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仕事が驚くほど捗る時間管理のシンプルなコツ3つ

author 訳:春野ユリ
仕事が驚くほど捗る時間管理のシンプルなコツ3つ
Image: Montri Thipsorn/Shutterstock.com

私は、起業家になってから今年ほど「保証いたしかねます」とメールに書いたことはありません。

常に変更を繰り返さざるを得ない状況下で、時間はとらえどころがなくなり、指の間をすり抜けていきます。

今年は、計画の調整、会議のリスケ、家庭と仕事を同時にやりくりすることを「数え切れないほど」余儀なくさせられました。

多くの人が在宅勤務を続けており、時間の管理が相変わらず最も難しい課題の1つです。

現在私たちが直面している異常な状況では、これまで長く議論されてきた時間管理の仕方に特化するのは難しいかもしれないことが、私もリーダーとして理解しています。

しかし、誰もが非常に多くの多様なストレス源にさらされている今、効果的な時間管理の重要性がますます高まっていることに気づきました。

1日のスケジュールをしっかり組み立てて、平常心と目的意識を高められると、生活が普通に回っているように少しは感じられるかもしれません。適切な時間管理術を導入すると、集中力が高まり、目標達成に近づくことができます。

私もチームも実践し、時間を最大限に活用して仕事を片付けていく力を得られたと感じられる時間管理のシンプルなコツを3つご紹介します。

1. エネルギーの使い方を吟味する

何が時間の余裕をなくす原因になっているか週単位で確認してみましょう。

あふれかえるメールの受信トレイ、常に通知音を鳴らし続けるスマホなど、集中力を損なう原因になっているもののせいかもしれません。

たとえば、同僚とのコミュニケーションに使用するプラットフォームが生産性と集中力を損なうようになり始めたら、本当にそれを使うことが有益かどうか検討すべきときです。

デジタル過多は、一番の時間の浪費になります。ストレスが多いときに一番避けたいことは、外的な力のせいで大事な仕事ができなくなることです。

チームに自分の仕事の流れを監査させましょう。

「SNSやメールの返信にどれくらいの時間を費やしているか?」「価値の高い活動にどれくらいの時間を費やしているか?」と自問させてください。

その流れで、そうした注意力散漫の元になるものを排除する方法を考えさせましょう。

スマホの通知を無効にして、「デジタルライフ」から定期的に休憩をとると集中力を取り戻す機会になるので、こちらから提案してみてはいかがでしょう。

集中力を維持するために重要なもう1つの側面は、精神的エネルギーの変動に注意を払うことです。

メルボルン・ビジネススクールで経営判断を教えるマーケティングの教授を務めるJill Kleinさんは、自分のエネルギーが最適化される時間帯最も生産性が高まる時間帯を仕事の時間にすることを提唱しています

重要な活動はエネルギーが高くなる時間帯、精神的ピークを迎える時間帯にするようにして、メールの返信などの些末で難易度の低い作業はエネルギーが低くなる時間まで取っておきましょう。

クロノタイプと生産性の関係。1日の中で最も集中できる時間帯はいつ?

2.タスクと所用時間を記録する

適切なツールを今すぐ入手するともちろん助かりますが、頭痛の種になっている時間管理にも役立ちます。

精神力を麻痺させるようなタスクを何度も繰り返しているように感じることと、明快さと生産性の感覚を発達させることでは、違いが出ます。

データの活用法を改善すると、社員はタスクをもっとうまく追跡できるようになり、時間の節約にもなります。

我が社JotFormでは、データ疲労に対処する方法としてJotForm Tablesという最新ツールを最近リリースしました。

これは、オンライン形式のスプレッドシートとデータベースの強力なハイブリッドで、特にデータの管理、追跡、整理をすべて1か所で行うのに便利です。

こうしたツールを組み合わせたり、気が散る元を減らしたりすると、仕事の日の時間の使い方を最適化しやすくなります

3. 共感力のあるリーダーシップを発揮する

リモートで仕事をしていると、社員の時間の使い方をトラッキングするのは難しくなりますが、柔軟な環境は信頼を育むだけでなく、限られた時間でチームが最善の仕事をすることを可能にします。

誰でも「タイムハック」という奇跡のような響きを持つ言葉を耳にしたことはあると思いますが、私は、代わりに良心的な時間管理を提唱したいと思います。

この種の時間管理術は、適切な戦略を奨励するだけでなく、スタートからストレスの少ない職場文化を育てます。

このコンセプトは、「共感力のあるリーダーシップ」のポジティブな効果と結びついており、リーダーが燃え尽き症候群になるのを防ぐ助けになります。

今年アメリカ心理学会が発表した報告書によると、雇用されている成人の10人中7人は、仕事が生活におけるストレスの重大な原因だと述べています。

時間管理計画は、どれほど注意深く計画しても、不測の事態によってダメになることがあります。予定が計画通りに行く保証はありません。

しかし、リーダーが共感を示しながらチームを統率すると、その日どれだけチームメンバーたちが苦労していても、誰もが職場で生産性を最大限に発揮できるように頑張ることができます。

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Image: Montri Thipsorn/Shutterstock.com

Source: Melbourne Business School, American Psychological Association

Originally published by Fast Company[原文

Copyright © 2020 Mansueto Ventures LLC.

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