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タスク管理&メンタルケアを身につけるには?|今必要な「セルフマネジメント」実践法

タスク管理&メンタルケアを身につけるには?|今必要な「セルフマネジメント」実践法
Image: Jirsak/Shutterstock.com

我々の働き方は大きく変わりました。

リモートワーク、時差出勤などの導入により、今までのように同じ時間に職場に出社し、顔を合わせて業務の確認を行なう、といった機会が減っている人もいることでしょう。

このニューノーマル下で必要となっているスキルがあります。それは、セルフマネジメントです。

セルフマネジメントとは、自分を自分がマネジメントをすることであり、言うなればあなたがあなたをマネジメントすることを指します。

上司のチェックや同僚からのサポートがなくとも、任されたタスクを確実に時間内に終えねばなりませんし、また、そう簡単に相談にのってもらえる環境でもなくななってきているわけです。

そうなった場合、自らが関係者に働きかけることで、環境を整えていかねばならないのです。

加えて、孤独感にも苛まれることもあるかもしれません。誰とも会話をせず、誰からも褒められず、1日を終えることも新しい日常の光景でしょう。

そのような状況にあっても、モチベーションを維持し続けるメンタルマネジメントも不可欠となってきます。

今回は、新たに必須なスキルとなる2つのセルフマネジメント、「タスクマネジメント」と「メンタルマネジメント」の方法を紹介します。

「ガントチャート」でタスクマネジメントを

時間を確認する女性
Image: GaudiLab/Shutterstock.com

時間の拘束がなくなると、裁量が増える副作用として、思った以上に時間管理が難しいことを実感するのではないでしょうか?

気がつけば想定以上に時間をかけてしまったり、時には気が乗らずにやるべきことを後回しにしてしまい、直前になってバタバタしてしまう、といったこともあるでしょう。

自分自身でスケジュールを考え、そのスケジュール通りにタスクを動かすのは意外と難しいものなのです。

そこで紹介したいのが、下の図のように「やるべきタスク」を列挙し、さらに「はじまり~終わり」までを明確にする方法です。

スケジュールのサンプル
Image: らしさラボ

チームで動かしていることがあるなら、自分自身のタスクだけではなく、ここに他のメンバーのタスクも書いておくと全体像も把握できます。

これはプロジェクトマネジメントで用いられるガントチャートというツールなのですが、タスクマネジメントを行う上でとても便利なのです。

フォーマットはExcelで作るのも良いでしょうし、インターネット上にフリーでダウンロードできるものもたくさんありますので、探してみてください。

これがあれば、全体の進捗を把握できるので、頭の中を常にクリアにする効果も感じることでしょう

メンタルマネジメントに重要な2つの習慣

デスクでリラックスする男性
Image: fizkes/Shutterstock.com

上記のように、ニューノーマルの働き方ではタスクマネジメントが極めて重要になってきています。

だからといって、ストップウォッチで図るような時間で縛るだけのタスクマネジメントでは、生産性を上げるには限界がありますし、なにより幸福にはなれません。

古くは1940年代に、雑談をすることが生産性を高める大きな要因であると、経営学者のアンリ・ファヨールが解明しています。

また、日立の中央研究所の調査でも、会話を持つことが生産性を高め、また出会いの接点によって幸せをつかむ確率も高くなると公表しています。(参考:『データの見えざる手: ウエアラブルセンサが明かす人間・組織・社会の法則』矢野 和男著 )

実は、今までは当たり前だった職場の何気ない会話や挨拶といったことも、生産性や幸福度を上げるうえではとても重要な要素なのです。

しかし、それが減ってきているのが今の現状。職場では、自分のペースを作ることすら難しくなるでしょう。それができないわけですから、自分自身でコントロールするしかないのです。

とはいえ、やるべき事はシンプルです。

  1. 意図的に休憩をしっかりとる(メリハリをつける)
  2. 人と会話する時間を持つ

1. 意図的に休憩をしっかりとる

まず、強制的に1時間に5~10分の休憩をはさむことをおすすめします。強制的に休むことで、ずいぶんと疲れが軽減されます。

私自身、日々オンラインで研修を提供していてわかったことがあります。

たとえば、リアルの研修だと1時間半続けて行なうことは大丈夫なのですが、オンライン研修だと1時間が限界。同じパソコンを見つめていると、必ず集中力が落ちてきます。

疲れる前に休憩をとる。レースに喩えるなら、耐久レースでピットインをするが如く、必ず休憩をとってみてください。それだけでもかなりストレスが緩和されるでしょう。

2. 人と会話する時間を持つ

そして、もう1つは会話です。オンラインでもいいですし、電話でもいいでしょう。情報交換の機会を持つことはおすすめです。

お互いが忙しいわけですので、不意に雑談をするのは現実的ではないかもしれません。だから、情報交換であれば双方にメリットが生まれるでしょう。

私も意図的に情報交換の時間を持つようにしていますが、情報のやりとりだけではなく、その一方では心のやり取りの機会でもあるのです。

疲れすぎないよう、そして、孤独な環境に身を置かないようぜひ気をつけてください。メンタルマネジメントは極めて重要です。

***

今回は、今、身に付けたいセルフマネジメントのコツを紹介しました。

1人でやることは自らが裁量を持てる喜びがあるのですが、一方で副作用はあります。今回、紹介した「タスクマネジメント」と「メンタルマネジメント」のコツがお役に立てれば幸いです。

伊庭 正康 株式会社らしさラボ 代表取締役

伊庭正康さん

リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。現在は、Web(ZoomやTeamsなど)を活用した研修も好評。近著に『30歳までに読んでおきたい 会社でエリートになれるビジネスマナー&スキルWiki(徳間書店)』『トップ3%の人は、「これ」を必ずやっている 上司と組織を動かす「フォロワーシップ」(PHP研究所)』『できるリーダーは、「これ」しかやらない メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ (PHP研究所)』『メンバーが勝手に動く最高のチームをつくる プレイングマネジャーの基本(かんき出版)』他多数の書籍がある。

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※YouTube「研修トレーナー伊庭正康のビジネスメソッド」もスタート

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Image: Jirsak, GaudiLab, fizkes/Shutterstock.com

伊庭正康

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