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実用的で役立つ「最強のToDoリスト」をつくる方法10選

実用的で役立つ「最強のToDoリスト」をつくる方法10選
Image: Jamie Grill/Getty Images

ToDoリストをつくるのは良いことです。仕事をコントロールできている気分になれますが、そこには数え切れないほどの頭痛の種や、不意にやってくる予想外の問題は含まれていません。

そういう意味では、その日にやることがすべて自分次第であれば、ToDoリストは終わらせたいことの計画のようなものです。

しかし、現実はそんな理想通りにはいかないので、「仕事を終わらせる」ための絶えまぬ追求において、ToDoリストをもっと役立つツールにする方法がいくつかあります。

1. 「Must」「Should」「Want」の3つで構成する

コーヒーとToDoリスト
Image: BlueSkyImage/Shutterstock.com

生産的かつ健全でいるために、ToDoリストは3つの要素で構成しましょう。

やるべきこと(重要で緊急性のあるタスク)」「やった方がいいこと(長期的な目標に貢献すること)」、そして「心からやりたいこと」です。

そうすると、短期的な目標と長期的な目標のバランスが取れ、自分が幸せになれることも含まれます。

2. 「やったこと」リストをつくる

自宅で働く男性
Image: Morsa Images/Getty Images

終わっていない仕事のリストを見ていると、かなり辛い気持ちになることがあります。だから頭の中の古い考え方を変えたくなるのかもしれません。

ToDoリストを見るのではなく、終わったことの実行リストとして作り直してみましょう。基本的には、終わっていないことが山積みの恐ろしくなるリストの逆で、終わった仕事を書き出すだけです。

結局のところ、これは毎日終わった仕事をチェックするという大切なストレス管理です。

3. 紙とデジタルで分ける

ノートと万年筆
Image: Christopher Sharpe/Shutterstock.com

紙が増えれば散らかるのはわかりますが、ちょっと耳を貸してください。

紙のToDoリストは、デジタルのToDoリストを補うことができます

デジタルのToDoリストは、頭の中にあるやらなければならないすべてのタスクをとにかく放り込むことができますが、紙のToDoリストには、仕事に集中し、かついっぱいいっぱいになってしまわないように、1日の仕事のリストとして役立てることができます。

4. 「1-3-5ルール」に従う

庭で作業する女性
Image: Gary Yeowell/Getty Images

ToDoリストは必要以上に長くしないようにしましょう。

日々のやるべきことは、達成できる大きなこと1つ、中程度のこと3つ、小さなこと5つを目指します。

もしくは、「3+2ルール(大きなこと3つと小さなこと2つ)」や「1+2ルール(大きなこと1つと小さなこと2つ)」など、自分が毎日やらなければならないことにあわせて変えてください。

5. ToDoリストを一旦なくして作り直す

ノートパソコンとノート
Image: wavebreakmedia/Shutterstock.com

ToDoリストにやる必要のない仕事も入っていると、手に負えなくなります。自分のやるべきことを見直し、一からつくり直して時間を有効に使いましょう

「やらなければならないこと」と「やりたいこと」を念頭に置いて、毎日新しいToDoリストを書きます(以前のリストを参照として使ってもいいです)。

ToDoリストは、やりたいことリストでも、タスクの墓場でもないということを忘れないでください。

6. ToDoリストをストーリーにする

森の中で開かれた本のイラスト
Image: Colin Anderson Productions pty ltd/Getty Images

ToDoを視覚化して計画を立て、その日のストーリーにします。このストーリーを使ったテクニックは、仕事を終らせるためのやる気が出るだけでなく、その日にやるべきことが理解しやすく、覚えやすくもなります

もちろん、ToDoリストを可視化して行動を促す方法は他にもありますが、これが最も想像力を活用した方法です。

7. ToDoリストから1つだけ減らす

夕方に書斎で仕事する男性
Image: Thomas Barwick/Getty Images

「NO」と言わなければならない時もあります。あまりにも仕事が多すぎると、創造力や休息、ただ思考することに必要な余裕すらなくなります。

ToDoリストの項目が多すぎる場合は、躊躇なくやるべきことから1つ減らしましょう

結局、ToDoリストの項目をチェックすることより、心の健康の方が大事なのです。

8. よりやる気を出すためにご褒美を考える

犬と昼寝する男性
Image: Justin Paget/Getty Images

ToDoリストの仕事を終らせるのに、時には少し背中を押してくれるものが必要です。そのひと押しをする方法の1つが、ご褒美リストをつくることです。

ToDoリストの各タスクに、楽しみになるようなご褒美を決めるのです(たとえば、「ToDoリストの上位10個が終わったら、20分お昼寝していい」など)。

また、やる気を出すために、ご褒美や気持ちの上がる順にタスクを並べ替えてもいいです。

9. ウォーレン・バフェットの「2リストシステム」を実践する

ウォーレン・バフェット氏
Image: Paul Morigi/Getty Images

あなたのToDoリストは本当に優先したいものですか?

ウォーレン・バフェットのアドバイスによると、将来やりたいことの上位25個のリストを作成し、そこから最も大事なことを5つ選び、残りは「絶対ではないリスト」に入れます(ToDoリストを作成する時は、すべてのタスクがこの上位5つに関連しているかを確認します)。

もちろん、ウォーレン・バフェットのようなビジネス界の大物と同じように、世界を動かしたいわけではないでしょうが、それでも自分の一番大事な優先事項を視野に入れられるようになります。

10. ToDoリストを捨て、タスクでスケジュールを立てる

ゴミ箱と紙ゴミ
Image: FabrikaSimf/Shutterstock.com

ToDoリストは、やらなければならないことを確認するのに役立ちますが、長いリストの中にある終わっていない仕事が頭をかすめ、嫌な気分になります。

ToDoリストをつくるのではなく、タスクで予定を立てるようにしましょう。

FollowUp.cc」のようなサービスは、タスクを終わらせる必要のある時にメールを送ってくれます。期日があると、より仕事を終わらせられるようになります。これこそToDoリストの本質です。

(この最後の方法は、ToDoリストをアップグレードしないので反則だと思うかもしれませんが、息が詰まるようなリストではなく、いつまでにやればいいかという仕事のリマインダーを持つことは、ToDoリストの進化系とみなすこともできます。)

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Source: FollowUp.cc

Melanie Pinola and Sam Blum - Lifehacker US[原文

訳:的野裕子

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