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相手を嫌な気分にしない、進捗確認メールの送り方

相手を嫌な気分にしない、進捗確認メールの送り方
Illustration: Getty Images

何かをすると約束した人が実際にやっているのかどうかをチェックする、「あの件どうなってますか?」的な進捗確認メールを送るのが苦手な人に、相手の気分を害さずに進捗確認する少しマシな方法をいくつかご紹介しましょう。

ありがとうメールをリマインダーにする

Gareth's Tips, Tools, and Shop Tales」のニュースレターで、あえて「ありがとう」メールを遅らせるという方法をすすめていました。

少し姑息な感じがするかもしれませんが、オンラインで誰かに頼み事をして、相手が「やります」と言った場合、すぐに「ありがとう」と返信しないようにするのです。

頼んだ事を相手がやっているかどうかわかるまで待ちます。相手がやっていなそうであれば(求められている時間や期日以内に)、それから「ありがとう」とメールを送りましょう。そのメールがリマインダーになります。

こうすることで、しつこい進捗確認メールを送って相手の気分を害するリスクを冒さずに済みます。

これは姑息かもしれませんが、嫌な気分にするものではありません。

約束したことをするのを忘れることは誰にでもありますから、それを思い出させるのは有益です。

しかし、しつこくすると相手は嫌な気分になります。ですから、相手がやろうとしていることに対して純粋に感謝することで、口やかましくならず、相手が喜ぶリマインダーになります。

進捗確認メールだと、相手が「やります」と返信しなければならないかもしれませんが、感謝メールであれば、相手は気分がよくなります。

(礼儀正しく、口やかましくないメールだと、相手は「やってます」と言わなくていいのだなと思い、「やります」と言わないかもしれません)

メールを送るタイミングと伝え方の注意点

これは誰にでもできる確実な方法ではありません。

言い方を間違えると、「ありがとう」という言葉が受動攻撃的に取られたり、嫌味に聞こえたりするかもしれません。メールを送るタイミングと言い方には、細心の注意を払いましょう。

そのためにも以下のようなルールを守ってください。

1:「ありがとう」メールは数日、もしくは1週間以内に送る。

メールにすぐに返信するのを“忘れて”、受信トレイにメールを発見して、それから返信したのだと思える範囲の日数で。(Gmailのスヌーズ機能やBoomerangを使う)

2: 心からの感謝を表す。

その時に心から感謝するのが難しいと思ったら、昔似たような内容や頼み事で誰かに感謝したメールを見つけて、それをコピーして送る。

3: 相手がそれをやってくれたらどれほど助かるか、理由をあげる。

期日を守ってもらうことがなぜ大事かも説明する。

「私の履歴書をチェックいただいたお礼を伝えるのを忘れていました!お陰さまで、木曜にZombocomに提出する時には、かなり自信がついていると思います。」

4:「先にお礼を言っておきます」というフレーズは使わない。

厚かましいとか、失礼だと思う人もいる。

5: 最初の頼み事よりも簡単なお願いを提案する。

可能であれば、最初の頼み事を少し軽くしたものでもいいと伝えてもいい。このような選択肢を提示すると、相手が大変な頼み事に取り組みやすくなることも。

6: 純粋な頼み事をしている場合は、ただ「ありがとう」とメールする。

相手が本当にやらなければならない仕事ではなく、純粋な頼み事をしている場合は、ただ「ありがとう」とメールをする。

どんな言い方や書き方をしても、何通も確認メールを送るのは嫌な気分にさせるだけなので、相手にリマインドをしたい場合はオフラインでやるべき。

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Source: Gareth's Tips, Tools, and Shop Tales

Illustration: Getty Images

Nick Douglas - Lifehacker US[原文

訳:的野裕子

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