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ちゃんと使いこなしてる?Gmailのショートカットキーで仕事効率が爆上がり

ちゃんと使いこなしてる?Gmailのショートカットキーで仕事効率が爆上がり
Photo: Tobias Röder

Gmailには80種類以上のショートカットキーがありますが、そのすべてが必要なわけではありません。

まずは、今回紹介する19種類のショートカットキーを覚えておくといいですよ。クリックするよりも速く操作ができるだけでなく、受信トレイのメールを管理しやすくなる、いいクセが身につきます

中には、Gmailでショートカットキーが使えるように設定しなければならないものもあります。「設定」の「全般」タブで下にスクロールし、「キーボードショートカット ON」を選択しておきましょう

受信トレイ画面で使えるショートカットキー

時間を節約するには、受信トレイのすべてのメールを開くことなく、できるだけ多くのメールを振り分けられるといいです。一括処理でも設定しておいた方がいいですね。それでもやっぱり、キーボードでもできた方がいいです。

受信トレイ画面で、あるメールが選択された状態の時は、そのメールの左横に青い線が表示されていると思います。

その状態のメールに、次のキーでアクション(「Enter」キーで開くなど)を起こすことができます。

・次/前のメール:j / k

矢印キーで受信トレイの選択メールを上下に動かすことができますが、代わりに「j/k」のキーを使えば、タイピングをする位置から手を動かす必要がありません。大量のメールを処理するにはこれが便利です。

・選択:x

受信トレイのメールを選択するには「x」キーを押します(再度「x」キーを押すと選択が解除されます)。

このショートカットと「j/k」のキーを使って複数のメールを選択すれば、選択したすべてのメールに一度にアクションを適用することができます。

たとえば、メールを開かずに複数のメールを一度にアーカイブしたいなら、アーカイブしたいメールをすべて選択して、選択した後で以下のショートカットキーを押しましょう。

・アーカイブ:y

このショートカットはメールを読んでいる時にも使えます。

受信トレイではなく、特定のラベルのついたメールを見ている場合は、「y」キーを押せばそのメールからラベルが外れます

大抵はそうしたい場合が多いと思いますが、ラベルをつけたままアーカイブにしたい場合は、「e」キーを押します。

・検索:/

このショートカットキーを使うと、カーソルが検索ボックスに移動します。

・取り消し:z

受信トレイで最後に行なったアクションを取り消すには、「ctrl+z」の代わりにこのショートカットキーを使います。

・スター(目印):s

・スヌーズ:b

・新規メール作成:c

メールを開いている時に使えるショートカットキー

・次/前のメールに移動:j/k

このショートカットキーは、その時読んでいるメールをアーカイブしたり、受信トレイに戻ったりせずに、次/前のメールに移動できます。

・アーカイブして次/前のメールに移動:[ ]

特定のラベル(受信トレイ以外)のメールを見ている場合、このショートカットキーでラベルを外し、次/前のメールに移動することができます。

・削除:#

・スパムに移動:!

・未読メールにする:shift+u

・返信:r

・全員に返信:a

・転送:f

メールの作成中に使えるショートカットキー

・送信:ctrl+enter(Macの場合:⌘+enter)

・リンクの挿入:ctrl+k(Macの場合:⌘+k)

・書式をクリア:ctrl+shift+v(Macの場合:⌘+shift+v)

複数の書類からメールにテキストを貼りつけると、フォントがばらばらで、身代金の脅迫状のような継ぎ接ぎの手紙みたいになります。

このショートカットキーは、選択したすべてのテキストのフォント、太字、イタリック、下線、リンクなどの書式をクリアにし、プレーンなテキストにします。

Gmailにテキストをペーストした時にコピー元の書式を無効にする方法

最も重要なショートカットキー

・ショートカットキーの確認:?

今回紹介していないGmailのショートカットキーで、お気に入りのショートカットキーがある人もいるでしょう。

すべてのショートカットキーを見るには「?」キーを押します。これは「shift+/」とまったく同じです。

既存のショートカットキーを変更したり、あるいは誤って押してしまわないように使わないショートカットキーを削除したりするには、「設定>詳細設定」で、「カスタムキーボードショートカット」の横にある「有効にする」を選びましょう。

この設定の変更を保存してから「設定」に戻ると、新しく「キーボードショートカット」のタブができているはずです。

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Photo: Tobias Röder

Source: Gmail

Nick Douglas - Lifehacker US[原文

訳:的野裕子

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