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ToDoリストに依存しない! 優先事項に集中できるようになる習慣3つ

ToDoリストに依存しない! 優先事項に集中できるようになる習慣3つ
Image: Rawpixel.com/Shutterstock.com

自分の優先事項に取り組むためにToDoリストに依存する時代は終わりました

在宅勤務をしていると、

  • ソーシャルメディアのフィードが気になってついついチェックしてしまう
  • 子どもに仕事を邪魔される
  • ポッドキャストの新しいエピソードを見てしまう
  • またしても子どもが邪魔してくる

といった具合に、集中力を削ぐ原因がたくさんあり過ぎて、いつの間にか優先事項を棚上げしてしまいがちです。

優先事項を優先することがなかなかできない」と悩んでいる人はたくさんいるようです。

マッキンゼーが約1500人の企業幹部に時間の使い方について尋ねたところ、「非常に満足している」はわずか9%、「やや満足」が半数未満、約1/3は「大いに不満」という結果が出ました。

「時間配分の仕方が自分が幹部を務める組織の戦略の優先事項とマッチしている」と報告したのは半数よりやや多いぐらいでした。

特に現在のパンデミックの間は、脱線しないで優先事項に取り組んでいくためには、自分で積極的な対策を講じる必要がありそうです。

2008年から自営業をしている私としては、ビジネスの優先事項を優先して片付けていくために、以下にご紹介する3つの戦略が大変役立ちました。

何よりも良い点は、こうしたテクニックをしばらく実践していると、仕事の日には自動的に実践できるようになるところです。意識しなくても、できるようになるんです。

1. アラームをランダムに設定する

アラームが鳴ると、そのとき何をしていようと、脳はそのアラームに注意を引かれます

現に、人間の脳は反復する大きな音を無視できないことが研究により証明されています。それなら、その現象をうまく利用しない手はありません。

やり方はとても簡単です。仕事の日は、スマホのアラームがランダムに5~6回鳴るように設定します

毎回アラームが鳴るたびに、自分が何をしているか、どのように感じているか確認しましょう。

しているはずのことに集中しているでしょうか? Facebookにはまっていないでしょうか? いつの間にか数時間ぶっ通しで仕事をしているようなら休憩が必要ですね。

アラームが10回鳴るうちの9回は非生産的なことや重要でないことをしている最中なら、注意散漫になる原因を十分に管理できていない印かもしれません。

気をつけていないと、集中力を削ぐ原因になるものにたちまちはまってしまうので、アラームを生産性ツールとマインドフルネスのツールとして活用しましょう。

このテクニックは、1日の終わりに仕事モードからリラックスモードに切り替えるための儀式として使うこともできます

多くの人がいまだに在宅勤務をしているので、毎日アラームで、「仕事の時間は終わり。リラックスして私生活の時間に切り替える時間だ」と脳に認識させるのは良い方法です。

普段仕事を終える時間の15分ほど前にアラームが鳴るように設定しましょう

アラームが鳴ったら、仕事を終える準備を始めます。書きかけのメールを仕上げてしまいましょう。会議や電話の途中なら、話のまとめに入りましょう。

プライベートな時間は、常に優先事項のリストに入っているべきものですから、毎日必ずアラームが鳴るように設定しましょう。

2. 「ジャスト・イン・タイム学習」を実践する

私の場合、その気になれば読みたい記事や聞きたいポッドキャストが10分ごとに見つかりそうです。

毎日それだけの量のコンテンツをスマホでキャッチアップしていくのはとても無理です。

長時間のフライトに搭乗しようとしているときなら、これは深刻な問題になりますが、コンテンツの日常的な消費量がその週の優先事項を片付ける邪魔になっているようなら、問題があるのは自分自身の方です。

Internet Business Masteryの共同創設者であるJeremy Frandsenさんは、必要な時に必要なものを学習する「ジャスト・イン・タイム学習(Just-in-Time Learning: JITL)」というコンセプトを私に初めて紹介した人物です。

「ジャスト・イン・タイム学習」は、現在取り組んでいる優先度の高いプロジェクトやタスクについて学べるコンテンツだけを消費することです。

たとえば、新しいウェブサイトを立ち上げようとしているときは、それに関することを学べるコンテンツに限って集中的に消費しましょう。

より具体的に言うと、JITLモードのときは、以下の条件を両方満たす情報に限定して消費すべきだとFrandsenさんは言います

  • 関連性があるもの:次の重要なマイルストーンへの到達につながるもの
  • 実用的なもの:1〜2週間以内に実行できるもの

上記の2つのカテゴリの片方を満たしても、もう片方を満たさないコンテンツは、少なくとも当面は脇においておき、優先事項を先に片付ましょう。

3. 「20%のご褒美ルール」に従う

新しいことを探求したり試してみたいのは、人間が生来持っている性質であり、脳に良いことです

ほとんどの人が、「この方法でやってみたらどうなるんだろう」「それをする代わりにこれをしたらどうなるんだろう」というように常に一歩先のことに目を向けています。

もちろん、ランダムにこうした熟考をしても構いませんが、それが今週の優先事項を片付ける邪魔になってはいけません。でも、大丈夫。両立させる方法があります。

私は「20%のご褒美ルール」と呼んでいるのですが、「かゆいところをかく(欲しくてたまらないものを手に入れる)」ために、毎週10%から20%の時間を割当てることにしています。

私の場合、いつも金曜日は、優先事項リストにまだ反映されていないものに目を向けるには最高の「遊びの日」です。

特に、月曜日から木曜日まで優先事項に取り組んでいるなら、金曜日にルーティンから数時間外れても罪悪感を感じなくてすみます。

実際、私は1週間集中して生産的に過ごしたことに対するご褒美として、よく金曜日を使っています。

自由な発想は、創造性やイノベーションにはとても重要です。また、心を自由に遊ばせると、気分が良くなり、生産性が向上し、より具体的な目標につながります

「20%ご褒美ルール」に従うことで、優先事項を片付けるときの障害になる唯一の落とし穴を回避しながらメリットを享受できます。

ぜひ、ここでご紹介した戦略を仕事のある週に取り入れてみてください。きっと、優先事項に対して相応の注意を払えるようになるはずです。

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Image: Rawpixel.com/Shutterstock.com

Source: McKinsey Classics, ScienceDaily, Internet Business Mastery, Harvard Health, Greater Good

Originally published by Fast Company [原文

Copyright © 2020 Mansueto Ventures LLC.

訳:春野ユリ

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