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Googleカレンダーを使って、効率的な1日をつくり出す5ステップ

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Googleカレンダーを使って、効率的な1日をつくり出す5ステップ
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

時間を管理するのが難しいと思うことはありませんか? 忙しい1日が終わって時計を見た時に、あれだけあった時間はどこに行ってしまったんだろうと思うことは?

時間管理に悩んでいるのはあなただけではありません。同僚や子ども、それに家族や恋人などのために使う時間が増えてきたと感じたら、解決策を探した方がいいでしょう。

うれしいことに、自分のカレンダーを使って時間管理をすることができます。今回は、Googleカレンダーを使って時間を確保する方法をお教えしましょう。

ステップ1:ゆるやかに1日を始める時間(30分〜)

Googleカレンダーの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

時間の確保は、短期的・長期的な目標のために、あらかじめ時間を取っておく行為です。時間の確保をすることで、1日のスケジュールを最大限に活かすことができます。

また、時間を確保すると自分のことに集中でき、精神状態がよくなり、ストレスが減ります。

これは、上手にワーク・ライフ・バランスを取るには欠かせません。私たちが、至急の事態によって物事が動く文化で生きているという事実を考えると特にそうです。

早く結果を出すことが、クオリティを高くすることよりも望ましいと思われているふしがあります。これは、誰もが感じているプレッシャーです。

職場に着いたら、すぐに仕事にとりかからなければと感じるかもしれませんが、立ち止まって考えてみてください。このようなやり方で仕事をすると疲れ果てて消耗してしまい、その結果、長期間集中することができなくなります。

だから、時間を確保することが有効なのです。以下のように時間を確保して、仕事の日をゆるやかに始めましょう。

  • Googleカレンダーで、仕事の日の最初の30分をブロックする。1回限りのイベントでも、繰り返しのイベントでも、どちらにしても構いません。
  • この時間に説明的なタイトルを付けて、勘違いしないようにしましょう。例えば、仕事の日の最初の時間なので、「1日のスケジュール確認」とするのもいいです。
  • 時間を確保したら、自分の心のゆとりとなるように使います。最初は、あまり集中しなくていい仕事から取りかかり、それから徐々に大変な仕事に移行します。

Googleカレンダーで朝のイベントを作成:

  1. カレンダー上の決められた枠をクリックし、イベントの名前を入力します。
  2. 次に、「その他のオプション」をクリックします。最初、「保存」のオプションは正しいように思えるかもしれませんが、これはスケジュールをカスタマイズするのに役立ちます。
  3. その他のオプション」をクリックしたら、以下のような画面が開きます。
Google Calendarのイベント編集ページ
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

予定が入っているようにすれば、誰にも邪魔されません。最後に、自分のカレンダーの予定を、見る必要がある人に見えるようにします。

予定を見えるようにするやり方は、以下の通りです。

  1. 「予定あり」の右にある「デフォルトの公開設定」のドロップダウンメニューをクリックします。
  2. ここで「公開」と「非公開」が選べます。
  3. 予定に関する詳細が必要であれば有力します。
  4. 保存」をクリックします。
Google Calendarの公開・非公開の設定
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

また、GmailからGoogleカレンダーに直接予定を追加することもできます。

GmailからGoogleカレンダーの予定を入れる方法:

  1. Gmailの右上にあるGoogleカレンダーのアイコンをクリックすると、Googleカレンダーが開きます。
  2. 日付を選び、イベントを入れたい時間の枠をクリックして、詳細を入力しましょう。

このビルトインのテクノロジーによって、時間を特定する内容が含まれているメールがわかります。また、Googleカレンダーの予定とかぶっているものがある場合は、そこに下線が引かれ、クリックすることができます。

平たく言えば、自分のために時間を空けておき、仕事のパフォーマンスを徐々に上げていけば、精神的に参ったりしません。

この方法は、1日のスケジュールのことを考えると不安になったり、決められずに身動きが取れなくなることが多い人には、特に有効です。

ステップ2:会議やコミュニケーションの対応の時間(15〜30分)

Googleカレンダーの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

Googleカレンダーで時間を確保するのが大事なもうひとつのことは、会議の前後にきちんと余裕を取ることです。

例えば以下のようにします。

  • 例えば、翌日にソーシャルメディアの戦略に関する会議があるとします。
  • この会議の予定を入れる時に、会議の前後に15〜30分ほど「余裕の時間」を予定として入れます。
  • 会議の前の時間は、会議の準備に当てましょう。
  • 会議の後の時間は、会議中に話した内容に対応するのに使います。

前もって時間を確保しておくと、やるべきことに対して準備ができるようになるだけでなく、他の仕事や作業から離れられます。

自分が会議の主催者の場合は、会議を脱線させず有益なものにするための無料のテンプレートもあるのでチェックしてみてください。

また、会議で話したことに対応するには、イベントを開催しなければならないのか、プロセスを変更するのか、誰かをフォローするのかなど、やらなければならないことを見極めなければなりません。

そのことがまだ頭の中に残っている間に、このようなタスクを洗い出す方がいいです。

会議の前後の時間を確保する方法:

  1. 先ほど書いたように、予定の有無や公開の設定を使います。そうすれば、同僚はあなたがすぐに助けてあげられないことや、他の人と話しているこの時間は対応できないということに、何の疑いも持ちません。
  2. イベントの設定の編集ページの上部にあるタイムゾーンが合っていることを確認しましょう。
  3. 海外の人とやりとりをする場合は、自分のタイムゾーンを伝えておくと、相手はあなたの1日の予定をより正確に理解してくれます。

ステップ3:邪魔されず「仕事に没頭する」時間(2時間)

Googleカレンダーの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

締め切りが迫り、プレッシャーがかかっていると、とにかくひとつの仕事に専念して、集中するしかないこともあります。だから、職場で気が散るものがない時間をつくり、誰にも邪魔されないようにするのです。

「気が散るものがない時間」をつくるために以下のことをやってみましょう。

  • 物理的なサインで、手一杯であることを伝えることができます。例えば、「邪魔しないでください」というサインを、自分の部屋のドアにかけておくのも有効です(職場で個室がある場合は)。
  • 別のオプションとしては、あなたのデスクの横にホワイトボードをかけて、手が空く時間を報せるのもありです。

Googleカレンダーの場合、仕事に没頭する時間だから手が空いていないということを伝えるには、時間を確保して、手が空いていないことを報せる赤などの目立つ色を付けておけば、誰もあなたの邪魔をしません。

その「邪魔しないで欲しい時間」の予定は、間違いなく公開する設定にしておきましょう。

仕事に没頭する時間を設定する方法を知りたい場合は、Googleカレンダーのデフォルトのイベントカラーを変更する方法も併せてどうぞ。

また、「邪魔しないで欲しい時間」の予定には、それぞれ詳細で邪魔して欲しくない理由を説明するのもいいと思います。同僚が誤解するのも防げます。そうしなければ、長時間のランチに出かけて、会社にいたくないのか、と考える人が出てくる危険性もあります。

「仕事に没頭する」時間を確保するために気をつけること:

  • 以下のように、Googleカレンダーの繰り返しのチェックボックスはオンにできるようになっています。習慣的にやりたい場合は非常に有効なので、スケジュールが一貫している場合は、オンにして仕事に没頭しましょう。
  • 特定の日、特定の週、特定の時間で繰り返すように設定することもできます。
Google Calendarの繰り返しの設定
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

このように時間を確保するのが面倒だったり、カレンダーに追加するのを忘れてしまいそうな場合は、ToDoリストとGoogleカレンダーを同期する方法の記事もチェックしてみてください

ステップ4:「待機」または自由な時間(1時間)

Googleカレンダーの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

計画を立てることにはずいぶん詳しくなったと思うかもしれませんが、それでもまだ思いがけない出来事によって、大変なことが起こるかもしれません。

うれしいことに、Googleカレンダーで時間を確保する方法を使えば、クッションのような緩衝材となる時間も設定できます。

例えば、以下のような状況で使えます。

  • いつも自分に高い期待を寄せる人から、午前中にメールが来そうだと思っている場合。
  • すでに手一杯なところに、別の仕事の依頼が来そうな時、臨機応変に対応するための時間を確保したい場合。
  • 会社の会議、重要な電話、チームの打ち合わせのような仕事が、予想以上に長引きそうな場合。

Googleカレンダーでこの方法を使えば、できるだけ仕事に集中することができます。時間を別に確保していれば、予想外の状況に臨機応変に対応できます。時間的な余裕がないと、問題が解決できないかもしれません。

「待機」の時間を確保する方法:

  1. 先ほど説明した方法を使って、1日のうちのどこかで、仕事の依頼に対応できる時間を確保しておきます。 Googleカレンダーのイベントの編集ページの通知設定を使い、計画通りに実行しましょう。
  2. 通知の設定はイベントの編集ページにあります。
  3. 予定の詳細の下に、予定のどれくらい前に通知するかなど、通知設定のオプションがあります。

下の画像が通知のオプションの画面です。

通知のオプションの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

以下のやり方に従って、デフォルトの通知設定を変更することもできます。

  1. Googleカレンダーのメインページを開きます。
  2. 左の「マイカレンダー」の横にある下矢印をクリックすると、カレンダーのメニューが開きます。編集したいカレンダーの右にある3つの点をクリックします。
  3. 設定と共有」をクリックします。

そこで、カレンダーのデフォルトの通知設定を変更することができます。

マイカレンダーの設定画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

ただ、状況にもよりますが、今すぐ何かを変更しない方がいいと思います。

仕事の日の予定が混乱した場合、慌てて動揺したり焦ったりすると、感情的になる可能性が高いです。冷静に考えられないかもしれません。状況が見極められるまで、行動を起こさないようにするのが適切でしょう。

ステップ5:仕事の日の終わり(20〜30分)

Googleカレンダーの画面
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

生産性に関する専門家は、仕事の日の終え方によって、翌日の仕事の始め方が変わると言います。あまりにも混乱した状態だと、燃え尽きてしまいます。

うれしいことに、Googleカレンダーで1日の終わりに20分ほど時間を確保すれば、落ち着くことができます。

イベントの通知設定のところに戻ると、通知の設定にはかなり柔軟性があることに気づくでしょう。(必要であれば)最長で4週間前に通知を送らせることもできます。

この目的のためには、仕事が終わる1時間前に通知を受け取るようにすれば、1日の終わらせ方の時間のことを思い出すのではないでしょうか。また、繰り返し機能で、1日の終わりの時間に自動的に予定を設定することもできます。

1日の終わりの準備をする方法:

  • うまくいったことは何か、改善の余地があるものはどれかなど、1日を振り返ると気持ちが落ち着いてきます。
  • 仕事がうまくいかなかったとしても、自分に厳しくし過ぎないようにしましょう。どのように修正するかを決めることが、翌朝の最優先事項になります。
  • 最後に、翌日(次の仕事の日)のベストな時間の使い方を見極めることで、仕事の日の1日を締めくくります。最優先事項を選び、それを終わらせるのに十分な時間を確保しましょう。

基本的に、仕事の日の最後の20分が、次の日の準備をする理想的なタイミングです。

また、仕事に集中し続けるために、この超シンプルなToDoリストツールの記事も読んでみてください。このようなツールや上記の方法を使えば、仕事の週を合理的かつ自分のペースで進めることができます。

他にどんな時間を確保する方法があるか?

スケジュールを現実的かつ生産的に保つということに関しては、Googleカレンダーで時間を確保するのが役立ちます。時間を確保しておけば、悩んだり迷ったりして時間を無駄にすることなく、きちんとリフレッシュしたり充電したりできます。

どれくらい(どこで)時間を無駄にしたのかを把握したい場合は、時間を無駄にするのを止め、時間管理を改善するためのタイムトラッカー一覧もチェックしてみてください。

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Image: MakeUseOf

Original Article: How to Block Time on Google Calendar for a Productive Workday by MakeUseOf

訳:的野裕子

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