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Googleドキュメントやスプレッドシートで使える便利な小技21選

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Googleドキュメントやスプレッドシートで使える便利な小技21選
Image: Google

知らなかったら覚えてほしい。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、どのコンピューターからでもアクセスできて、世界の人々の仕事の生産性を上げるツールに進化してきました。

毎日使っている人も多いと思われるGoogleのツールですが、充分に活用できていると思いますか?

これから紹介する21の小技で、劇的に作業効率を上げ、時間を短縮し、生産性が爆上がりするかもしれません。

1. URLから直接新規ファイルを作成する

ブラウザに直接、docs.newsheets.newslides.new と入力することで、Googleドライブを起動せずにファイルを新規作成できるショートカットです。

ショートカットはいろいろあり、ドキュメントは「doc.new」「docs.new」または「document.new」。

スプレッドシートは「sheet.new」「sheets.new」「spreadsheet.new」、

スライドは「slide.new」「slides.new」「deck.new」「presentation.new」。

さらにGoogle siteは「site.new」「sites.new」「website.new」です。

Google Formでは、「form.new」または「forms.new」となります。

2. オフラインで使用可能にする

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで、オフライン編集とファイル作成を有効にすれば、飛行機内などインターネット接続環境が悪い場所でもイライラすることなくファイルの作成・編集ができるようになります。

Web上のGoogle Driveのメイン画面から、歯車アイコン(右上)をクリックし、[設定]を選択し、[オフライン]の横のチェックボックスをオンにします。

3. ファイルの表示サイズを選ぶ

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Image: ギズモード・ジャパン

Web上のGoogle Driveから、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使う場合、同じくGoogle ドライブの設定画面の歯車アイコン(右上)をクリックし、[設定]を選択。

プルダウンメニュー[表示サイズ]から[標準][小][最小]を選び、一画面に表示するファイルの量を調節することができます。

4. リアルタイムで文字カウントを確認する

Web版のGoogleドキュメントは最近、文字カウントをリアルタイムで確認するオプションを追加しました。

[ツール]から[文字カウント]を開き[入力中に文字数を表示]オプションを選択します。

すると左下に、ワード数・文字数・ページ数などをリアルタイムでカウントするウィンドウが表示されます。

5. 音声入力を試していない? 今すぐ試すべき

Googleの音声入力の精度は日々進化しています。

Web版のGoogleドキュメントから[ツール]→[音声入力]を開き、タイピングする代わりにパソコンに向かって話しかけてましょう。

文字起こしの性能のよさに驚くかもしれません。会議の議事録、インタビューの文字起こしに使えます。

6. Ctrl+K (Cmd+K)で、リンクを挿入

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Image: ギズモード・ジャパン

他サイトのURLや、シート内の特定の場所にジャンプするリンクを挿入したいとき、ありますよね?

そんなときのために、Ctrl+K (MacはCmd+K)のショートカットキーを覚えておきましょう。

7. [変更履歴]から過去に遡る

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、単純に元に戻すだけでなく、階層化された変更履歴が残る機能があります。

たとえば先週の日曜日、また別の担当者が修正する前…など、[ファイル]→[変更履歴]から、事細かに過去のドキュメントに遡り、復元することがでいます。

8. 特定の単語を自動置換リストに追加

Googleドキュメントには、スマートフォンのオートコレクトのような自動置換ツールがあります。

これを利用すれば、変わった名前の人の漢字表記ミスを正したりするなど、特定の単語やフレーズを登録できます。

[ツール]→[設定]の順に選択し、自動置換リストの追加・編集ができます。

9.フォントを追加する

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Image: ギズモード・ジャパン

Google ドキュメントはオンライン上にあるので、フォントを追加することができます。

Docsの見た目を一新して生産性を上げることができるかもしれません。

ツールバーのフォントのドロップダウンリストをクリックし、一番上の[その他のフォント]を選択すると、幅広い書体を追加することができます。

10.テキストを回転する

Google スプレッドシートは、思っていた以上にさまざまなレイアウトを組むことができます。

Web版のツールバーの右側にある[テキストの回転]ボタンから、テキストを自由に回転させることができます。

表示されているプリセットのいずれかを選択するか、回転角度を手動で入力することもできます。

11. 変更されたら通知を受け取る

必要があれば、Googleスプレッドシートに変更が入るたびに、メールで通知を受け取ることができます。

[ツール]から[通知ルール]の順にクリックし設定することができます。

変更が入るたびに通知をすぐに受け取るか、その日のすべての変更のダイジェストをまとめて1日1回受け取るかを選択できます。

12. ショートカットを知る

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Image: ギズモード・ジャパン

キーボードショートカットは究極の生産性向上ハックのひとつ。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドにさまざまなショートカットが存在します。

キーボードショートカットを学ぶには、Web版から[ヘルプ]→[キーボードショートカット]の順に選択し、キーボードショートカット一覧を見ることができます。

13.マクロにすべての仕事を任せる

Googleスプレッドシートの一般的なタスクにマクロを割り当てることで、指の負担を少し軽減します。

[ツール]メニューを開き、[マクロ]→[マクロを記録]の順にクリックしてキーストロークとクリック等の操作を登録し、いつでもショートカットで再現することができます。

14. 特定のセルをロックする

複数人で Googleスプレッドシートを作業していると、誰が何の変更をかけたか追っていくことが難しくなり、意図しない変更でデータが失われる可能性があります。

それを回避するために特定のセルをロックすることができます。

セルのグループを選択して右クリックし[セルを保護]を選択すると、編集できるユーザーを制限できます。

15.IFTTTであらゆるデータを自動で取得

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Image:Gizmodo US

Google スプレッドシートは、優れたIFTTT(If This Then That)等、多くのサードパーティのプラグインやサービスと連携することができます

フィットネストラッカーに保存されている情報からその日の天気まで、さまざまな種類のデータの自動フィードを生成できます。

16. 簡単にオブジェクトをコピー

Google スライドでは、オブジェクトやテキストボックス等を完全にコピーしたいケースがあります。

Web版では、そのための便利なショートカットがあります。

[Ctrl]または[Option(Mac)]を押しながら、 オブジェクトをドラッグしてその隣にコピーします。

17.スライド内のビデオをトリミングする

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Image: ギズモード・ジャパン

プレゼンテーション中に、YouTubeビデオの一部のみを表示したい場合ってありますよね。

そんなときは挿入した動画を右クリックし、[ファイル形式オプション]を選択し、[動画の再生]から、動画を再生する開始時間と終了時間を変更することができます。

18.ガイドを使ってデザインを整える

スライドの見栄えを整えるためには、文字の位置、余白のバランスなど、全スライドにおいてレイアウトが共通で整理されていることが大切です。

そのためには「ガイド」を使いましょう。[表示]メニューから、[ガイド]→[ガイドを表示]を選択していき、ガイドラインを表示します。

[ガイドを編集]から [表示]、[スナップ]、[ガイド]から編集することができます。

19.アドオンを活用して時間節約する

スライドで新しく何かゼロから作る前に、アドオンを探してみましょう

インタラクティブな質問、フローチャート、楽譜、ライブ投票、さらに数学の方程式などもあります。

[アドオン]から、[アドオンを取得]を選択してどんなアドオンがあるか確認することができます。

20.スライドをゼロから作ろうと思わない

多くの場合、すでに自分で作成したスライドと同じようなスライドを作っていきますよね。

左側のスライドサムネイルを右クリックして、[スライドの複製]を選択しましょう。

21. Chromecastを最大限に活用する

プレゼンテーションを行う際には、GoogleオリジナルのChromecastテクノロジーを活用しましょう。

いつでもセットアップできますよね?

[プレゼンテーションを開始]の横にある矢印をクリックして接続し、[別の画面で表示]からできます。


この21のTipsを知ってると知らないとでは、作業効率が大幅に変わること間違いなし。

さあ、さっそく今から活用してみてくださいね。

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Image : ギズモード・ジャパン , Google , Gizmodo US

ギズモード・ジャパンより転載(2020.1.3)

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