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Gmail、Yahoo!メール、Outlook|三者三様メールフィルタの使い方

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Gmail、Yahoo!メール、Outlook|三者三様メールフィルタの使い方
Image: Shutterstock

メールにフィルタをかける設定をしたり、チャットなどの会話をフォルダに入れて整理したりするのは、受信トレイを管理する効果的な方法です。

例えば、重要なメールとニュースレターを分けるフィルタを設定するということ。また、特定のメールを自動的にゴミ箱に移動させたり、スパムの印を付けたりするのもいいです。

今回は、Gmail・Yahoo!メール・Outlookで、メールを自動的に分類するフィルタの設定方法をお教えしましょう。

Gmailでフィルタを設定する方法

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Screenshot: 島津健吾

Gmailのフィルタを編集しようとすると、Gmailは「フォルダ」ではなく「ラベル」を使うことに気づくと思います。

機能的には同じですが、名前が違います。

Gmailのフィルタを作成するには、Gmailの受信トレイを開き、上部の検索ボックスの右にある小さな下矢印をクリックします。

この検索オプションの画面で、フィルタの属性を指定できます。

フィルタの設定方法は以下の通りです。

  • 「From」にメールアドレスを入力すると、そのアドレスから送信されたメッセージにフィルタが適用されます。
  • 「*(アスタリスク)」は何でもいいという意味なので、「*@domain.com」と入力すると、特定のドメインからのすべてのメールをフィルタにかけることができます。
  • 「To」はGmailのエイリアスとうまく組み合わせます。自分のメールアドレスを入力し、「+」を後ろに足せば、受信トレイに直接入れるメールアドレスを無制限に追加できます。例えば、LinkedInに「John+LinkedIn@gmail.com」というアドレスで登録していて、LinkedInからのメールを受信トレイに入れたくない場合は、そのアドレス宛のメールをフィルタにかけることができます。
  • 「件名」のところには、件名に特定の言葉が入っているメールすべてをフィルタにかけることができます。
  • 含む」と「含まない」のところは、指定した言葉がメールの文面にあるかどうかをスキャンすることができます。Gmailの検索でも、「AND」や「OR」を使えば、複数の言葉を検索することはできます。例えば、「配信停止」という言葉が含まれているメールで、自分が口座を持っている銀行からのメール以外はすべてフィルタしたいとします。その場合は、「配信停止」を「含む」に入力し、自分の講座がある「銀行名」を「含まない」に入力すれば、「配信停止」という言葉が含まれていても、それを除外することができます。
  • 特定の「サイズ」より大きい、もしくは小さいメールをフィルタにかけます。
  • 検索する前後期間」を使えば、特定の日付前後で受信したメールをフィルタにかけます。
  • 添付のあるメールだけを探したい場合は、「添付ファイルあり」のチェックボックスにチェックを入れましょう。また、GmailのHangoutのチャットをよく使う人は、「チャットを除外する」にチェックを入れておくと、余分な検索結果を排除できます。
  • 最後に、特定のラベルのメールだけをフィルタにかけたいのでなければ、「検索」のところは「すべてのメール」のままにしておきます。

すべての設定が終わったら、画面下の検索ボダンの左にある「フィルタを作成」をクリックします。フィルタが正しく設定されているか確認したい場合は、「検索」ボタンを先にクリックして、フィルタをかけられたメールが設定と一致するかを見てみましょう。

フィルタのアクションをカスタマイズする

次に、このフィルタに一致したメールをどのようにするかを決めなければなりません。

受信トレイをきれいな状態に保ちたいのであれば、最初は「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」を選ぶのがいいでしょう。これに併せて、スターを付けたり、後でそのメールをどうすればいいかわかるようにラベルを付けたり、重要マークを付けることもできます。

設定したフィルタによっては便利に使える別のオプションもあります。Gmailでそのメールに送信している場合は、「迷惑メールにしない」と使うのが有効です。

設定が終わり、このフィルタを今後のメールだけでなく、既存のメールにも適用したい場合は、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れましょう。最後に「フィルタを作成」をクリックしたら完了です。

Gmailのフィルタの設定画面

作成したフィルタはいつでも確認したり、編集したりすることができます。 Gmailの右上部にある、歯車の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。

フィルタとブロック中のアドレス」を選べば、すべてのフィルタが表示されますので、必要に応じて編集や削除をしましょう。

また、Gmailはフィルタをインポートすることもできるので、このフィルタをファイルにして共有することもできます。

いいフィルタの設定が思いつかない場合は、Gmailが助けてくれます。

受信トレイのメールの横にあるチェックボックスをチェックし、3つの点のメニューから「メールの自動振り分け設定」を選びます。

先ほどの検索オプションと同じような画面が開きますが、選択したメールを元に、すでにいくつかの項目が埋められています。

もっと詳しく知りたい人は、「面倒なメールの問題はフィルタで解消できる」の記事も見てみてください。

Yahoo!メールでフィルタを設定する方法

Yahoo!メールでフィルタを設定するには、Yahoo!メールの受信箱を開き、右上部にある設定アイコンをクリックし、「メールの設定」をクリックします。

左にある「フィルター」タブを選択し、「追加」を選ぶと新しいフィルタを作成します。

Yahoo!メールの設定画面

Yahoo!メールは、Gmailほどフィルタの機能が多くありません。設定できるのは、「From」「To/Cc」「件名」「本文」の4つの項目です。

フィルタに名前をつけることができるので、詳細を確認しなくても「フィルター」タブで簡単にチェックすることができます。

分類の仕方は一目瞭然で、「を含む」「を含まない」「で終わる」「で始まる」から選べます。

また、大文字と小文字を区別することができるので、すべて大文字の言葉を区別するのにも便利です。

フィルタの検索条件の設定が完了したら、一致したメールを移動させるフォルダを選びます。

Yahoo!メールの設定画面

フィルタは上から下への順番で適用されるので、一覧を表示している時は、大事なフィルタが確実に上にあるようにしましょう。

メールが複数のフィルタに該当する場合は、上からの順番が優先されます。また、このページで既存のフィルタの編集や削除ができます。

Yahoo!メールのフィルタについて知っておくべきことは以上です。他のTIPSなども知りたい人は、「Yahoo!アカウントの安全性を確保する方法(英語)」の記事も見てみてください。

Outlookでフィルタを設定する方法

ここからは、Outlookのメールを利用している場合の、メールのフィルタの設定方法です。

Outlookの受信トレイを開き、右上部にある設定アイコンをクリックして、一番下にある「Outlookのすべての設定を表示」をクリックします。

左側のタブで「メール」が選択されていることを確認し、その右側の一覧にある「ルール」を選びます。最後に「新しいルールを追加」をクリックしましょう。

Outlookの設定画面

まず、フィルタに名前を付けなければなりません。次に、その下にある「条件を追加」で選べる条件を表示します。

Outlookにはグループ毎にたくさんの条件があります。

たとえば、「自分の名前が」の中には、「自分がTo行にある」「自分がCc行にある」「自分がTo行にない」などから選ぶことができます。

条件を1つ以上設定したい場合は、最初の画面に戻って「別の条件を追加」をクリックしましょう。

条件があまりにもたくさんありますが、非常に便利なものもいくつかあります。

  • 自分の名前が > 自分がTo行にない」は、自分がCcやその他大勢と一緒に送られているメールを選別することができます。
  • 指定のマークを付ける > 重要度 もしくは 秘密度」を使えば、重要度や秘密度の特定のラベルを使ってメールを選別することができます。
  • 受信日時 > 指定の日より前 もしくは 指定の日より後
Outlookの設定画面

条件を設定したら、その下にある「アクションを追加」から最低でも1つは選ばなければなりません。

  • 「指定の場所に移動」「指定の場所にコピー」「削除」などから選べます。
  • 「先頭にピン留め」を選ぶと、受信トレイで一番上に常に表示されます。
  • 「重要度を設定する」「指定のアドレスに転送」など、他にも便利なアクションがあります。

また、Outlookでは先ほどの条件を使って、例外を追加することもできるので、特定の人からのメールや、重要度が付けられているメールは除くというフィルターも設定できます。

Outlookの設定画面

このフィルタを通ったメールが他のフィルタの影響を受けないようにするには、「以降のルールは処理しない」にチェックを入れましょう。

例えば、あるフィルタがすべての重要なメールにピンを留めた場合、次のフィルタで「添付ファイルがあるメールをすべて削除」となっていても、このボックスにチェックが入っているので、Outlookは添付ファイルがある重要なメールは削除しません。

Outlookのフィルタの作成に関しては以上です。フィルタがもっと必要な場合は、上記のプロセスを繰り返します。

メールのフィルタの設定は簡単

メールのフィルタは、受信トレイにある大量のメールを減らすのに使える強力なツールです。

メールのワークフローを改善するのに、必ず役立つと思います(GmailやOutlookなどオプションが多いものは特に)。

さらに役立つ情報が知りたい人は、メールの受信トレイを整理整頓する方法の記事もチェックしてみてください。

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Image: Shutterstock

Source: Gmail, Yahoo, Outlook

Original Article: How to Set Up Email Filters in Gmail, Yahoo Mail, and Outlook by MakeUseOf

訳:的野裕子

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