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長期休み明け、届いた大量のメールの仕分け・整理術

長期休み明け、届いた大量のメールの仕分け・整理術

長期休み明け。たまったメールを片付けているうちに、新着メールがどんどん届く…。

メール対応そのものが仕事の人はもちろん、そうでない人でも、この山をいつまでも放置しておくわけにはいきません。

まるでチョコレート工場のコンベアで働いているかのような状況から、うまく脱却するにはどうしたらいいのでしょう。

自動返信をオンのままにする

バケーションから帰宅後、1日追加の休みを取らない場合でも、出社初日は休みのフリをしてしまいましょう。自動返信設定をそのまま継続し、休み明け初日は対応できないことを暗示しておくのです(あるいは、完全にお休みと嘘をつくのも手です)。

その状態で、実際は一部のメールに返信しても構いません。

予想外に反応があっても、怒る人はまずいないからです。

旅行計画には「予備の1日」を入れておこう

ニュースレターはまとめて移動

お休み中、ニュースレターがたまっていると思います。

その大半は対応不要なので、思い切って全部を別フォルダに移動してしまいましょう。

スヌーズを設定してもいいですね。

レス忘れを防ぎタスク管理にも。Gmailアプリの新機能スヌーズが使える!

ここで移動するのはニュースレターだけ。たとえ緊急対応を要さないものでも、通常のメールは一緒にしないでください。

そうすることで、「1件だけ」といいながらけっきょくすべてを見るはめになるリスクを避けられます。

ですから、ニュースレター以外はここでは触らないこと。

今後のことを考えるなら、ニュースレターはすべてフィルターをかけて所定のフォルダ―に移動すべきです。

Gmailなら、「フォーラム」のタブを表示しておき、そこにドラッグアンドドロップするという方法もいいでしょう。

でも、今日はそのことは忘れてください。今日はそう、慣らしの日なのですから。

すべてのニュースレターを別フォルダに移動したら、あとは放置でOK。

決してそのフォルダーは開かないでください。

ニュースレターなんて、あなたの受信トレイに侵入してきたブログにすぎないのですから。すべてに目を通す必要はありません。

ひとこと返信で時間を稼ぐ

長文で返信しなければならないメールや、対応に時間がかかるメールがあります。

ほかのメールをチェックしていても、それらが心に引っかかって集中できないかもしれません。

そんなときは、「現在対応中です!」とひとこと返信することで、双方のストレスを下げることができます。

一行でもいいので、忘れていないことを知らせてあげてください。

同じ内容のメールを書くことが多い人は、Gmailの「返信定型文」機能で設定して手間を省きましょう。

これを設定しておけば、次回以降の返信時、Gmailから定型文を貼り付けて、必要な場所を変更するだけで済むようになります。

これで、たくさんのメールを短時間でさばけるようになるでしょう。

定型文は何種類でも登録可能です。

または、全部を1つにした長い定型文を用意し、それを貼り付けてから不要な部分を削除するという方法もあります。

どちらの方法でも、Gmailが定型文を保存しておいてくれるので、わざわざ送信済みメールを開いてコピペする必要はありません。

急を要さないメールはスヌーズ

ひとこと返信を済ませたメールは、「スヌーズ」機能でしばらく隠れといてもらいましょう。後日再登場するまで、時間を稼ぐのです。

緊急でないメールを不用意に開かずに済むよう、キーボードショートカットや右クリックを駆使して、受信トレイを管理してください。

上から下へ対応する

これで、受信トレイには急を要する重要メールしかなくなりました。

定型文で対応できないし、何日も放置するわけにはいかないものばかりです。

少し休憩をして、あるいはメール以外の仕事を少し済ませてから、本格的に対応を開始しましょう。

まずは上から下へ1件ずつ対応します。そのほうが、選びながら対応するよりも早いからです。

1つ対応が済むまで、次のメールには進まないでください。

「重い」と思っていたメールでも、実際は1、2分で対応できるものがあるかもしれません。

オンラインで解決できないようなメールは、電話で話したり、次回ミーティングの議題に追加する必要があります。

作業が発生するようなメールは、ToDoアイテムかカレンダーのイベントに変換してしまいましょう。

受信トレイに残したままだと、メッセージを開きなおすたびに、いちいち「あれ、このメールはどう対応すればいいんだっけ」と考えなければなりません。

次に、下から上へ

上から下へ、つまり新しいメールから古いメールへとチェックを続け、長期休みに入った日までさかのぼったら、そこでいったんストップします。

今度は受信トレイのいちばん下まで移動して、そこから上へとチェックしていきましょう。

Fast Companyの記事にもあるように、長期休み明けは、過去のメールを仕分けするのに最適なタイミング。

放置したまま時が過ぎたスレッドの数々に、さよならを告げましょう。

いつもより忙しい今日だからこそ、これまで思い切れなかったメールたちにNoを突き付けるのです。

さあ、これで初日の対応は完了です。

あとは、メールを忘れてほかの仕事に集中してください。いつかこの受信トレイのすべてを投げ捨てて、転職する日を夢に見ながら。


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Source: Fast Company

Image: CBS

Nick Douglas - Lifehacker US[原文:How to Conquer Your Email After a Vacation

訳:堀込泰三

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