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「Dear Mr. Mike Davis」このひと言でネイティブからの信用は失われてしまう

「Dear Mr. Mike Davis」このひと言でネイティブからの信用は失われてしまう
Photo: 印南敦史

あなたの会社にMr. AとMr. B、2人の外国人が入社してきたとしましょう。

Mr. A:片言の日本語しか話せず、勉強意欲も乏しい

Mr. B:日本語を積極的に勉強するだけでなく、敬語など、日本人がよく使う言い回しに注意を払い、日本語を正しく使おうとする

Mr. AとMr. B、あなたならどちらと働きたいですか。多くの人がMr. Bと答えるはずです。

この「言葉を大切にする」感覚はネイティブスピーカーもまったく同じです。 (「はじめに」より)

ネイティブにほめられる英語』(西 真理子 著、ダイヤモンド社)の著者はこう主張しています。

つまり、ノンネイティブである私たちが英語を正しく使おうと努力し、彼らの母国語に対して敬意を払えば、必ず好印象を持たれるということ。

著者は外資系企業で役員秘書を18年経験した実績の持ち主であるだけに、強い説得力があります。

そして、そのような経験を軸として、「学校ではなかなか習わないが、これを知っているとネイティブに評価される」コツをまとめたのが本書。

きょうは第2章「シンプル英語が効く! 電話、来客対応、Eメール」のなかから、「英文Eメールの書き方 呼びかけから署名まで」に注目してみたいと思います。

Eメールにはフォーマット(型)があり、それを知っておくだけで礼儀正しいEメールになるというのです。

a) 呼びかけ部分

呼びかけ部分は、英語ではSalutation。英語のEメールでは必要ないと言われることもあるものの、著者がこれまで見てきた英文Eメールやファクスなどはほぼすべて、Dear Sato-san,やHi, Tanaka-san,という呼びかけで始まっていたのだとか。

日本語のメールであっても「~様」「~さん」と呼びかけから始めるのが普通なので、英文Eメールでも少しの手間を惜しまずに呼びかけをつけるほうがいいそうです。

e-mail
Image: ダイヤモンド社

社外のお客様や取引先など、とくに初めて連絡する相手には、Dear Mr. White、Dear Ms. Sasakiなどと表記。

なお、このときによくある間違いは、Dear Mr. John Smithのようにフルネーム(姓名)にMr.などの敬称をつけてしまうこと。

Dearに続ける場合には、Mr.やMs.などの敬称はラストネームにしかつけることができません

日本語に無理やり当てはめると、「親愛なる鈴木高志様宛へ」「恵子ちゃんさまへ」というような感じになり、とても不自然。

また、Dear Ms. Keikoのように、ファーストネーム(名前)に敬称をつけるのも誤り。

宛名人が女性の場合はMs.で統一してかまわないものの、先方が自分でMrs. Jane Flowersというように書いてきたメールに返事を書くときには、先方の意思を尊重してDear Mrs. Flowersと書くのが適切。

Dear Mr. Smith,:社外向け

Dear Ms. White,:社外向け

Dear Steve,:同僚や親しい間柄向け

Dear Marisa,:同僚や親しい間柄向け

Dear Sir or Madam,:送り先の名前がはっきりわからないとき向け

Dear Sales Manager,:名前は特定できないが、営業担当者に送りたいとき向け

(147ページより)

送り先の具体的な名前がわからない場合はDear Sir or Madamがいまでも使われるといいます。

また、社内メールや、社外でもやりとりがよくある相手へのメールならばHi Jack,やHello Suzuki-san,のような呼びかけも可能。ただし初回はDear Mr. Jack, Dear Ms. Suzuki,と書くべき。(144ページより)

b) 挨拶

ここに入れるのは、日本語でいう「時候の挨拶」。

お礼であれば、Thank youから始めてかまわないそうですが、その際は「なぜお礼を言っているのか」を詳しく書けると、書き出しから読み手の目を引きつけることが可能。

挨拶のバリエーション

It was good to meet you last week.(先週はお目にかかれてうれしかったです)

It was great pleasure to visit you last month.(先月は訪問させていただき、光栄でした)

It was good to hear from you.(ご連絡ありがとうございました)

Thank you for your email regarding the xxx(xxxの件に対するメールをありがとうございます)

We hope everything goes well with you.(お元気でお過ごしのことと存じます)

Greeting from Tokyo.(東京からご連絡[お便り]差し上げています)

* 少し古い言い方ですが、便利なのでよく使われます

Hello/Hi([同僚などに]こんにちは!)

(148ページより)

c) 本文

本文には、日本語のメールを書くとき以上に「このメールはなんのために書いているか」をしっかり書くことが重要

This is to confirm that our appointment is at 2 p.m. on Tuesday, November 20. (11月20日火曜日午後2時にいただいたアポイントの剣を確認させていただきます)

I am writing to confirm the details of the next meeting. (次回会議の詳細につき、確認するためにメールしております)

(以上 149ページより抜粋)

慶弔の手紙やお詫び、謝りの手紙などは少し違うものの、業務連絡を主とするレターやメールについては「まず目的から先に」を心がけるべきだといいます。(149ページより)

d) 締めくくりの挨拶

これは日本語の「敬具」にあたる部分。

Thank you for your cooperation.(ご協力お願いします)

Thank you for your attention.([メッセージに対して]気に留めてくださることに感謝します)

Please contact me if there are any problem.(なにか問題がればお知らせください)

(以上 150ページより抜粋)

このあとにSincerely.のような結語がくるわけです。

Eメールの場合はBest regards.やAll the best.と入れることが多いですが、Dear Mr. SmithやDear Ms. Kumagaiなどで始めたメールはSincerely.で大丈夫だそう。(150ページより)

e)署名

署名が抜けているケースは少なくないといいますが、少なくとも会社名と電話番号、ファクス番号は必ず入れておくことが大切。

なお電話番号とファクス番号は念のため、国番号(日本なら+81)から入れておくといいそうです。(151ページより)


たとえばこのように、とても実用的な内容。すぐに活用できるので、英語でのコミュニケーションが必要な仕事の強い味方になってくれることでしょう。

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Source: ダイヤモンド社

印南敦史

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