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「仕事ができる人」に共通する習慣とスキル

「仕事ができる人」に共通する習慣とスキル
Image: Shutterstock.com

大量の業務を抱えているはずなのに、なぜか余裕があるように見える人が周りにいるのではないでしょうか。

そういった、いわゆる“仕事のできる人たち”がどうしているのかはとても不思議ですよね。

その秘訣を解明すべく、マサチューセッツ工科大学スローン経営大学院で上級講師をつとめるRobert Pozen氏らが、ある調査を実施したようです。

分析の結果、生産性の高い人たちが持つ共通の習慣やスキルがわかってきました。

女性は会議進行、男性はメール処理が得意

Pozen氏らは、自らが開発した生産性の指標「Pozen生産性評価(Pozen Productivity Rating)」を用いて調査を行いました。

1万9957人から回答を得て分析したところ、生産性スコアが最も高かったグループの傾向が見えてきたようです。

わかりやすいところでは、年齢が生産性と相関していたといいます。経験を重ねるにつれて仕事をさばくコツが身につくと考えれば、これは納得のいく話です。

また、性別間での生産性の差はほとんど見られなかったものの、女性と男性の得意とする領域にいくつかの違いがあったようです。

たとえば、女性は会議の進行で高い生産性スコアを得る傾向がありました。これに対して、男性は大量のメッセージを効率的に処理する傾向がありました。

ここからは調査結果で示された、生産性の高い人たちに共通する習慣/スキルを3つ紹介していきます。

1.目的の明確化と優先順位づけ

生産性の高い人たちは、行動の目的を明確化し、優先順位に応じてタスクをこなす習慣がありました。

「そんなのいつもやってるよ」と考える方も多いと思いますが、Pozen氏によれば、「多くの個人やチームは、目的の設定が甘く、優先順位の高いタスクに十分な時間を割けていない」とのことです。

たとえば、長めの資料を読む際には前もって目的を頭に入れておくなどマイクロな単位でフレームを設定することで、タスクを効率的にこなすことができます。

また、翌日のスケジュールを確認する時間を設け、優先タスクを中心に据えて計画を立てることの重要性が強調されています。

優先順位をつけてタスク管理するにあたっては、ライフハッカー[日本版]でも紹介した「GTD」や「Personal Kanban」といった手法も活用できるでしょう。

2.優先順位の低いタスクこそ効率的に

生産性の高い人たちは、大量のタスクや情報を処理するためのコツを身につけていました。とりわけ、メールやメッセージをどう処理するかは、生産性のカギとなります。

Pozen氏によれば、人によっては50~80%以上のメッセージはスキップして問題ないとのこと。送信者や件名から、目を通す必要がないと判断したものはすべてスキップします。

また、フラグを立てて後で返信する代わりに即レスするようにすれば、意識にとどめる負荷や読み返す手間が省けます。頻繁にメールチェックしている人は、その間隔を見直すのもよいでしょう。

ほかにも、優先順位の低いタスクをたくさん抱えているかと思いますが、あくまでも優先順位の高いタスクの時間確保に注力

周辺業務を制限時間内で行うなど、中心タスクを着実に進めるための自分なりのルーティーンを開発することが勘所となります。

3.コミュニケーションでも目的を明確化

会議中の社員たち
Image: Shutterstock.com

生産性の高い人たちは、職場でのやり取りにおいても目的を明確化する習慣/スキルを持ち合わせていました。

意図を伝えたり汲み取ったりのスキルが高ければ、相手とのやり取りにかける時間は短くて済みますし、仕事の出戻りも少なくて済みます。

また、仕事を任せる際には、相手のニーズやスキルレベルを理解したうえで、指示内容や粒度を調整すべきでしょう。

会議に関しては、すべて90分以内に制限かつ次のアクションを設定してから会議を終えるなどのルールを設けることが有効だといいます。

コミュニケーションや会議の場面でも、常に目的を意識して、こうしたスキルに磨きをかけていきましょう。

会議の心構えを紹介した記事も参考にしてみてください。

自分の意識や発言で質が変わる。会議を成功へと導く6つの心構え


あなたの「生産性」は何点?

調査に使われた「Pozen生産性評価」は、Pozen氏による生産性を最大化するための教育プログラムで、実際に活用されているものです。

現在、ハーバードビジネスレビューのページでは、21の質問に答えることで、あなたの生産性スコアがわかります

「ほとんどできていない(Rarely)」の項目について改善していき、ぜひ生産性向上に役立ててみてください。

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Image: Shutterstock.com

Source: MIT News

山田洋路

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