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顔出し会議はなぜ疲れる? 音声だけできちんと伝わるオンライン会議のコツ

author 沖本るり子
顔出し会議はなぜ疲れる? 音声だけできちんと伝わるオンライン会議のコツ
Image: Gettyimages

こんにちは。1分トークコンサルタントの沖本るり子です。

定例会議や外部との打ち合わせなどオンライン会議の場が増え、やり取りには慣れてきたけれど、対面のときより疲れてしまうという声をよく耳にします。

なぜなのでしょうか? そこで、今回は「オンライン会議で疲れないコミュニケーションのコツ」をお話しましょう。

オンライン会議が疲れる理由

ビデオ会議
Image: Gettyimages

オンライン会議が一般化して、まず多くの人が次のように注意喚起し始めました。

オンライン会議では、

・顔の映りを意識しましょう(顔出し必須)

・身振り手振りは大きくしましょう

・チャット機能も使いましょう

確かに、コロナ禍前には、私も「オンライン会議の良い点は、本人がこれまで気づいていない自分の姿(顔の表情や仕草など)に気づき、見た目の改善につながります」と伝えていました。

しかし、コロナ禍でオンライン会議の頻度が急増し、見栄えを重視するようになり、人によってはライティングまで考えるほど過剰になってきたため、一概に顔出しをおすすめできなくなりました。

映像ありの顔出し会議は配慮することが多すぎる

対面と違い、オンライン会議では顔がアップで映し出され、自分の顔も見えることで顔の映り具合が気になるのは男性女性にかかわらず当然かもしれません。

必要以上に自分の顔の表情づくりを意識したり、伝わりづらいからと両手で丸やバツを作ったりとリアクションも大きめになりがちです。

さらには、共感したコメントをチャットにせっせと書いたり、どこで話しかけたらいいのかわからないので、チャットに意見を書いたりすることもあるでしょう。

参加者は、話を聞きながらチャットにも目を向けなければなりません。

つまり、映像ありのオンライン会議では、

  • 人の顔を見る
  • 人の話を聞く
  • チャットを読む
  • 資料を見る
  • 自分の顔の表情を意識してつくる
  • うなずきを大きく
  • わかった・わからないなどの身振り手振りをする
  • マイクのオン・オフをする
  • メモをとる

など、会議中に気にしなければならないことが多岐にわたり、あれもこれもと同時にしていて疲れないほうがおかしいのです。

たしかに、周囲に良い印象を与えるコミュニケーションは大事なことではありますが。

これでは、もっと肝心な自分で物事を考えたり、話をまとめたりすることがおろそかになってきちんと話せなくなったり。その結果、聞き手はますます疲れてしまいます。

顔を出さなければ、ラクになる?

このような顔出しの疲れからか、一気に人気が出ているのが音声SNSアプリ「Clubhouse」。人とつながりたいけれど映像はなくてもいいという気持ちがあれば、当然の流れかもしれません。

「Clubhouse」では、話し手は相手の顔を見ないで話をします。聞き手も、音声のみの顔出しなし。人の話を耳で聞くことが主で、身体全部を使って聞くこともなく気がラクです。

つまり、いつものオンライン会議も、

  • 顔の映りを意識しましょう(顔出し必須)
  • 身振り手振りは大きくしましょう

この映像として伝える部分をなくしてしまえば、負担は今の半分になるかもしれません。

そんな風に感じているなら、この際、顔出しをしないでオンライン会議を行ってみることをおすすめします。

同時に映像がないことで、起こりうるよくある悩みを回避する策を考えてみましょう。

音声だけのオンライン会議でよくある3つの悩み

コロナ以降、ウェブ会議が増えましたが、前出したとおり、どちらかというと顔出し必須の空気でした。

しかし従来からウェブ会議を行っている人たちは、変わらず顔出し必須ではありません。顔を出さなくても上手にコミュニケーションがとれる方法があるからです。

では、顔を出さないオンライン会議中のコミュニケーションで困ることはなんでしょうか?

よくある悩みがこの3つ。

  1. 話すタイミングに困る
  2. 誰が話しているのか把握しづらい
  3. 相手の反応がわからない

つまり顔が見えないと相手の反応がよくわからないので話しにくくて話せないというのです。

これらを解決するには?

音声だけのオンライン会議を成功させるルール

オンライン会議中の男性
Image: Gettyimages

そもそも電話では、相手の顔を見ないで双方向で話ができ、コミュニケーションはとれていたはず。これが1対1から、1対複数になっているだけです。

そこで自分が話をするときは、相手が複数だと考えず「相手は1人だと意識して話をすればいい」のです。

顔が見えないから話せないのではなく、顔が見えなくても話はできていたと自信をもちましょう。

1. わからないときだけ質問する

オンライン会議の場合、(相手に)聞こえている、(相手は)わかっているという前提で話を進めます。聞く側もわざわざ、「わかった」という表現をする必要はありません。

わからないときだけ、「質問」をするルールにします。

対面のときと同じです。そうすると、わかっているのかなぁ、どうなのかなぁと気をもまなくてよくなります。

2. 司会に指名されたら話す

また、話すタイミング、同時に話し始めてしまわないようにするにはルールで対応しましょう。これは、オンライン会議に限らず、対面でも同じです。勝手にしゃべらずお互いに譲りあう気持ちで対応します。

会議の場合は、進行役がいます(いない場合は進行役を設定する)ので、指名されたら話をするか、指名されない場合は、会議ツールの挙手ボタンを押して、指名されてから話をしましょう。

3. チャットは原則使わない

原則、チャットの使用は禁止にします。備わっている機能をあれもこれもと使用する必要はないのです。

チャットも、音声の発信ができない場合のみ使用にし、どうしてもチャットを使用するしか他に方法がないという必要な時だけ使用することにしましょう。

4. 発言の前に名乗る

誰もが話をするときは必ず、冒頭で「名乗る」というルールを決めます。(当然のようなことですが、対面や顔出しをしているときは実施している人が少ないもの)

すると、相手の顔がみえなくても音声だけの情報で伝わり、聞いているだけで誰が話しているのかわかりやすくなります。いちいち誰が話しているのかと画面でチェックしなくていいのです。

「滝口が話します。その案件については…」

「滝口です。その案件については…」

「滝口が山川さんへ質問します。質問内容は…」

「滝口です。山川さんへ質問です。質問内容は…」

のように、部内ルール、社内ルール、その会議でのルールとして決めましょう。

「指名されたので名前は言わなくてもわかるだろう…」という気持ちは捨てること。

まれに、遮って話をする人もいますし、発言する際には名乗る癖をつけるのです。これで、誰が話をしているかはわかります。

5. 相手に直接確認する

相手の反応を確認したいときは、あれこれ考えてもわかりません。顔が見えたとしても、つくろっている顔や態度では憶測でしかありませんから。

「●●さん、私の考えについてはどう感じていますか?」など、核となる立場の人や気になる人に質問をしてみましょう。

まとめ:オンライン会議で疲れないコミュニケーションのコツ

会話する男性
Image: Gettyimages

オンライン会議で疲れないポイントをまとめましょう。

  • 顔出しをやめる
  • 話は聞こえている、わかっているという前提で進める
  • 進行係の指名を受けてから、話をする
  • 話すときは、冒頭で自分の名前を告げる

こうすれば、音声だけでも理解でき、相手への最低限の配慮ですみます。

疲れない分、

・目で、共有資料を見る

・耳で、人の話を聞く

・口で、話をして伝える

これらに集中でき、物事を考えたり話をまとめたりするゆとりが生まれてきます。こちらの伝え方もうまくなり、「言った」「言わない」の齟齬も軽減できるはずです。

たとえ強制的に顔出しを求められても、自然な表情としぐさで、音声だけでも伝わるコミュニケーションのコツを生かしてのぞんでみてはいかがでしょうか?

沖本るり子(おきもと るりこ)

沖本るり子

株式会社CHEERFUL 代表。1分トークコンサルタント。「5分会議」®で、人と組織を育てる専門家。江崎グリコなどを経て、聞き手が「内容をつかみやすい」「行動に移しやすい」伝え方を研究。現在、企業向けコンサルタントや研修講師を務めている。「5分会議」®はRKB毎日放送「今日感テレビ」で紹介された。著書に『期待以上に部下が育つ高速会議』(かんき出版)、『生産性アップ!短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』(明日香出版社)、『期待以上に人を動かす伝え方』(かんき出版)などがある。

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