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仕事や会議の前に確認を。生産性を向上させる「3つの意図」

仕事や会議の前に確認を。生産性を向上させる「3つの意図」
Image: Visual Generation/Shutterstock.com

誰もがもっと生産的になりたいと思っているでしょう。

しかし、「生産的」というのは具体的にどういうことなのでしょうか?

安易な答えでいえば、生産性とは「メールの返信をする」「会議に出席する」などの項目にチェックが埋まるようなことになります。

問題は、チェック項目がいくつ埋まっていても、自分の目標に向かって実際に変化を起こしている保証にはならないことです。

ですから、これまでとは違う生産性の定義をしたいと思います。

生産性とは「個々のやり取りにとって最適な“集中”を選択し、その“集中”から生まれたアクションを実行に移すこと」です。

つまり、生産性というのは、煎じ詰めると「意図」だと言えると思います。

すべての会話ややり取りに、明確な意図(質問、進捗の更新、ヘルプの要望など)を示すようエネルギーを費やせば、それだけ有意義な進歩をする行動ができるようになります。

日々の仕事により集中できるようになり、生産性を向上させる「3つの意図」とはどういうものか、詳しく見ていきましょう。

日々の業務の目的を明確にする

1日でどれくらい仕事をこなせるのかは、常に簡単に見積もれるものではありません。

大量の電話に応対したり、メールに返信したりしていると、仕事がほとんど進んでいないような気持ちになるだけで、明日もまた同じことを繰り返さなければなりません。

たとえば、すぐに実行できることや、具体的な要望が含まれていないメールに、返信しなければならない気持ちになることもあります(もっと言うと、自分がそういうメールを送っていることもあります!)。

また、そこまで重要ではない電話や会議に時間を取られ、しかもそれが驚くほどまったく何も意義がないことに気づくこともあります。

このような非生産的なやり取りを修復する最初の一歩は、有意義な結果につながる行動とそうではない行動を区別することです。

自分の過去のスケジュールを、一歩引いて振り返って見てみましょう。

「それぞれ予定にそれだけの時間を費やした目的は何だったのか?」

「そこから生まれた成果や結果は何だったか?」

一歩引いて見て、時間の割り当て方を検証したら、費やした時間の意図と結果のギャップに気がつくと思います。

それぞれの仕事に費やした時間という点で生産性を測るのではなく、それぞれのやり取りに対して事前に意図をより明確にする、つまり事前に具体的な目標を書き出したり、説明を求めたり、数分間でも振り返る時間を予定に入れたりするようにします。

自分のスケジュールに入っているすべての仕事の最優先事項を明確にすれば、費やした時間の分だけ前進するという見返りがあることにするに気づくはずです。

会議の目的を事前に明確にする

1時間かかった会議の内容が15分で十分だったと思った経験は誰にでもあると思います。

問題は、会議の出席者全員がデスクに戻って仕事を終わらせた方がよかったと思うような、長時間の非生産的な会議をなぜ続けているのかということです。

このような非合理的な会議が行われる主な理由の1つは、会議に向けた基本姿勢が欠けているからです

出席者全員が、それぞれ独自のアジェンダや意見を持って会議に集まります。簡単な状況報告をしたい人もいれば、助けを求めたい人もいるし、問題について他の全員の意見を聞きたい人もいるでしょう。

その結果、別々に議論すれば簡単に処理できた問題について、何週にもわたってああでもないこうでもないと話し合うことになるのです。

このような終わりのない話し合いに行き詰まるよりは、事前に次のように目的を明確にする質問をして、各会議のアジェンダを整理しておきましょう。

「なぜ私に出席して欲しいのですか?」

「この会議でやろうとしていることは何ですか?」

「更新や変更があった場合、私が知っておかなければならないことを具体的に教えてください」

「助けが必要な場合、私に具体的に何をして欲しいですか?」

当然ながら、実際にこのような質問をする時は、もう少し柔らかく、そつなく、相手に合わせた言葉で聞いた方がいいです

聞き方を変えたとしても、アジェンダを明晰にすることで、各会議の意図や目的を参加者全員が意識し続けることができます。

そうすれば、これまでよりも短時間でより具体的な前進をすることができるでしょう。

このような口頭での作戦に加え、参加するすべての会議で少なくとも1つは実行可能なことを成果として出すという目的も設定しましょう。会議中に作成したスライド、課題となっている質問の答え、あなたが対応できる要望などです。

それぞれの会議の終わりに、このような実行可能なことをチェックする習慣をつけましょう。

そうすれば、生産的な会話とそうでない会話の違いは、すぐに驚くほど明らかになります。

脳を休め、ひらめく余裕を与える

ほんの一瞬だけでも脳を休めると、思いがけず何かをひらめくことがあります。

朝のランニングや家事の最中など、一見心ここにあらずな状態に思えても、突如として問題を解決する方法がひらめくこともあります。

一旦、スキル的なことを十分に学んだら、先延ばしにすることで飛躍的に生産的になることがあります。

パソコンから離れ、スマホの通知をオフにし、頭の中で自由に考えを巡らせるための時間を、きちんと予定に入れましょう

このこと自体は生産的には思えないかもしれませんが(忙しい平日の真っ只中は特に)、脳が驚くほど充電されて、問題解決力が上がります

公園や屋外の広い場所に行って、きびきびと歩くのも考えを巡らせるのには最適な状況です。

大事なのは、気が散るディスプレイやアラートから離れ、新たな思考経路に入れるような場所に身を置くことだけです。

このような“思考を深める”間は、その時頭に浮かんだことが問題には関係ないように思えても、ペンとノート、もしくはスマホでメモを取ります。

潜在意識は、直線的でない方法で問題を解決するというのをお忘れなく。ですから、メモに取っていた内容が、他のやり取りやプロジェクトで役に立ち、驚くことが頻繁に起こります。


私たちは、ルールや基準で動いている世界に住み、働いているので仕事の最中は常に「何回」「どれくらい」「いつ」と聞かれます。

だからこそ、一歩引いてそれぞれの仕事ややり取りで達成しようとしている成果を、自分に確認する時間を取ることが、間違いなく重要です。

会議中でも、電話を取った時でも、メールの返信の時でも、ブレストをしている時でも、そこに明確な意図があるかどうかが生産性にとっては大事です。

そのような場では十分に明晰な状態でいるように努め、自分も他の人も求める成果についてきちんと理解している状態にしましょう。

自分のスケジュールのすべての予定で、集中したいことや意図を具体的に明確にしていれば、自分の求めているものはすぐに見つかります。

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Image: Visual Generation/Shutterstock.com

Originally published by Fast Company [原文

Copyright © 2020 Mansueto Ventures LLC.

訳:的野裕子

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