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非対面ビジネスへの転換で急務の「情報格差を解消」するツールとは?

Sponsored By ワークスモバイルジャパン株式会社

非対面ビジネスへの転換で急務の「情報格差を解消」するツールとは?
Image: gettyimages

これからの「お家で仕事」の問題をどう解決していくか。

長期的なつきあいが確定的な新型コロナ。緊急事態宣言解除後も3密を避ける生活様式が求められており、もはや業務のオンライン化は上場企業やIT企業に限られた話ではありません。

第二波、第三波の可能性も否定できない中で、改めて長期的な目でリモートワークという働き方に向き合う必要があります。

急造されたリモートワーク、導入相談やトラブルも多く寄せられていた

しかし、今回のリモートワークへの移行はあまりにもイレギュラーです。急ピッチでリモートワークへ移行したため、企業も働く側も準備不足感は否めません。

「リモートワークでは勝手が違う」「ツールの使い方が難しい」「意思疎通がうまく行かない」など、急造されたリモートワークという働き方に頭を抱えている人や、今回の自粛期間を自宅待機や時差出勤でしのいでしまい、「また同じような事態になった時に自分の会社はどうするのだろう…」と不満を抱えている人も多いのではないでしょうか。

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Image: LINE WORKS

こうしたリモートワークの悩みに対して、さまざまな相談が寄せられているのが、ビジネス版LINEである「LINE WORKS

LINE WORKSでは新型コロナウイルス対策における企業のリモートワーク(テレワーク)導入を支援するため、「テレワーク導入相談窓口」を臨時開設。LINE WORKS無料版の提供とともに、LINE WORKSを活用したリモートワーク導入のアドバイスやセットアップ支援を積極的に行なっています。

今回は、ここに実際の寄せられた相談を元に、リモートワークで失敗しやすいポイントは? 「非対面」がキーになるビジネスシーンを乗り切るためには?といった、今後も向き合うべきリモートワークの備えとなる知識とヒントをお聞きしました。

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LINE WORKSに携わる二人のキーマン。
上:萩原雅裕さん サービス開始時からLINE WORKSに携わり、現在はカスタマーサクセス部門を率いる、ワークスモバイルジャパン株式会社 執行役員。
下:寺澤良さん 導入窓口での相談を元にLINE WORKSの推進を行なう。ワークスモバイルジャパン株式会社 法人ビジネス事業部にて、Inside Salesチームを牽引。

リモートワーク導入期に失敗しやすい2つのポイント

まずは、リモートワークの導入時に起こりやすいトラブルや認識の齟齬など、失敗しやすいポイントを整理してみましょう。

■失敗1「なんでもWeb会議でやろうとする」

テレワーク導入相談窓口」に寄せられている導入前の問い合わせの中でも特に多いのが、Web会議(ビデオ通話)に関する問題とのこと。やはり、リモートワークを導入するとなれば、対面の代わりとなるWeb会議が切り離せない要素。それにともない、環境の整備も求められます。

しかし、萩原さんによるとこれは一種のイメージの問題でもあるとのこと。

萩原さん:今回は「集まれない」というきっかけが突発的に生じたことで、Web会議に注目が集まりました。「対面で会えなくなった。じゃあオンラインで会うしかない。とりあえずWeb会議」と考える方が多かったことが理由だと思います。

しかし、対面でやっていた仕事をすべてWeb会議にすればいいわけではないのが実際のところです。この2カ月間で特に多かったのが、そのあたりでのつまづきや戸惑いだったように思います。

たしかに急に会う機会が減った中では、Web会議は1つの有効な手段でした。ただ、今後も働き方の見直しが求められていく中では、「同じ時間を共有するべき仕事」と「時間を共有しなくてもよい仕事」の切り分けを進めるべき、と萩原さんは語ります。

Web会議は、通信回線への負荷も大きく、同時に発言できないなど欠点もあり、ITリテラシーも求められます。チャットやグループ通話なども含め、シーンに合った手段やツールを選択する工夫が求められます。

■失敗2「説明がハードルとなる」

リモートワークの導入段階で直面する問題として、説明ハードルをいかに下げるか?も課題です

社内に広くリモートワークの導入をするとなると、マニュアル作成やレクチャーが必要です。しかし、引き続き3密を回避した働き方が求められる中で、集合型の研修はできません。

社員やスタッフのITリテラシーや自宅環境もまちまちな中で、結局定着せず会社が認めていないツールで業務が行なわれてしまうのは極力防がねばなりません。そのためにはツールに「入れやすさ」「わかりやすさ」が求められます

寺澤さん:導入を検討されている方からのお問い合わせでは、実際にメンバーを登録して、トークをしてもらうところまでお手伝いをすることもあります。そして、LINE WORKSはLINEをベースに構築しているため、いざ社内に導入しようとなったとき、「これが会社で専用に使うLINEだよ」といった言い回しだけで基本的な説明は済んでしまうんです。

LINE WORKSはいわば「ビジネス版のLINE」

法人向けのセキュリティ機能を備える一方で、LINEと同じ感覚で使えるUI/UXで、チャットコミュニケーションも、ビデオ通話も、グループウェア機能まで1つのアプリで直感的に利用できます。スマホだけでなくPC環境での利用も可能なので、外出時でも業務連絡をスムーズに取り合うことができ、PC主体の在宅ワークにも向いています。

また意外と知られていないようですが、各自のアカウント作成自体を社員に委ねず会社側で管理できるため、確実に全員での運用が始まります。

リモートワーク導入後に発生する問題と解決

緊急事態宣言の発出から日数が経ったいまは、突貫でリモートワークを導入したことの問題点も浮き彫りになってきた時期かもしれません。続いては、そうした「導入後」に発生する問題へとアプローチしていきましょう。

■1.求められる労務管理の運用ルール

いまは緊急ということもあり、リモートワークも手持ちの環境やツールで「とりあえずやっていた」状態も多いことでしょう。しかし、これが常態化へ切り替わるとしたら会社として整備を求められる課題も浮き彫りになります。たとえば、労務管理などがそれです。

萩原さん:労務管理は整理すべき課題です。今までは緊急としてチャットなどで「いまからはじめます」「●●をしています」で過ごしてきたものも、勤怠管理としてフォーマット化すべきでしょう。また、終業後は通知を切っていい、既読スルーしてもいいなど、チャット自体のルール決めも必要です

社員を守る会社と苦しめる会社、この姿勢の差がリモートワークだと如実に現れます。今後はこうした運用ルールを整備していくフェーズになっていくはずです。

ツールを使った遠隔での勤怠管理やシフト管理は、おそらく今後広く採用されるでしょう。外出自粛の解除が進めば、アパレルや小売店、飲食店などでは、従業員がチャットツールで連絡を取り合い、シフトを組むといったことも日常化することが予想されます。

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Image: LINE WORKS

こうした勤怠の管理やシフト管理は、LINE WORKSならばカレンダーやアンケート機能、勤怠管理サービスとのBot連携など、複数のアプローチで解決できる課題です。

とくにアンケートは、豊富なテンプレートがあらかじめ用意され、出欠や意見募集はもちろん、体調管理やリモートワーク時のメンタルチェックまで、さまざま用途で利用できます。横断表示でメンバーの予定を把握できるカレンダーも便利で、チームやグループ全体の直近の動きを確認するのに活躍します。

こうして、チャットというシンプルな会話だけでなく、勤怠管理・従業員サーベイなどをツール内で同時に進行できるのもLINE WORKSの利点です。

■2.見えなくなった仕事の「見える化」

人と対面で会わなくなったことで、仕事の様子を横目で見るという機会が大きく減りました。

「この案件は今どうなってる?」「仕上がりはどうなった?」など、これまで自分の目で見て確認してきた仕事・成果もリモートワークではそうもいかず、伝わってくる情報量の少なさが浮き彫りになったのではないでしょうか。

この、直接見えていた手段をどう置き換えていくのか?も、今後さまざまなかたちで工夫が必要です。わかりやすく情報量の多い代替手段としては、写真(画像)や動画の活用がおすすめです。

たとえば施工管理や店舗運営では、現場で働いている人に写真や動画を共有してもらうことで、離れていても作業の進行度や状況が的確に伝わり、他のメンバーとも共有できます。このように、必要以上の集まりを避けつつ「仕事を見える化する」アプローチが増えていくことでしょう。

■3.プライベートとビジネスをどう分ける?

急造仕様のリモートワークでは、プライベートとビジネスとの間があやふやな線引きになり、個人のリソースを消費してやりくりされているのも問題点として上げられます。

たとえば、リモートワークでなし崩し的に自宅の回線を利用している人も多いのでは? 本来であれば、会社で仕事用の通信手段を用意したり、通信費補助を支給したりするなどの対応も求められてくるはずです。

また、これまで以上にプライベートとビジネスの連絡手段をしっかりと切り離したい。といったニーズも高まっています。

事実、LINE WORKSへの導入前相談には、「プライベート利用している個人のアカウントがバレてしまうのでは?」といった不安の声も多いとのこと。

Video: LINE WORKS/YouTube

しかし、LINE WORKSは、LINEのような使い方ができますが、プライベートのLINEとはまったく別のサービス。顧客などのLINEともやり取りできますが、個人のSNSアカウントを伝える必要はないのです。

寺澤さん:経営者や管理者が思っている以上に、社員は個人のSNSや電話番号を仕事で使いたくないと思っていますし、この質問は数多く届いています。ですから、業務用アプリとして切り分けて利用できるとお伝えすると安心していただけるんです。

そもそもプライベートなものは登録名がわかりにくく仕事はしづらいといった問題もありますし、管理する会社側にしても、会社の資産としてデータやファイル、ログが残ったり、退職者のアカウント削除したりなど、情報をきちんと管理できるほうがメリットがあります。

すでに業務の中に個人のSNSを利用しているケースも多いでしょうが、今後リモートワークが続いていくのであれば、個人のリソースへ依存する環境は好ましくありません。会社として、社員への負担を減らすための環境整備が求められています。

■4.自然消滅したコミュニケーションの場への配慮

リモートワークによって、それまで何気なく行なわれていた会話がなくなり、職場内のコミュニケーション不足が生じる点も、見逃せない問題です。もちろん、ひとりの方が作業に集中できるという声もありますが、多くの仕事はチームで行なっているため、日常のコミュニケーションが業務の円滑な進行に役立っている側面もあります。

萩原さん:今回、多くの方がランチや移動中などのちょっとした会話の重要性に気づいたのではないでしょうか。リモートワークに不慣れなうちは、成果の管理に意識がいきがちですが、今後は、気軽に話ができる機会を会社やリーダーが提供するのも大事だと思っています。


寺澤さん:リモートワーク対策へのツール導入は初めてという場合や、これまではSNSや電話で連絡していたという会社、現場メンバーのITリテラシーがまちまちという会社でも、まずは「元気?」「大丈夫?」のトークからでいいと思うんです。

LINE WORKSは業務用途に合うさまざまな機能がありますが、この“トークからのとっかかり”で使い方を発展させられるのが、お客様に喜ばれる魅力ですね。

テレワークの第一歩はコミュニケーションツールの導入と言われますが、その目的は、離れていても組織を超えて気軽に連絡できるプラットフォームを作ること。お互いに都合の良い時に、親しみやすい会話形式のインターフェースでコミュニケーションが図れるのは、LINE WORKSの大きなメリットです

今後求められるのは「情報格差を埋める」ツール

冒頭で解説したように、今後も長期的な目で新しい働き方に向き合う必要がある中で、労務管理、見える化、プライベートとの切り分け、コミュニケーション不足へのアプローチなど、ツールとしてクリアすべき課題も見えてきました。

しかし、もう1点。ツールに求められていることがあります。萩原さんはそれは「情報格差を埋める」ことだといいます。

萩原さん:どのツールを使うにせよ、平等に情報が周知されたり会話ができるなど、活用できる情報の差異を出さないことは大事です。情報共有というのは古くからある課題ですが、離れる機会が多くなるのであれば、ますます取り組むべき課題だと思います。年代が違っても、新入社員でも、平等に情報が届き、現場で活用できるよう、自社に合ったサービスを選択してほしいと思います。

LINE WORKSでは効率のよい情報通知が行えるように、他のベンダーや企業とのAPI連携の強化なども目指していきます。エンドユーザーは色々なツールを使い分ける必要がなくなりますし、ハードルの低さを維持しながら、強い専門性がある機能も使えるところを両立していけたらなと思います。

これまで対面でやっていたことの「一部」を、ツール上へと置き換えていくことが求められる中、そして部署ごとにITリテラシーの差も多い中で、いかに平等に情報を伝えられるか?といった考え方は、今後重きを置かれる要素でしょう。

非対面ビジネス様式への転換にあたり、あらためてポイントをまとめてみると、以下のようになるでしょうか。

1. 自分たちの組織ややりとりの状況に対し、情報格差が生まれない手段やツールを選択する

2. 労務管理や運用ルールは重要。会社は個人のリソースやプライベートを侵食せず「離れた社員を守る」姿勢を持つ

3. 業務においては「仕事の見える化」を意識的に行いつつ、何気ない会話が不足しないよう気をつける

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Screenshot: LINE WORKS/YouTube

その点を踏まえると、LINE WORKSならLINEベースの慣れ親しんだインターフェースで、直感的にコミュニケーションを始められるのが強みです。

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Screenshot: LINE WORKS/YouTube

機能も豊富で、最大200人までのビデオ通話、アンケートやカレンダー、高いセキュリティの元でのノートやファイルの共有も可能。さらに、無料で使えるチャットボットも用意されており、オフィス環境をLINE WORKSに置き換えることで、リモートワークだけでなく離れたメンバーをつなぐさまざまな働き方に対応できるはず。これまでの導入事例からも、幅広い業種で利用可能なことが実証されています。

今後も続くリモートワーク。そして、変化が求められる働き方に対応するには、このLINE WORKSが良い切り口になってくれることでしょう。気になった方は、まずは公式ページで何ができるのか?をどうぞ。「テレワークのためのLINE WORKS導入ガイド」を含むお役立ち資料が公開されているほか、無料相談できる窓口もありますよ。


Image: gettyimages

Source: LINE WORKS

小暮ひさのり

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