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1通のメールにかける時間は何分が適切?|仕事が速い人のメール術

1通のメールにかける時間は何分が適切?|仕事が速い人のメール術
Photo: Getty Images

メールを書いたり、返信したりするのに苦労しているなら、簡単で効果的な方法があります。

3分間のタイマーをセット。そして、タイマーが鳴る前にメールを1通書き終える。これだけです。3分以上はメールを書いてはいけません。

もっとメールを書きたいと思っても、翌日の“3分間”に持ち越さなければなりません。

日頃から3分経つ前にメールを書き終えるようにしてみませんか? そうすると作業がずっとシンプルになります。

タイマーをセットするには、スマホを使うか、「set three minute timer」とGoogleで検索すれば、検索結果を表示した瞬間にタイマーが始まります(※)。

US版のGoogleのみ対応。

「3分ルール」を使う2つのメリット

この方法を使うと2つの効果があります。

1つは、メールを書くのに長い時間をかけなくなること。そして2つ目は、メールを書き始めるのが億劫でなくなることです。

次第に3分間のうちにメールを書けるようになります。

メール処理は3分間が適切な長さ?

タイマーをセットする時間の長さは、正直あなた自身で決めてもかまいません。

Fast Company」では5分間をすすめていますが、米Lifehackerはそれでは長すぎると考えました。

受信トレイに溜まった大量のメールを処理しなければならない場合、メールにかける時間30分につき、5分間だとたったの6通、3分間なら10通のメールが書けます。

「3分間ではまったくうまくいかない」という場合は、5分間に伸ばしましょう。

しかし、それ以上長くしない方がベター。

5分間でメールが書き終わらない場合は、明日まで放っておくようにしましょう。もしくは、電話をかけた方がいいかもしれません。

また、「Fast Company」ですすめているように、Googleドキュメントのようなメールではない形式に切り替えるのもありです。

メールを書くのに5分以上かかりそうだと思うのであれば、それはおそらくメールではありません。

メールという形式のメモか、「お疲れさまです」という言葉から始まっている“説得するための論文”です。

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Photo: Getty Images

Source: Google, Fast Company

Nick Douglas - Lifehacker US[原文

訳:的野裕子

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