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仕事も私生活も「やりたいことを全部やる」タスク管理術

仕事も私生活も「やりたいことを全部やる」タスク管理術
Image: filadendron/Getty Images

リモートワークを始めるなど、何かをきっかけにして「これから仕事と私生活を両立させるぞ!」と決意したことがある人は少なくないでしょう。

ところが、気がつけば朝から夜まで仕事で埋め尽くされる日々…。

「おかしい…ワーク・ライフ・バランスを実現させるはずだったのに」と首をかしげるのは、ビジネスパーソンあるあるかもしれません。

人生を前進させるタスク管理「4つのポイント」

スワンさんもその1人でした。

事業デザイナーやスタートアップデザイン顧問という肩書を持つスワンさんは、長い間「寝て起きて、それ以外は全部仕事」という日々でした。登山や絵描きなど多趣味を自認していたのが、すべて放置状態。

ある日、一念発起したスワンさんは、どうしたらワーク・ライフ・バランスがかなうのか真剣に考えます。

注目したのはタスク管理。と言っても、世にあるさまざまなタスク管理は、どれも仕事に特化したものなのでそのまま使うわけにはいきません。

数年の試行錯誤ののち、スワンさんはついに解決策にたどり着きます。それは、以下4つのポイントに集約されるものでした。

これを見ただけでは、ピンとこないかもしれません。ですが、この4つのポイントには「人生を前に進める大きな効果」があるそうです。

スワンさんの著書『あなたの24時間はどこへ消えるのか』(SBクリエイティブ)には、各ポイントが細かく解説されていますが、ここでは概要を紹介しましょう。

1. すべてのタスクを同等に扱う

「すべてのタスク」とは、仕事だけでなく、家事や趣味から、役所での手続きといった細かい雑務に至るまで一切合切を意味します。

それも優劣をつけず、「同等に」扱うのが大事だと、スワンさんは強調します。

残念ながら、仕事のことしか管理していなかったら週末までに終わるのは「仕事のことだけ」です。

(中略)だからこそ、仕事「以外」も全部ひっくるめて毎日を可視化することによって、ようやくわたしたちはやらねばならないことばかりを消化する「偏ったタスク」から抜け出すことができるのです。

(本書142~143ページより)

この点が腹落ちしたら、具体的な次の一歩がタスクの分類

スワンさんは、自身のタスクを、本業、副業、やりたいこと、雑務の4種に分類しています。そうすることで、どのジャンルのタスクの分量が多すぎるか、あるいは、おろそかにしているかなどが把握しやすくなります

ジャンルの分け方は、これに限らず各人各様。自分にぴったりのジャンル探しをスワンさんはすすめています。

2. タスクを親子で管理する

タスクを「親子で管理する」とは、たとえばウェブサイトの「バナー作成」が大きなタスクなら、これが親タスクとなります。

その下に、バナーを作成するのに必要な「仕様チェック」「参考リサーチ」「ラフ作成」と、数個の子タスクがある入れ子構造とします。子タスクが全部完了すれば、親タスクが完了したことになります。

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タスクは親子で管理する
Image: スワン

この方法をとる前のスワンさんは、タスクを大きな単位で管理していました。

しかしこれだと、タスクの完遂に必要なプロセスが見えにくいため、作業時間の見積もりを見誤ったり、何から手をつけるべきか悩むなど、多くの問題点に直面したそうです。

逆に親のないタスクの羅列だと、「取っ掛かりやすい親タスクの頭だけにバラバラと触れるだけで、結果的にどのタスクも終わっていないというという最悪の事態」に。

だから、親子で管理する必要があると、スワンさんは力説します。

これを親子関係で整理することで、扱いにくい「マルチタスク」をより集中しやすい「シングルタスク」化することができます。

目の前のタスクに取り掛かっている最中も「どの親に対する子タスク」なのかを意識しながら作業ができるので、一つの課題にグッと思考を深めることができます。

(本書151ページより)

3. タスクを1週間で管理する

タスクは何日ぐらい先まで管理しておけば良いのでしょうか?

スワンさんは、月曜日を起点とする1週間というスパンがちょうど良いとすすめています。それより長いと先々の想定が狂いやすく、逆に短いと変更・リカバリーが難しいというのがその理由。

まず、月曜日の朝一番にするのが、今週のタスク出し。ジャンルごとに書き出して、各タスクをざっくり親子に分解します。

次にそれらを、各曜日に割り振っていくのですが、その前にするのが「ブロッカー」のスケジューリングです。

「ブロッカー」とは、定例会議など1~2時間はかかることがわかっている予定。これらはタスクリストの先頭にメモします。そうすれば、会議の多い日はタスクを減らすなど、調整がしやすくなります。

また、金曜日に向けてタスクの量は減らしていくのがコツ。「金曜日はほぼ空っぽでもいいかもしれません」と説くのは、想定外のタスクやスケジュール調整を受け入れる余裕を持たせるためです。

4. 今日の作業時間を押さえる

スワンさんの毎朝のルーティンは、パソコンでGoogleカレンダーを開き、今日やるタスクを入れ込んでいくことです。

枠が埋まったら「朝からフル稼働」。つまり、子タスクをどんどんこなしていき、目標の親タスクを終わらせていくわけです。

夕方に全体の進捗を確認し、すべて終わるか、明日に持ち越すタスクがないかを見直します。仕事が終わったあとのプライベートのタスクも同様です。

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スワンさんのある日のGoogleカレンダー
Image: スワン

単にToDoリストのメモでなく、わざわざGoogleカレンダーに入力するのは明確な意味があるそうです。

1つは、時間が足りなくなる状況の回避

一日の中ではまとまった作業時間だけでなく会議の隙間時間、ちょっとしたコーヒーブレイク、ランチの予定。

これらが何度も偶発的に繰り返される中、毎日最適な「今やるべきこと」を導き出すのはあまりに困難で、とても頭を使います。

それにふわふわと身を任せ、思いついた順にタスクをバラバラとやっていくのではまずタイムオーバーから逃れられません。

(本書164~165ページより)

もう1つは、Googleカレンダーに入力する際に「あれ、思ったより今日は余裕がないな」と、タスク過剰に気づけること。

ついつい盛りがちなタスクの量を適正にコントロールできることが、大きなメリットとして挙げられています。

Googleカレンダーのタスク管理には、作業の延長不意の用事なども記録に残しておきます。後で見返すことで、対処への時間のかかり具合や隠れた時間の浪費に気づけ、時間の見積もり精度の向上に役立からだそうです。


『あなたの24時間はどこへ消えるのか』に書かれているのは、こうしたタスク管理の秘訣ばかりではありません。

自分の時間を大切にするマインドセットを鍛える「セルフノート」の作成法や、時間泥棒の撃退法など、今日から始められるライフハックが盛り込まれています。

ワーク・ライフ・バランスをなかなか実現できなかった人に、おすすめしたい1冊です。

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Image: スワン, filadendron/Getty Images

Source: SBクリエイティブ

鈴木拓也

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