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Google ToDoリストを使ってGmailを管理する方法

author 訳:春野ユリ
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Google ToDoリストを使ってGmailを管理する方法
Image: rafapress/Shutterstock.com

Gmailは、ユーザーが採用している標準システムとすでに一致している可能性がありますが、GmailをGoogle ToDoリスト(Google Tasks)と同期させると一段レベルが上がります。

Gmail内のGoogle ToDoリストを利用して、実用的なメールを特定のリストに落とし込んで優先順位をつけることができます。

メールをタスクに変換して、受信トレイ内にToDoリストを作成する方法を見ていきましょう。

Google ToDoリストとは?

Google ToDoリスト(Google Tasks)は、ほとんどのGsuite製品に統合されているアプリケーションです。また、スマホにダウンロードできる単独アプリとしても提供されています。

受信トレイを離れずにタスクを追加して管理できるようにすると、ToDoリストを作成しやすくなります。

このアプリケーションを使用すれば家の掃除や食料品の買い出しなど日々の雑用を簡単に把握できますよ。

また、メールをタスクとして簡単に取り込むこともできます。優先度の高いメールと優先度の低いメールを、アーカイブしたり削除したりせずに分けられるのです。

さらに、Google ToDoリストを使用すると、Googleカレンダー、Gmail、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートの間を行ったり来たりせずに、アクションを取るべきアイテムをすべて1カ所から管理できます

Google ToDoリストは無料で使用できて、既にGmailの受信トレイの一部になっています。 生産性を向上させるGmailの重要な機能と言えるでしょう。

Gmailにタスクを追加する方法

Gmailアカウントにログインすると、右側にGoogle ToDoリストのアイコンを含むサイドバーが表示されます。このアイコンをクリックして、アプリケーションを開きます。

Google ToDoを作成する画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

Gmailに新しいタスクを追加する方法

  1. タスクを追加」をクリックする。
  2. タイトルを入力し、「Enter」を押す。
  3. 鉛筆型アイコンをクリックする。
  4. 詳細説明の入力、日付と時刻の追加、サブタスクの追加ができる。
  5. 戻る矢印(←)」をクリックする。
Google ToDoリストの詳細設定画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

最初にタスクを追加するときは、タイトルを入力するだけで済みますが、タスクにさらに情報を追加する場合は、鉛筆型アイコンをクリックします。

これにより、タスクの説明を追加したり、特定の日時を追加したり、サブタスクを追加したりできます。

日付と時刻を追加するとタスクがGoogleカレンダーと自動的に同期され、タスクのイベントが作成されます

これは、GoogleからGsuiteに統合したものならどれとでもうまく機能します。サブタスクを追加すると、元のタスクの下にさらにタスクが作成されます。大型プロジェクトがあるときは、それを小さなタスクに分割する必要があります。

Google ToDoリストにGmailを加える方法

Google ToDoリストにメールを添付する画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部
  1. Google ToDoリストを開く。
  2. メールをクリックしてタスクにドラッグする。

メールを正しいところにドラッグすると、メールが自動的にタスクに追加されます。 以前と同じオプションでタスクを編集できますが、今回はGoogleがタスクにメールへのリンクを追加しました。

メールのリンクをクリックすると、受信トレイ内でそのメールが開きます。 これにより、受信トレイでメールを検索しなくても、メールの詳細を簡単に見ることができます

Google ToDoリストを管理する

タスクの順序を変更する、リストの名前を変更する、リストを削除する、タスクを削除する、キーボードショートカットを学ぶ、リマインダーをコピーする、などしてGoogle ToDoリストを最大限に活用しましょう。

ToDoリストを整理し直すと、最優先のアイテムを見逃したり忘れたりすることがなくなります。

手順は、アイテムをクリックして必要に応じて正しい順序でドラッグします。アイテムをサブタスクにドラッグして親タスクの下に置くこともできますし、サブタスクをドラッグして親タスクにすることもできます。

リストを日付で並べ替えるには、3点アイコンをクリックして「日付」を選択します。「指定した順序」をクリックすると、カスタマイズした順序に並べられます。

Google ToDoリストの優先順位付け
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

完了の印をつけたタスクをすべて表示することもできます。Google ToDoリストの下部にある矢印をクリックしましょう。

ここから、特定の完了したタスクを削除したり、タスクに未完了の印を付けてメイン画面に表示したりできます。さらに、こうしたタスクは、オプションメニューから一括削除できますよ。

完了したタスク一覧
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

Google ToDoリストがここまで強力なのは、タスクごとに異なるリストを作成できるからです。

たとえば、仕事用、個人用、食料品用に個別のリストを作成できます。

Google ToDoリストを管理する方法

タスクの管理
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部
  1. マイタスク」をクリックする。
  2. 新しいリストを作成」をクリックする。
  3. リストの名前を入力する。
  4. 完了」をクリックする。

新しいリストを作成すると、それをGoogle ToDoリストが自動的に開くので、すぐにタスクを追加できます。

別のタスクに戻るには、リスト名をもう一度クリックして、開きたいリストを選びます。リスト名の右横にあるの6点アイコンをクリックして、リストを置きたい位置までドラッグするとリストの順序を並べ替えることができます。

リストの名前はいつでも変更することが可能です。また、必要に応じてリスト全体を削除することもできます。

タスクをあるリストから別のリストに移す必要があるときは、鉛筆型アイコンをクリックして、ドロップダウンから適切なリストを選択しましょう。

上記の方法を使用して、リストを並べ替えることができます。タスクの画面を終了するには、右上の「X」をクリックするとサイドバーが非表示になり、簡単にアクセスするためのアイコンだけが残ります。

Google ToDoリストと統合されているアプリ

Google ToDoリストは、以下の各プラットフォームに統合されています。

  • Google カレンダー
  • Google ドキュメント
  • Google ドライブ
  • Google スプレッドシート
  • Google スライド

これらを統合することで、あるタスクを完了するためにアクセスする必要があるファイルへのリンクを追加できるようになりました。

リンクをクリックすれば、ファイルかドキュメントが別のタブで自動的に開き、Google ToDoリストに引き続きアクセスできます。

必要なものをすべて1つの場所に置いておけるので、効率と機能を合理化してより多くのタスクを片付けることができます。カレンダーから特定の日時を設定すると、タスクの通知が届きます。

Google ToDoリストを上手に活用して効率アップを

Google ToDoリストは、受信トレイ全体とGsuite製品を効率的に合理化する方法です。受信トレイ全体を管理しなくても、実行可能なアイテムに優先順位を付けることができます。

Google ToDoリストを他のGsuite製品と統合することで、複数のプラットフォームにログインしなくても、中心となるToDoリストを作成できます。世界のどこにいても、1カ所からタスクをきちんと整理しましょう。

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Original Article: How to Manage Your Gmail Inbox Using Google Tasks by MakeUseOf

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