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本当に使えるメモとは?アイデア・記録だけでなく「行動をベースに書く」と良い

本当に使えるメモとは?アイデア・記録だけでなく「行動をベースに書く」と良い
Image: Shutterstock

読者の皆さんは、メモを取るときは昔ながらの紙とペンを使う派ですか?

それとも、思いついた考えを記録して整理できるスマホのアプリでしょうか?

いずれにしろ、メモを取るためのツールを携帯することの価値は既に多くの人が認めています。

しかし、ほとんどの場合、考えを記録するだけでは不十分です。

役立つメモとは、単にアイデアや行動項目を書き出したものではありません。上手に取れたメモは、記録になると同時に取るべき道筋も示してくれます。

役立つメモの取り方:必要な行動を書き出す

具体的にご説明しましょう。私がDavid Allen著『Getting Things Done』の生産性システムを勉強し始めて最初に学んだことの1つは、「ママの誕生日」とメモするだけでは不十分だということです。

そんなメモでは、プレゼントを選んだりパーティを計画する助けにはなりません。

「ママに誕生日に欲しいものを聞く」、「レストランを予約する」など、「ママの誕生日」から派生する一連の行動を書き出す必要があります。

これが使えるメモの取り方です。次回メモを取るときは参考にしてください。

「ママの誕生日」としか書いていないと、「ママの誕生日には何をする必要があるのか」というところから、あらためて考えることになります。一方、使えるメモの取り方をすると、取るべき行動が明確になります。

2週間後に、他の人が見てもわかるように書く

Lucid Meetingsの共同設立者兼CEOであるElise Keithさんは、さらに一歩進んで、少なくとも2週間後に関係者の誰が見てもわかるように書くのが良いメモの取り方だとInc. で説明しています。

Eliseさんは、たとえば職場でチームミーティングがある場合、次のようなメモの取り方を推奨しています。

ミーティングが終わる5分から10分前に、以下の質問をしてメモをすべて見直しましょう。

1.何か重要なことを見逃していないか。

2.すべて正確に書かれているか。

3.1つ1つのメモは、他人が見ても理解できるぐらい明確か。2週間後に見ても意味がわかるか。

最初の2つの質問はチームでさっと確認すればいいのかもしれませんが、最後の質問はみんなで考える必要があります。

「その報告書を調べること」などと書いてあるメモは、2週間後に見ると何の意味もないので修正するべきです。

逆に、「第四四半期の報告書に記載されている総数をチェックすること」と書いてあるなら、後で誰が見ても意味明瞭です。

このテクニックは、職場だけでなく、個人的なメモを取る際にも応用できます。

今から2週間後に見て意味がわかるかどうか意識すれば、「壊れたシンクのこと?」と書くより「台所の蛇口が今日(2月25日)から1週間たっても相変わらず変な音を出すなら、メンテを申し込むこと」と書くことになるでしょう。

私ならそういうメモはカレンダーのリマインダーをセットしてフォローしますが、それはあくまでも私の場合です。

メモは定期的に見直す

わかりやすくて行動をベースにしたメモを書く習慣を身につけたら、メモの存在を忘れずに(メモの存在を忘れてしまうと、やりたい、覚えていたい、計画したい、と思った内容も忘れてしまいます)、定期的に見直す習慣も身につけましょう。

というわけで、今から2週間後に見ても意味がわかるメモを書くことが、さらに重要になります。

2週間後にそのメモを見て、次にすべきことを思い出したり、自分がしたすべてのことを振り返るかもしれないからです。

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Nicole Dieker – Lifehacker US[原文

訳:春野ユリ

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