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リモートワーク中でもオンラインで円滑なコミュニケーションをとる秘訣5つ

リモートワーク中でもオンラインで円滑なコミュニケーションをとる秘訣5つ
Image: Kate Kultesevych/Shutterstock.com

在宅、もしくは自宅以外でリモートワーク中の方、特に部下を抱えている管理職層の皆さん。オンラインでのコミュニケーションはうまくいっていますか?

ビジネスチャットツールやビデオ通話用のサービスが急速に拡大しつつありますが、リアルなコミュニケーションとの違いに戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

今回はFast Companyから、各社CEOが語るオンラインでのコミュニケーションのコツについていくつか抜粋してご紹介します。

在宅勤務に切り替わってから部下や従業員との意思疎通に不安を感じている方、また管理職ではなくても、リモートでのコミュニケーションにもやもやを感じている方、必見ですよ。

1. オーバーリアクションで傾聴の姿勢を

まず、ビデオ会議など画面を通して会話する場合は、意識的に画面に姿勢を前傾させ、「話をきちんと聞いている」ということが相手に視覚的に伝わるように意識することが大切だとのこと。

Fast Companyによると、感覚的かつ微妙なニュアンスというものはデジタルの場ではなかなか意思疎通をしづらいもの。

だからこそ、いつも以上に深くうなずいたり、カメラに前傾姿勢になったり、多めに質問を投げかけたりすることが重要になってくるそうです。

1対1ならまだしも、大勢の会議の際にはつい気が緩んで無表情になったり、他のことに気を取られて視線がカメラから外れていることもあります。

ですから、このあたりはいつもよりもオーバーリアクション気味に反応することを心がけたいですね。

2. 具体性を持ってミスコミュニケーションを防ぐ

微妙なニュアンスは伝わりづらい、と上述した通り、顔を突き合わせていると数秒で解決することが、リモートだとミスコミュニケーションが生じやすくなります。

できるだけ具体的にコミュニケーションを取ることをいつも以上に意識しましょう。

たとえば、「あのファイル、更新しておきました」と言っても、こちらが想像しているファイルと受け手側が想像しているファイルが違っていて、何度チャットのやりとりをしても会話がちぐはぐ…なんてことも起こりえます(私の実体験です)。

お互いにイライラし始め、ようやく少し立ってからお互いの認識のズレに気づいたのですが、時間も労力も無駄に消費をしてしまい、反省しました。

指示語ではなく具体的な名称をしっかりと伝えること、少しでも「伝わったかな?」と不安に思うようなら、必ず複数回確認をすることを心がけたいですね。

3. 現実的かつ柔軟性高く物事を捉える

このコロナ禍では、なかなか生産性高く仕事をこなすことは困難です。

今のような状況では、毎日普通に生活しているだけで非常にストレスのかかる状態です。

まずはそのことを念頭に置いた上で、無理のないように仕事に取り組むようにしましょう。

リモートで通勤時間がなくなったことで、全員が心と時間に余裕が生まれているわけではありません。

家族の事情や、慣れない環境に苦しんでいる人もいるでしょう。

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Fast Companyは、スケジュールや実際の勤務時間などもできる限りこの状況を加味した上で、柔軟に調整しながら進めることが大切だと述べています。

4. 繋がりを意識したコミュニケーションを

すでに、ビデオ会議の導入に「雑談タイム」などを導入している組織も多いようですが、Fast Companyでも、「個」を意識したコミュニケーションの時間をとることの大切さが挙げられています。

体調を気にかけたり、他の家族の状況、子どもたちの休校事情、他にも今回のことで個人で予定していたライフイベントが先延ばしになったり、とそれぞれ事情があるでしょう。

単なる仕事のToDoや進捗具合の確認だけではなく、その人自身のことを気にかけるような声がけがこんな時だからこそ必要とされています。

私は普段から対面の顔合わせすらなく、チャットツールやメールで文字のやり取りばかりです。

そんな中でも、一言でも文面にこちらのことを気にかけてくれている声がけがあるだけでホッとした気持ちになれますし、さらに組織や仕事への帰属意識や貢献したいという意欲が増します

5. オフィスでの慣習を継続させる工夫を

離れて仕事をしていると「オフィス」や「組織」を感じづらくなるものです。

つい効率化や生産性に気を取られがちになりますが、Fast Companyでは、オフィスで普段行なっていたことをリモートでも移行して行うように工夫してみることをすすめています。

記事内では、ある会社の創業者が、当初このリモート期間には普段行なっている1対1での個人面談を中止しようとしていたそう。

しかし、考えを改め、こんな時期だからこそこの面談は個々が、そしてチームがうまく機能するために必要なことだと再認識し、リモートでもこれまで通り面談を継続しているとのことです。

確かに「無駄」は少しでも削減していきたいものですが、その企業らしさが失われると少し寂しいもの。

声がけや挨拶、定例のミーティングなど、様々な意見を取り入れながら、バランスよく取り組めると良さそうですね


こうして並べてみると、実はオンラインでのコミュニケーションのコツ、というよりも、普段から対面のコミュニケーションの場でも意識しておきたいコツばかりですね。

今の時期にこのあたりを徹底して意識しておけば、いずれリアルコミュニケーションの場でもきっと役立つはずです。

自身のコミュニケーションのあり方を見直す良い機会と捉え、ぜひ実践してみてくださいね。

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Image: Kate Kultsevych/Shutterstock.com

Source: Fast Company

saori

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