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トラブルを防ぎ、仕事を円滑に進めるビジネスメール・チャット術4つ

トラブルを防ぎ、仕事を円滑に進めるビジネスメール・チャット術4つ
Photo: sergey causelove/Shutterstock.com

同僚から、要点がよくわからないテキストやメール、メッセージをもらったことは誰にでもあるはずです。

口頭でなら簡単に伝わることも、文字にする伝わりにくくなることはわかっていますが、句読点も含めて一言一句を分析して何とか主旨を理解する手がかりを見つけようとします。

同時に、自分の方も伝えたいメッセージをデジタルコミュニケーションで伝えるのに苦労していることがあります。

コネクショナル・インテリジェンスの専門家であるErica Dhawanさんによると、コミュニケーションの75%はボディランゲージですが、仕事のコミュニケーションは70%がバーチャルで行われています

Dhawanさんは「最近、私たちは『会話』を口で行なわず、書くことでしています」と言い、コミュニケーションにおける共感について学ぶLinkedInのラーニング・コースで、コミュニケーションスキルをデジタル化する世界に合わせていく戦略として、次のようなアドバイスをしています。

1. 言葉以外の要素が相手に与える影響に注意

もちろん、メールでは言葉の選択が重要な役割を果たしますが、多分みんなもうそれはわかっています。

しかし、自分のコミュニケーション法が相手にどう受け取られるかを左右するデジタルのシグナルが他にもたくさんあるので、「送信」ボタンを押す前に考えてみた方が良いでしょう。

Dhawanさんによれば、たとえば以下のようなことを送信前に考慮すると良いそうです。

  • メッセージに返信する時間
  • メールの署名
  • メールをCC・BCCで送る/転送する相手
  • メールの受信者をTo欄に入れる順番
  • 別の連絡手段への切り替え
  • 句読点・略語・絵文字の使用

2. 句読点は想像以上に重要

ある句読点を使うと(あるいは使わないと)、他の句読点を使うより攻撃的に見える理由についてはすでに過去記事でご説明しましたが、これは仕事上のコミュニケーションにも間違いなく当てはまります。

たとえば、句点、疑問符、感嘆符の使用に注意を払えば、「これらのシグナルを使用して本当の感情を伝えることができます」とDhawanさんは言います。

伝えようとしている感情を明確にすると、同僚にメッセージを誤解されることを防ぎやすくなります。

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3. 相手にして欲しいことは明確に

相手に何かをして欲しいときは、とにかく相手にわかりやすく書くことです。特に、メッセージを送る相手に何らかの行動を取ってもらう必要がある場合は注意してください。

自分で書いたメッセージを読み直して、「このメールをもらった人は、私が自分の意見を伝えようとしているのではなくて、相手にして欲しいことがあるということがわかるだろうか」と自問してみることをDhawanさんはすすめています。

4. メッセージは短く、わかりやすく

誰もが毎日メッセージを山ほど受信することを考えると、短いメールをできるだけわかりやすく書いて、相手の時間も自分の時間を大切にしましょう

たとえば、メールで同僚に2つの質問をしたとして、相手が単に「はい」か「いいえ」で返答してきたら、どちらの質問への答えかわかりませんよね。

Dhawanさんは、このような短いメッセージは混乱や誤解を招き、いとも簡単に同僚との関係を損なう可能性があると言います。

ですから、こちらから相手にお願い事を書いて送信する場合でも、相手に応答する場合でも、時間をかけて、明確で簡潔で見逃していることがないメッセージが書けているか確認しましょう。

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Image: sergey causelove/Shutterstock.com

Source: LinkedIn

Elizabeth Yuko – Lifehacker US[原文

訳:春野ユリ

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