連載
特集
カテゴリー
タグ
メディア

仕事効率化

突然の「割り込み仕事」に振り回されない人の3習慣

突然の「割り込み仕事」に振り回されない人の3習慣
Image: Jacob Lund/Shutterstock.com

こんなことはないでしょうか。

「今週は久しぶりに早く仕事を終えられそうだ」とウキウキしていたところ、ふと受信トレイをチェックすると、

急ぎで報告をメールでお願いできませんか?

といった、悪魔のようなメールが入っていることが。

とりわけ、リモートワークの場合はなおさら注意が必要です。

コロナうつ」という言葉をご存じでしょうか。誰にも相談できず、ストレスを抱え続けることが原因で発症するうつ病のことです。

そこまで深刻な状況でないとしても、突然の割り込み仕事に振り回されない、段取りのコツを覚えておきませんか?

これは、生活の質を守るために必須のスキルだと確信します。

私が企業研修で提供するタイムマネージメントの中から、割り込み仕事に振り回されないティップスをピックアップしました。ぜひ活用してください。

1. 普段からタスクをためない

PCを操作する人の手元
Image: Kite_rin/Shutterstock.com

まず、必ず「割り込み仕事」は来るものだと考えてください。台風と一緒です。

だから、備えをしておくことが1つ目の提案。具体的には「仕事の手離れ」を素早くしておくことです。

受信トレイにメールをためていませんか? 提出するレポートをためてしまう、なんてことはないですか?

そうなると、想定外の特急依頼が来た場合、溜めていたタスクは“さらに後回し”になってしまい、気がつけば金曜日になっても追いつかず、週末を使って処理するといったことにもなりかねません。

なので、常にタスクを空にしておくことを基本としておいてください。

メール:1通2分、90分以内に返信を

メールの受信トレイにメールをためてはいけません。

手短に返せるものであれば、スグ(90分以内が目安)に返信をすることを習慣にします。

そして、ここで大事なのはさばくスピード。1件あたり30秒~2分で返信を済ませることを基本としないと追いつきません。

しかし、「そんなに速くさばけない」と思う方もいることでしょう。もちろん、正攻法で1からメールを打っていては、絶対に間に合いません。

横着でもいいのです。定型文を登録しておくと良いでしょう。Outlookなら「クイックパーツ」、Gmailなら「テンプレート」の機能を活用します。

文書作成:ひな形を活用する

文書作成もメール同様、1から文章入力していては間に合いません。

可能な限り“文章の差し替え”で済むよう、マスター(ひな形)を作っておくと良いでしょう。文章の一部を差し替えるだけになりますので、A4(1枚)であれば5~10分で作れるようになります。

2. 逆算思考で「70点主義」を貫く

自宅で仕事する男性
Image: Klever LeveL/Shutterstock.com

特急依頼があった場合、クオリティにこだわりすぎると、残業になり休日に処理をするはめになるなど、結局は自分の首を絞めてしまうでしょう。

実際、家に仕事を持ち帰っている人の中には、自己満足さながらにクオリティにこだわってしまっていることが原因で、週末に仕事をしてしまっている人も少なくないのです。こうなると、生活の質は確実に悪化していきます。

なので、急な依頼に対しては「70点主義」と決めてください。

もちろん、「手抜きをしましょう」ということではまったくありません。「正しく手間を省きましょう」ということです。

つまり、目的から逆算をして、過剰にならないよう極力シンプルに済ませることを徹底するのです。

***

私の仕事は研修講師ですが、こんな特急依頼をいただくこともありあす。

稟議を上げたいのですが、上司に研修テキストも見せたいと思っています。今週中にテキストを作ってもらえませんか?

あなたならどうしますか?

私の場合はこうです。代替策を考えます。これまで使っていたテキストを加工して「サンプル」を作成し、お相手の上司にイメージをしてもらうことはできないか、と。

作りたい気持ちはあるのですが、テキストを全て作り込んでしまうと数日かかります。この場合、サンプルであれば1~2時間で作成できます。

実際、この場合、まずはサンプルで済ませて、稟議が通過してから本格的に作成にかかれば、まず問題はありません。

これが70点主義。目的を達成することができるならば70点主義で済ませる考え方です。

どんな仕事も、特急仕事が舞い込んだ際は「70点主義」を可能な限り貫くことをおすすめします。

3. 急な依頼を「想定内」にする

通話しながらタブレット操作する男性
Image: Jacob Lund/Shutterstock.com

理想を言えば、「割り込み仕事」がない状態にするのがベストです。その理想を実現するために、意識していただきたいことがあります。

それは、常に「三手先を読む」ことです。一例を示しましょう。

  1. 「課長が、来週部長にレポートする会議が入っていると言っていたな」
  2. 「ということは、突然データを集めてくれと頼まれるかもしれない」
  3. 「もしそうなると、休日に作業をすることになりかねないな」

だとしたら、「今のうちに自分が動くべきことはないか?」と上司に確認するのが三手先を読む人の行動です。

このように、あらかじめ先を読んでおけば突発仕事はなくなるというわけです。

ぜひ、自分のことだけではなく「突発的に仕事を振られるかも」とアンテナを張り巡らせてみてください。それだけで、「想定外」を「想定内」に変えることはできるでしょう。

***

さて、今回は、「割り込み仕事」の対処方法を紹介しました。少し難しいと感じられたかもしれません。

実は、私自身も特急仕事にさらされている1人です。メールの受信トレイを確認するたびに、何らかの依頼が入っています。

でも、今回ご紹介したメソッドを習慣にしていますので、かなり解消できています。最初からスグにはできませんでしたが、2~3カ月で確実にできることでしょう。不器用な私がそうでしたので確信します。

今回の内容が少しでも参考になれば幸いです。

伊庭 正康 株式会社らしさラボ 代表取締役

伊庭正康さん

リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。現在は、オンラインを活用した研修も好評。近著に12万部を超える『できるリーダーは、「これ」しかやらない メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ (PHP研究所)』のほか、新刊の『目標達成するリーダーが絶対やらないチームの動かし方(日本実業出版)』『結果を出す人がやっている! 仕事を「楽しくする」方法(アスカビジネス)』をはじめ、他多数の書籍がある。

無料メーリングニュース(全8回)

※YouTube「研修トレーナー伊庭正康のビジネスメソッド」もスタート

※オンラインで学べるUdemyの講座も好評

あわせて読みたい

「段取り力」を上げる、攻めスケジューリングのコツ

忙しい人が実践する「隙間時間」の“超絶”活用術

2021年を飛躍の年にするために振り返りたい「3つの質問」


Image: Klever LeveL, Kite_rin, Jacob Lund(1, 2)

伊庭正康

swiper-button-prev
swiper-button-next