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OneNoteで仕事を効率化する8つの便利機能

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OneNoteで仕事を効率化する8つの便利機能
Image: Shutterstock

ノートアプリの定番「OneNote」には、便利なのに意外と知られていない機能がけっこうあります。

今回は、仕事の効率アップに役立つOneNoteの少しマニアックな小ワザを8つ紹介します。

(※記事内の画像はOffice365付属のWindows版OneNoteを使用しています)

1. テキストをワンクリックで翻訳

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

ノート内のテキストは、外部サイトを使うことなく簡単に翻訳が可能。

翻訳したい箇所を選択した後、「校閲」タブの「翻訳」ボタンから「選択した文字列の翻訳」をクリック。右側にウィンドウが開き、翻訳結果が表示されます。

言語はドロップダウンリストから変更でき、「挿入」をクリックすれば現在のマウスカーソルの位置に翻訳結果を挿入できます。

なお、無料の「OneNote for Windows 10」や「OneNote for Mac」の場合は、「表示」タブ内に翻訳ボタンがあります。こちらのバージョンでは選択部分の翻訳に加えて、ページ全体を翻訳することも可能です。

2. 画像を固定して上から文字を書く

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

OneNoteに画像を挿入し、その上に手書き入力モードで文字を書き込みたいときは、右クリックメニューで「画像を背景に設定」を選択。

画像がその位置に固定されてドラッグしても動かせなくなるので、手書き入力後にうっかり下の画像を動かしてしまい、文字の位置がずれるトラブルを防止できます。

なお、画像の固定を解除したいときは、再度右クリックメニューを表示して、「画像を背景に設定」のチェックを外せばOKです。

3. キーボード入力だけで表を作成

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

OneNoteで表を作成するときは、「挿入」タブの「表」ボタンから行数や列数を選ぶ方法が一般的ですが、より簡単な方法もあります。

表の1行目・1列目のテキストを入力した後に「Tab」キーを入力すれば、右のセルに移動。末尾のセルまで移動したら「Enter」キーを押せば、次の行へ移動します。最後に再度「Enter」キーを押せば、表作成を終了できます。

さらに、「Ctrl」+「Enter」で現在の行の下に行を追加、「Ctrl」+「Alt」+「R」で現在の列の右側に列を追加などの操作も可能。

キーボードから手を離さずに表作成を行えるので、作業の大幅な効率化が可能です。

4. 他のページの任意の箇所にリンクする

別のページの情報を素早く参照可能にしたい場合に役立つのが、段落単位でのリンク機能です。

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

まずはリンク先となる段落の左端にカーソルを置いた状態で右クリックして、「段落へのリンクをコピー」をクリック。これでリンクアドレスがコピーされました。

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

続いてリンク元のページに移動し、リンクを入れたい文字列を選択。「挿入」メニューの「リンク」をクリックすると表示されるウィンドウで、「アドレス」欄にコピーしたアドレスをペーストします。

リンクをクリックするとリンク先のページに移動し、指定した段落が表示されるようになります。

5. 数式の答えを自動計算

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

OneNoteを使っているときに、ちょっとした計算が必要になった場合、いちいち電卓アプリを起動する必要はありません。ページに数式を入力し、「=」を入力すれば即座に解答が表示されます。

数式の入力方法はExcelなどと同じで、かけ算は「*」、割り算は「/」の記号を使います。

6. メールの内容をOneNoteに保存

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Screenshot: 酒井麻里子 via Outlook

Outlookで受け取ったメールの内容をOneNoteにも保存しておきたい場合は、メールを開いた状態で、右上の「…」→「OneNote」をクリック。

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

次に表示されるウィンドウで保存先のノートを選択すれば、メールの内容がOneNoteのページとして追加されます。

重要なメールが埋もれてしまい、後から探せなくなる事態を防ぐのに役立つ機能です。

7. OneNoteの文字列をOutlookタスクに登録

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

Outlookのタスク管理機能を使っている場合は、OneNoteからタスクを追加できる機能も重宝します。

OneNoteでタスクに追加したい文字列を選択してから、「Outlookタスク」をクリック。任意の期日を指定したい場合は「ユーザー設定」をクリックします。Outlookの予定追加画面が開くので日付を選択しましょう。

なお、この機能はOffice2019やOffice365などのライセンスを購入すると入手できる有料版のOneNoteのみで利用できます。

8. OneNoteの表をワンクリックでExcelに変換

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

OneNoteで作成した表をExcelファイルとして保存したいときに役立つのがこの機能。なお、こちらも利用できるのは有料版OneNoteのみのとなります。

表内にカーソルがある状態で、「表」タブの「Excelスプレッドシートに変換」をクリック。

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Screenshot: 酒井麻里子 via OneNote

見た目はあまり変化していませんが、操作前の表がOneNote内の機能を使って作成したものだったの対して、変換後はExcelファイルがページ内に挿入された状態になっています。

表の右上の「編集」をクリックすると、Excelでファイルが開き、「名前をつけて保存」から独立したファイルとして取り出すことができます。

仕事の効率アップに役立つOneNoteの便利な機能。ぜひ活用してみてください。

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Image/Source: OneNote

酒井麻里子

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