもあります。

特定の月にタスクを設定するのも◎

もちろん、このタイプのタスク管理システムが誰にとっても有効だとは思いません。もし試してみたいという人がいれば、さらにいくつかのヒントを紹介しておきます。

それは、「いつか/たぶん」のタスクを特定の日ではなく、特定の月にスケジュールするのもあり、というものです。今後数カ月の仕事がどれくらい忙しくなるかわからないときは、「11月8日」ではなく、「11月中」としておいたほうが合理的です。

私は、このやり方を、「いつか/たぶん」リストだけでなく、一般的な長期計画をたてるときにも使っています。

私はすでに「12月中」のタスクをたくさん抱えており、11月の後半にはそうしたタスクをスケジュールするのに、1〜2時間は費やすことになるでしょう。

もっとも、ToDoカレンダーをつくるときには、「いつか」リストからできるだけ多くのタスクを削除することも重要となります。

ToDoリストに何カ月も居座っていたタスクに決断を下せば、素晴らしい気分になるはずです。ぐずぐずと残しておくより、やらないと決めるほうが、ずっとすっきりします。

また、ToDoリストからタスクを削除すると、新しい可能性が生まれてきます。いつかやりたい、まったく新しいToDoタスクがリストに並び始めることでしょう。

――2019年11月6日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

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Source: Getting Things Done

Nicole Dieker - Lifehacker US[原文

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