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WordかPDFか。履歴書はどっちで送るのが正解?

WordかPDFか。履歴書はどっちで送るのが正解?
Image: Master1305/Shutterstock.com

久しぶりに就職活動をするという人は、昔作った履歴書を引っ張り出して、何世紀も前の遺跡を発掘したかのような気持ちになったかもしれません。

さて、新しい履歴書が準備できました。あなたはおそらく、その履歴書をどんなファイル形式にして送ればいいのか、悩でいることだと思います。

昔はMicrosoft Wordを使うのが正解だったかもしれませんが、最近ではPDF形式で履歴書を送るのが一般的となりつつあります。

PDFには多くの利点がありますが、企業側がWord形式での送付を要求してくるケースもあります。

今回は、求職者がよく頭を悩ます、「履歴書をどのファイル形式で送ればいいのか」という問題を扱います。

PDFのほうが安心。理由は?

PDFは、どんなデバイスで開いても、同じ見た目が保たれるファイル形式です。

Word文書はそうではありません。履歴書を個性的に見せようと工夫をこらしたりすると、先方のパソコンで開いたときにレイアウトがめちゃくちゃに崩れている、なんてこともあります。

また、相手が異なるバージョンのWordを使っている場合にも、履歴書の書式が変わってしまう恐れがあります。

Resume Coachも、異なるデバイス間でWord文書をやりとりすると、さまざまな問題が生じる可能性があると指摘しています。

余白の大きさが変わってしまったり、1ページ内に収まっているはずの履歴書が2ページに別れてしまったり、指定したフォントで表示されなかったり(相手のパソコンにそのフォントが入っていなかった)、最悪の場合、解読不可能なコードのように文字化けしてしまうこともあります。

もし、履歴書のレイアウトや書式にこだわって、貴重な時間をつぎ込んできたにもかかわわらず、企業の担当者が実際に目にするものが、きれいに仕上げられた履歴書ではなくレイアウトが崩れた見苦しい履歴書であったとしたら、あまりに悲しいことです。

また、それはあなたに関して、企業に間違った印象を与えることにもなりかねません。

また、PDFはパスワードで保護することが可能です。誰かに応募を妨害される心配がある場合は、PDFのほうが安心です。

Wordを使うべき時とは?

オンライン上に履歴書を登録する時

人材会社や応募企業に履歴書をメールやDMで送る場合は、文書の開きやすさや書式が崩れない利点を考えて、PDFを選ぶことをおすすめします。

もっとも、オンラインでたくさんの企業や求人情報サイトに履歴書を登録する場合は、Wordを選んだほうがいいかもしれません。

多くの企業は、Word文書をスキャンする応募者追跡システム(ATS:Applicant Tracking System)を使っています。

たとえば、求人情報サイトにPDFを送ったら職務経歴がでたらめに刻まれて登録されていた、なんて経験がある人もいるかもしれません。

ZipJobは次のように説明しています。

オンラインで履歴書を送る際に最適なファイル形式は、Word文書です。

このファイル形式なら、ほとんどの応募者追跡システム(ATS)で問題なく読み取ることができます。

最近では、履歴書を解析するために、より高度なATSを導入する企業も増えていますが、Wordファイルなら、事実上すべてのATSが読み取ることができるので、より安心です。

最近のATSはPDFに対応しているものも多いですが、念には念を入れておいて損はありません。

人材会社を利用する時

人材会社を使う場合、就職の可能性を高めるため、担当者が履歴書に手を入れるケースがよくあります。

PDFは誰もが編集できる形式の文書ではないので、人材会社に履歴書を送るときは、Word文書にしておき、必要な編集を加えてもらうのも良い考えです。

PDFとWordの両方を用意しておこう

私は基本的にPDFを使いますが、誰にでも推奨できるやり方が1つあります。それは、先方企業が求めるファイル形式で提出することです。

企業はそれぞれ独自のポリシーや業務フローを持っていますので、ある時にはWordを、別の時にはPDFを求めて来るかもしれません。

私の経験では、ほとんどの企業はPDFを要求してきますが、Wordの履歴書をいつ求められてもおかしくはありません。

ですので結論は、「両方の形式で用意しておけば間違いない」ということになります。

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Image: Master1305/Shutterstock.com

Source: ResumeCoach(1, 2), Zip Job(1, 2, 3)

Sam Blum - Lifehacker US[原文

訳:伊藤貴之

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